Générer un Inventaire

Créé: 25/07/2018
Dernière mise à jour: 25/01/2021
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Au sein de la Gestion de Stock, disponible à partir de la formule Pro, le Logiciel de facturation VosFactures vous permet de réaliser un inventaire de vos stocks par entrepôt à une date donnée - vous permettant d'ajuster et/ou corriger la quantité de vos produits en stock.
 

  1. Rappel
  2. Créer un Inventaire
  3. Corriger les stocks
  4. Clôturer l'inventaire
  5. Imprimer l'inventaire
  6. Remarques

Rappel 

L'inventaire n'est pas fait pour renseigner le stock de départ de vos produits, mais pour faire le point et corriger éventuellement les quantités des produits pour lesquels des entrées ou sorties ont eu lieu. Pour renseigner le stock de départ d'un produit, il est recommandé de créer un Bon d'Entrée (BE) qui vous permet en plus d'indiquer le prix d'achat de chaque produit, afin de pouvoir bénéficier par la suite d'un calcul de marge très précis
En effet, seuls les produits déjà liés à un entrepôt sont comptabilisés dans les inventaires. Autrement dit, seuls les produits déjà listés sur des documents de stock (BE ou BL notamment) sont inclus dans un inventaire. Les produits en tant que "service" ne sont pas bien sûr listés.


Créer un Inventaire

Pour émettre un document d'Inventaire, accédez à l'onglet Gestion de Stock > Documents de gestion de stock > Nouveau document et sélectionnez "Inventaire" et renseignez/modifiez les champs suivants : 

  • Numéro - vous pouvez choisir le format de numérotation de vos inventaires,
  • Entrepôt - en cas de multi-entrepôt, sélectionnez l'entrepôt dont vous allez faire l'inventaire. 
  • Commentaires (optionnel) - vous pouvez éventuellement ajouter une note (ex: raison de l'inventaire ou la personne en charge)
  • Date de création - date limite à laquelle vous souhaitez effectuer l'inventaire, à partir du début de l'activation de l'entrepôt. Vous pouvez ainsi sélectionner une date antérieure à la date du jour (les mouvements de stock effectués après la date choisie ne seront pas comptabilisés). 
  • Devise - en cas de compte multidevises, pour choisir la devise des prix qui seront affichés sur l'inventaire.
  • "Inclure les produits non listés sur des documents de stock" - cochez cette option pour inclure TOUS vos produits, même ceux qui n'ont jamais fait l'objet d'un mouvement de stock. Ainsi un produit jamais acheté ou jamais vendu sera tout de même listé dans l'inventaire.
  • "Ne pas inclure les produits inactifs" - cochez cette option afin d'inclure uniquement les produits actifs.
  • "Inclure les dépenses" - cochez cette option pour inclure les quantités des produits listés sur les dépenses.
  • "Ne pas répartir les produits par prix d’achat conformément à FIFO" - si l'option est cochée, vous obtenez une ligne par produit affichant le prix d'achat de la fiche produit. Si l'option n'est pas cochée, vous obtenez une ligne par prix d'achat réel (selon les BE) et donc du coup un même produit sera "dupliqué" sur l'inventaire autant de fois que son prix d'achat diffère. 

Logiciel de Gestion de Stock - Générer un Inventaire
 

Ensuite cliquez sur Sauvegarder pour générer le document, ce qui peut prendre parfois plusieurs minutes. En cliquant sur Prêt vous accédez au document d'inventaire qui met en évidence la quantité en stock à la date de l'inventaire, ainsi que les prix d'achat (HT, TTC et taxe) et le total des valeurs d'achat des produits listés, exprimés dans la devise choisie. 
En cas de produits en multi-devises, le système affichera la devise d'achat d'origine ainsi que le taux de change appliqué. 

Gestion de Stock facile Inventaire Modèle Aperçu

 

☞ Si l'inventaire affiche des quantités négatives c'est que vous avez livré (vendus) des produits qui n'étaient pas en stock. Notez que vous avez la possibilité d'empêcher la vente de produits en rupture de stock si vous le souhaitez.

 

Corriger les stocks

Si vous souhaitez corriger la quantité affichée afin de refléter l'état réel de vos stocks, cliquez sur Modifier depuis l'aperçu de l'Inventaire & renseignez la quantité réellement en stock dans la colonne "Quantité" de chaque produit. 
Facturation Inventaire Correction Stock

Une fois sauvegardé, le document affichera les nouvelles quantités, et la colonne "Correction" indiquera la différence entre la quantité avant et après correction éventuelle. Tant que vous n'aurez pas approuvé et clôturé ce document, vous pourrez y apporter des modifications.


Clôturer l'inventaire

Une fois les corrections éventuelles apportées et sauvegardées, cliquez sur le bouton "Approuver et clôturer l'inventaire" visible depuis l'aperçu du document : le système procédera ensuite à la mise à jour définitive des quantités. Une fois clôturé l'inventaire ne pourra plus être modifié. 
Facturation Correction Inventaire Message


Imprimer l'inventaire

Si besoin, vous pouvez imprimer votre inventaire avec ou sans les prix d'achat ou les prix de vente. En cliquant sur Imprimer vous pouvez : 
- Imprimer avec les prix d'achat (Aperçu par défaut)
- Imprimer sans les prix
- Imprimer avec les prix de vente
- Imprimer sans les quantités nulles
- Imprimer avec les références des produits

Si besoin, vous pouvez en plus imprimer avec les codes-barres des produits.

Logiciel Gestion de Stock Facturation Produits Impression Inventaire


Remarques

1. Gestion de stock activée ultérieurement

Il se peut que vous ayez commencé à émettre des factures sans avoir activé au préalable l'option Gestion de stock. Dans ce cas, lors de la génération de l'inventaire, le système vous signalera que certaines factures (et donc certains produits vendus) ne sont pas liées à un entrepôt, et vous invitera à assigner un entrepôt à ces factures.

2. Prix 

Cet inventaire est un inventaire quantitatif des entrepôts. Les prix d'achat ou de vente pris en compte pour cet inventaire sont par défaut ceux renseignés dans les fiches produits, et non ceux indiqués sur les documents de stock. Afin d'effectuer un inventaire des achats plus précis, utilisez plutôt le rapport intitulé "Inventaire des achats". 


 


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