Ajouter des Contacts : Clients et Fournisseurs
Dernière mise à jour: 28/10/2024
Avec le logiciel VosFactures vous pouvez facilement créer, modifier et gérer vos contacts. Il est possible d’ajouter un nouveau contact de plusieurs manières.
- Créer un Contact depuis la Liste des contacts
- Créer un Contact lors de la Facturation
- Créer un Contact par Importation
- Doublons de Contact
- Modifier un Contact
- Astuces
Création depuis l’onglet “Contacts”
Etape 1
Cliquez sur l'onglet “Contacts” puis sur le bouton “Nouveau contact”.
Etape 2
Complétez la fiche du nouveau contact :
Tous les champs ne sont pas obligatoires et tous n’apparaissent pas sur les documents créés :
- Nature : sélectionnez si le contact est un professionnel (compagnie) ou un particulier.
- Si le contact est une compagnie, indiquez :
- Nom de la compagnie (qui peut être sur plusieurs lignes). Notez que les champs "Civilité", "Prénom" et "Nom de famille" sont facultatifs car ne s'afficheront pas sur les documents de facturation.
- N° d'identification fiscale (TVA ou autre)
- Si le contact est un particulier, indiquez :
- et
- Si le contact est une compagnie, indiquez :
- Adresse de facturation
- Adresse supplémentaire
- Téléphone et Tel. portable
- Adresse(s) Email (utilisée en cas d’envoi en ligne) : vous pouvez indiquer plusieurs adresses email en les séparant par une virgule.
- Adresse(s) Email de relance (utilisée en cas d'envoi de relances) : laissez vide si identique à l'adresse email principale.
- Description additionnelle (affichée ou non sur les documents)
- [Typage Identifiant Débiteur et Identifiant Débiteur] en cas d'option Exports vers Chorus PRO
- Tags (mots-clés) pour des recherches facilitées
- [Compte bancaire individuel] en cas d’option Paiements de masse
- [Données accessibles par] en cas d'option Visibilité des contacts restreinte
Dans la partie Plus d’options / Moins d’options :
- Nom d’usage : par défaut égal au nom, suivi d’un numéro en cas de plusieurs contacts du même nom.
- Type : Client et/ou Fournisseur. Ceci est utile si vous décidez de cocher l’option “Segmenter les contacts par type : Client et/ou Fournisseur (pour la facturation et recherche)” (depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Section Contacts). Ainsi, lors de la création d’une dépense par exemple, seuls les contacts “fournisseurs” pourront être sélectionnés. Vous pourrez également faire des recherches de contacts par type.
- Catégorie : vous pouvez assigner un contact à une catégorie pour faciliter la classification et la recherche
- Coordonnées bancaires (non affichés sur les documents)
- Taux de réduction, Taux de taxe, Date limite de règlement (en jours), et Mode de règlement par défaut : ainsi lors de la création d’un document ces champs seront pré-remplis une fois le contact sélectionné.
- Ne pas envoyer de relances automatiques : vous pouvez exclure un contact des relances automatiques.
- Site internet, N° d’immatriculation, Personne à contacter, Réf/code client (non affichés sur les documents)
- [Compte comptable (général et auxiliaire)] en cas d’option Plan Comptable
- Pièces jointes
Etape 3
Sauvegardez !
Aperçu de la fiche récapitulative
Une fois sauvegardée, la fiche de renseignement de votre contact se met à jour. Par la suite vous y aurez accès en cliquant simplement sur le nom du contact en question depuis la liste de vos contacts. Cette fiche fait ressortir les informations renseignées que vous pourrez mettre à jour ultérieurement en cliquant sur "Modifier".
Vous remarquerez par ailleurs que plusieurs raccourcis sont disponibles depuis la fiche contact. En un clic vous pouvez rapidement:
- Facturer le contact pour créer un document de vente
- Afficher les documents de vente existants
- Afficher les paiements, si l'option Gestion des Paiements est activée
- Afficher les dépenses existantes
Création lors de la Facturation
Vous pouvez créer un nouveau contact directement lors de la création d’un document de facturation (revenu ou dépense) ou de stock. Pensez à bien choisir la nature (professionnel ou particulier). Le contact sera ajouté automatiquement à la liste une fois le document sauvegardé (cliquez sur le nom pour visualiser la fiche contact).
Vérifier si les informations renseignées sont bien correctes, afin que le contact soit proprement enregistré. Vous pourrez toujours modifier la fiche du contact ultérieurement.
Création en masse par importation
Pour aller plus vite, vous pouvez importer un fichier contenant la liste de vos contacts. Pour en savoir plus, consultez ce sujet.
Doublons de contact
Il arrive parfois de créer par erreur des doublons de contact. Dans ce cas, vous pouvez les fusionner très facilement en les sélectionnant depuis la liste et en cliquant sur "Fusionner". Un communiqué vous demandera de choisir le contact principal à conserver. Les documents de facturation éventuels liés aux autres contacts lui seront ainsi attribués, et les autres contacts seront supprimés. Attention cette opération est définitive !
PS : Afin d'éviter de créer des doublons lors de la création d'un document, pensez à indiquer s'il s'agit d'une compagnie ou d'un particulier puis taper les premières lettres du nom afin de le sélectionner depuis la liste suggérée par le système.
Modifier un Contact
Vous pouvez mettre à jour vos fiches contact :
- en cliquant sur "Modifier" depuis la liste Contacts (en bout de ligne du contact)
- en cliquant sur "Modifier" depuis la fiche du contact (accessible directement depuis un document en cliquant sur son nom)
- en masse via l'importation (en savoir plus)
La modification de la fiche d'un contact (nom, adresse...) ne modifie pas les documents déjà existants. Inversement, si vous modifiez sur un document existant les coordonnées du client (ou fournisseur), cela ne modifie pas sa fiche. Si vous avez fait une erreur ou un oubli, il faudra donc modifier aussi la fiche du contact.
Astuces
☞ Code / Référence
Vous pouvez indiquer un numéro ou une référence à vos clients et fournisseurs de plusieurs manières :
- dans le champ "Réf/code client" (n'apparaît pas sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- afficher la colonne "Réf/code client" dans la liste des Contacts
Toutefois, si vous avez une organisation interne de facturation basée sur une référence (code) client, nous vous conseillons plutôt d'indiquer ce code:
- dans le champ "Nom d'usage" (n'apparaît pas sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- afficher la colonne "Nom d'usage" dans la liste des Contacts
- sélectionner lors de la création d'un document le contact en tapant son code dans le champ "Nom".
- connaître si besoin quel n° de code donner à un nouveau contact en visualisant le dernier n° attribué en triant la colonne "Nom d'usage" de la liste des Contacts.
- dans le champ "description additionnelle" (apparait ou non sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- faire une recherche par code dans la liste des Documents (Revenus et Dépenses)
- afficher la colonne "description additionnelle" dans la liste des Contacts mais elle ne sera pas triable
- afficher le code client sur les documents de facturation
☞ Espace Facturation
☞ Carte de visite
☞ Chiffre d'Affaire par Client
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Commentaires
SIMON Patrice
Merci
06 octobre 2017 16:56:40
identifiant
1) Dans le champ "Nom de la compagnie" (dans la fiche du contact ou directement lors de la création d'un document): vous pouvez y écrire plusieurs lignes (en cliquant sur Entrée vous allez à la ligne). Par exemple, vous pouvez écrire dans le champ:
Société X
Jean Dupont (+ coordonnées de l'acheteur)
Notez que vous pouvez agrandir le champ en tirant avec votre souris le coin inférieur droit du champ.
Si le nom de la personne de contact change, vous pouvez le modifier lors de la création du document (cela ne créera pas un nouveau contact à partir du moment où vous ne changer pas la première ligne du nom du contact).
2) Puis dans le champ "Description additionnelle" (en savoir plus) vous pouvez indiquer les coordonnées du magasinier par exemple : "Contact: Michel Martin" (avec le même principe que pour l'option précédente).
09 octobre 2017 10:12:24
erwan
je viens d'importer ma liste de contact, l'importation a été signalée comme réussie , mais quand je clique sur "contact" rien n’apparaît si ne ne sont que les noms factices pour mes factures test....
Qu'en penser?
Merci
04 novembre 2018 21:20:58
identifiant
Afin que l'on puisse vous aider, merci de bien vouloir nous joindre directement au 04.83.58.05.64.
05 novembre 2018 12:43:51
Clarisse Regnault
la distinction "compagnie"/"particulier" dans la fiche de contact a-t-elle un impact spécifique sur la facturation ?
merci
13 mai 2019 14:38:16
identifiant
Au niveau de la présentation de la facture lorsqu'il s'agit d'un professionnel (compagnie), seul le nom de la compagnie sera indiquée, tandis que lorsque votre client est un particulier vous pouvez indiquer son prénom et nom. Cette distinction peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez distinguer vos ventes B2B et B2C ce que vous pouvez voir dans les exports ou lors de recherche depuis la liste de vos contacts.
13 mai 2019 14:51:01
luc Amouroux
Par erreur; j'ai fusionné plusieurs magasins n'étant pas des doublons comment revenir en arrière...???
merci
30 janvier 2021 20:11:22
Igor
Dans la fiche client; champ "Description additionnelle"
est-ce qu'on peut mettre la variable du ref/code client,
ça éviter de la ressaisir, quelle doit être la syntaxe svp ?
Merci.
29 mars 2021 14:14:37
ludovic@vosfactures.fr
Pourriez vous nous communiquer plus de précisions sur vos besoins.
Si j'ai bien compris votre question, vous voulez dupliquer le contenu d'un champ vers un autre champ automatiquement dans la fiche client.
Cette fonctionnalité n'est pas possible.
Aussi si vous souhaitez créer de manière automatique vos clients , et que le n° de réf client s'affiche sur les factures. Dans ce cas là deux solutions sont possibles :
- soit créer un format personnalisé
- soit mettre à jour en masse ses clients par importation pour renseigner le champ
Je vous invite à consulter notre tutoriel dédié :
Ajouter des Contacts : Clients et Fournisseurs
Ludovic
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Tel: +33(0)4.83.58.05.64
04 juin 2021 15:22:00
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