Ajouter des Contacts : Clients et Fournisseurs

Créé: 08/08/2017
Dernière mise à jour: 19/03/2026

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Avec le logiciel VosFactures vous pouvez facilement créer, modifier et gérer vos contacts. Il est possible d’ajouter un nouveau contact de plusieurs manières.

Depuis l'onglet Contacts
Lors de la Facturation
Par Importation
Astuces

Création depuis l’onglet “Contacts”

Etape 1

Cliquez sur l'onglet “Contacts” puis sur le bouton “Nouveau contact”.

Facturation Ajouter Contact Depuis Onglet Contacts

Etape 2

Complétez la fiche du nouveau contact après avoir choisi s'il s'agit d'un professionnel ou d'un particulier. Seul le champ "Nom" (si compagnie) ou "Nom de famille" (si particulier) est obligatoire.

Facturation Formulaire Contact Modèle

Tous les champs ne sont pas obligatoires et tous n’apparaissent pas sur les documents de facturation créés :

Nature :
- Si le contact est une compagnie, indiquez :
  - Nom de la compagnie (peut être sur plusieurs lignes).
  - N° d'identification fiscale (TVA ou autre)
  - s'il s'agit d'une entité publique : sera utile pour la facturation électronique à venir
- Si le contact est un particulier, indiquez :
  - Civilité, Prénom et Nom de famille.
  - Nom de naissance (utile avec l'option Tiers de Prestation)
Adresse de facturation
Téléphone et Tel. portable
Adresse(s) Email (utilisée en cas d’envoi en ligne) : vous pouvez indiquer plusieurs adresses email en les séparant par une virgule, et décider des conséquences sur les factures en cas de modification.
Adresse(s) Email de relance (utilisée en cas d'envoi de relances) : laissez vide si identique à l'adresse email principale.
Description additionnelle (affichée ou non sur les documents)
[Typage Identifiant Débiteur et Identifiant Débiteur] en cas d'option Exports vers Chorus PRO
Tags (mots-clés) pour des recherches facilitées
[Compte bancaire individuel] en cas d’option Paiements de masse
[Données accessibles par] en cas d'option Visibilité des contacts restreinte
[Compte comptable (général et auxiliaire)] en cas d’option Plan Comptable

Dans la partie Plus d’options / Moins d’options :

Nom d’usage : par défaut égal au nom, suivi d’un numéro en cas de plusieurs contacts du même nom.
Type (client et/ou fournisseur)
Catégorie : vous pouvez assigner un contact à une catégorie pour faciliter la classification et la recherche
Coordonnées bancaires : domiciliation, IBAN, BIC, et pour l'option SEPA : RUM et SEPA B2B
Modalités de facturation par défaut : Taux de réduction, Taux de taxe, Date limite de règlement, et Mode de règlement par défaut (champs pré-remplis lors de la facturation du contact).
Site internet, N° d’immatriculation, Personne à contacter, Réf/code client (non affichés sur les documents)
Ne pas envoyer de relances automatiques : vous pouvez exclure un contact des relances automatiques.
ID e-invoicing supplémentaire (adressage) : sera utile pour la facturation électronique à venir
Identifiant PEPPOL en cas d'option Peppol
Informations liées à l'option Tiers de Prestation
Pièces jointes.

Etape 3

Sauvegardez pour créer le contact et effectuer d'autres actions depuis la fiche récapitulative qui s'affiche, comme :

Ajouter une adresse de livraison
Inscrire le client à l'Urssaf
Accéder à l'Espace Facturation
Facturer le contact
Afficher les documents de vente existants
Afficher les paiements existants, si l'option Gestion des Paiements est activée
Afficher les dépenses existantes
Ajouter des commentaires internes

Création lors de la Facturation

Vous pouvez créer un nouveau contact directement lors de la création d’un document de facturation (revenu ou dépense) ou de stock. Pensez à bien choisir la nature (professionnel ou particulier). Pour vos contacts professionnels, nous vous conseillons d'utiliser le Remplissage Automatique.

Le contact sera ajouté automatiquement à la liste une fois le document sauvegardé (cliquez sur le nom pour visualiser la fiche contact et la compléter). Vérifier si les informations renseignées sont bien correctes, afin que le contact soit proprement enregistré. Vous pourrez toujours modifier la fiche du contact ultérieurement.

Création en masse par importation

Pour aller plus vite, vous pouvez importer un fichier contenant la liste de vos contacts. Pour en savoir plus, consultez ce sujet.

Astuces

☞ Code / Référence

Vous pouvez indiquer un numéro ou une référence à vos clients et fournisseurs de plusieurs manières :

dans le champ "Réf/code client" (n'apparaît pas sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- afficher la colonne "Réf/code client" dans la liste des Contacts

Toutefois, si vous avez une organisation interne de facturation basée sur une référence (code) client, nous vous conseillons plutôt d'indiquer ce code:

dans le champ "Nom d'usage" (n'apparaît pas sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- afficher la colonne "Nom d'usage" dans la liste des Contacts
- sélectionner lors de la création d'un document le contact en tapant son code dans le champ "Nom".
- connaître si besoin quel n° de code donner à un nouveau contact en visualisant le dernier n° attribué en triant la colonne "Nom d'usage" de la liste des Contacts.

dans le champ "description additionnelle" (apparait ou non sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- faire une recherche par code dans la liste des Documents (Revenus et Dépenses)
- afficher la colonne "description additionnelle" dans la liste des Contacts mais elle ne sera pas triable
- afficher le code client sur les documents de facturation

☞ Espace Facturation

Vous pouvez opter pour l'option Espace Facturation afin d'offrir à vos clients un espace dédié où ils peuvent consulter, télécharger, signer leur devis, ou encore payer leurs factures.

☞ Carte de visite

Vous pouvez récupérer les données de vos Contacts au format vCard pour un gain de temps et une gestion approfondie.

☞ Chiffre d'Affaire par Client

Afin de connaître la répartition du chiffre d'affaire par client, vous pouvez générer le Rapport "Chiffre d'Affaire par client". Si besoin, vous pouvez obtenir un rapport plus avancé en classant au préalable vos clients par Catégorie.

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Commentaires

SIMON Patrice

Bonjour est-il possible de créer 2 interlocuteurs pour un même client (exemple le magasinier et l'acheteur avec leurs numéros de téléphone et e-mails respectifs)?
Merci

06 octobre 2017 16:56:40

identifiant

Bonjour, actuellement nous n'avons pas d'option "multi-contacts" mais vous avez une solution :
1) Dans le champ "Nom de la compagnie" (dans la fiche du contact ou directement lors de la création d'un document): vous pouvez y écrire plusieurs lignes (en cliquant sur Entrée vous allez à la ligne). Par exemple, vous pouvez écrire dans le champ:
Société X
Jean Dupont (+ coordonnées de l'acheteur)
Notez que vous pouvez agrandir le champ en tirant avec votre souris le coin inférieur droit du champ.
Si le nom de la personne de contact change, vous pouvez le modifier lors de la création du document (cela ne créera pas un nouveau contact à partir du moment où vous ne changer pas la première ligne du nom du contact).
2) Puis dans le champ "Description additionnelle" (en savoir plus) vous pouvez indiquer les coordonnées du magasinier par exemple : "Contact: Michel Martin" (avec le même principe que pour l'option précédente).

09 octobre 2017 10:12:24

erwan

Bonjour,

je viens d'importer ma liste de contact, l'importation a été signalée comme réussie , mais quand je clique sur "contact" rien n’apparaît si ne ne sont que les noms factices pour mes factures test....
Qu'en penser?
Merci

04 novembre 2018 21:20:58

identifiant

Bonjour,
Afin que l'on puisse vous aider, merci de bien vouloir nous joindre directement au 04.83.58.05.64.

05 novembre 2018 12:43:51

Clarisse Regnault

Bonjour,
la distinction "compagnie"/"particulier" dans la fiche de contact a-t-elle un impact spécifique sur la facturation ?
merci

13 mai 2019 14:38:16

identifiant

Bonjour,
Au niveau de la présentation de la facture lorsqu'il s'agit d'un professionnel (compagnie), seul le nom de la compagnie sera indiquée, tandis que lorsque votre client est un particulier vous pouvez indiquer son prénom et nom. Cette distinction peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez distinguer vos ventes B2B et B2C ce que vous pouvez voir dans les exports ou lors de recherche depuis la liste de vos contacts.

13 mai 2019 14:51:01

luc Amouroux

Bonjour
Par erreur; j'ai fusionné plusieurs magasins n'étant pas des doublons comment revenir en arrière...???
merci

30 janvier 2021 20:11:22

Igor

Bonjour,
Dans la fiche client; champ "Description additionnelle"
est-ce qu'on peut mettre la variable du ref/code client,
ça éviter de la ressaisir, quelle doit être la syntaxe svp ?
Merci.

29 mars 2021 14:14:37

ludovic@vosfactures.fr

Bonjour,

Pourriez vous nous communiquer plus de précisions sur vos besoins.
Si j'ai bien compris votre question, vous voulez dupliquer le contenu d'un champ vers un autre champ automatiquement dans la fiche client.
Cette fonctionnalité n'est pas possible.
Aussi si vous souhaitez créer de manière automatique vos clients , et que le n° de réf client s'affiche sur les factures. Dans ce cas là deux solutions sont possibles :
- soit créer un format personnalisé
- soit mettre à jour en masse ses clients par importation pour renseigner le champ

Je vous invite à consulter notre tutoriel dédié :

Ajouter des Contacts : Clients et Fournisseurs

Bien Cordialement
Ludovic
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Ludovic Service clientèle Mail: ludovic@vosfactures.fr
Tel: +33(0)4.83.58.05.64

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04 juin 2021 15:22:00