Générer un Inventaire

Créé: 25/07/2018
Dernière mise à jour: 22/03/2019
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Au sein de la Gestion de Stock, disponible à partir de la formule Pro, le Logiciel de facturation VosFactures vous permet de réaliser un Inventaire de vos stocks. Le système compte automatiquement l'état actuel de vos stocks par entrepôt. Par la même occasion, vous pouvez ajuster et/ou corriger l'état de ce stock si besoin.
 

Mise en place de l'Inventaire

Pour émettre un document d'Inventaire, accédez à l'onglet Gestion de Stock > Documents de gestion de stock > Nouveau document et sélectionnez "Inventaire" dans le champ Type :



Il vous faudra ensuite renseigner les champs suivants :
  • Nom de l’entrepôt, pour déterminer l'entrepôt dont vous allez faire un inventaire
  • Date de Création, pour indiquer la date limite à laquelle vous souhaitez effectuer l'inventaire d'un entrepôt donné, à partir du début de l'activation de cet entrepôt. Vous pouvez également sélectionner une date antérieur à celle du Jour. Dans ce cas les ventes effectués après cette date ne seront pas comptabilisées
  • Devise, pour spécifier la devise des produits à prendre en compte d'un entrepôt donné lors de l'inventaire.
En sélectionnant la case "Ne pas inclure les produits inactifs" vous indiquez au système que vous ne souhaitez pas prendre en compte les produits inactifs se trouvant sur votre compte. Après avoir cliqué sur le bouton Sauvegarder, le Logiciel commence à compter les stocks et génère le document, ce qui peut prendre parfois plusieurs minutes. En cliquant sur Prêt vous accédez au document d'inventaire qui se présente comme suit :



L'inventaire met en évidence la Quantité, le Prix HT (achat), le total HT (achat), la taux de Taxe et le Total TTC (achat) par produit. Vous trouverez également le total des produits pris en compte dans l'inventaire avec le prix Total HT et TTC tout en reprenant les différentes devises.

Si l'inventaire affiche des quantités négatives c'est que vous avez pu vendre des produits qui n'étaient pas en stock. Toutefois si vous le souhaitez vous avez la possibilité d'empêcher la vente de produits en rupture de stock (depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion des stocks).


Correction des stocks

Il peut s'avérer que vous ayez réalisé un inventaire à proprement parlé et que ce dernier diffère du document généré par le Logiciel.
Cela peut en effet arriver, c'est pourquoi vous avez la possibilité de corriger ce document afin qu'il indique l'état réel de vos stocks.

Pour cela cliquez sur Modifier depuis l'aperçu de l'Inventaire et renseigner la quantité réelle dans la colonne "Quantité" de chaque produit. 



Une fois sauvegardé, le document affichera une colonne supplémentaire "Correction" qui indiquera le nouvel état du stock. Tant que vous n'aurez pas approuvé et clôturé ce document, vous pourrez y apporter des modifications ou continuer la comparaison avec votre inventaire réel si besoin.


Clôture de l'inventaire

Une fois l'inventaire terminé et si les quantités indiquées correspondent bien aux quantités réelles de votre stock actuel, le Logiciel vous propose d'approuver votre document. En effet, en approuvant ce document, les quantités indiquées seront définitives. L'inventaire est alors clôturé.

Pour ce faire il faudra cliquer sur le bouton "Approuver et clôturer l'inventaire" visible depuis l'aperçu du document. Le système procédera ensuite à la sauvegarde définitive.

En cliquant sur Prêt vous aurez de nouveau accès à l'inventaire mais ne pourrez plus le modifier. Le système vous indiquera que "L'inventaire est clôturé".


Impression de l'inventaire

Vous pouvez imprimer votre inventaire directement depuis le Logiciel. En fonction de vos besoins, le document peut afficher ou non les prix d'achat et les prix de vente. Pour cela cliquez sur Imprimer > Imprimer sans les prix / Imprimer avec les prix de vente / Imprimer avec les prix d'achat.

Vous pouvez également choisir d'Imprimer sans les quantités nulles, quand certains produits n'ont pas été vendus depuis longtemps par exemple, et ne voulez donc pas qu'ils figurent sur l'inventaire.

Si besoin, vous pouvez en plus imprimer ou non avec les codes-barres.


Remarques

1. Gestion de stock activée ultérieurement

Il se peut que vous ayez commencé à émettre des factures sans avoir activé l'option Gestion de stock. Après avoir activé l'option et lors de la génération de l'inventaire, le système signalera que toutes les factures ne sont pas liées à un entrepôt. Autrement dit les produits facturés ne sont pas pris en compte dans le décompte du stock via la fonction Gestion de stock. Vous aurez alors à ce moment là la possibilité d'assigner un entrepôt pour ces factures, et seulement après l'inventaire pourra être généré.

2. Quantité nulle sur l'Inventaire

Lorsque vous émettez un document d'inventaire il se peut que le système vous indique "0" dans la colonne Quantité et Total HT. Ces données n'indiquent pas l'état du stock, mais indiquent qu'aucune correction n'a été renseignée lors de la génération de cet inventaire. Autrement dit, il n'y a pas eu de modification de l'inventaire ni de nouvel inventaire à proprement parlé pour constater le stock réel.
Si vous aviez effectué un inventaire à proprement parlé puis mis à jour les quantités produits sur le document d'inventaire, au lieu des 0 seront indiquées les quantités renseignées suite à la correction de l'inventaire.

3. Prix 

Cet inventaire est un inventaire quantitatif des entrepôts. Les prix d'achat ou de vente pris en compte pour cet inventaire sont ceux renseignés dans les fiches produits, et non ceux indiqués sur les documents de stock. Afin d'effectuer un inventaire des achats, utilisez le rapport intitulé "Inventaire des achats" depuis l'onglet Rapports > Liste des rapports. Vous pourrez ainsi visualiser la quantité des produits en stock triés selon leur prix d'achat.


 


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