Quelques Conseils avant d'Importer

Créé: 03/09/2014
Last updated: 04/10/2017
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L’importation étant un procédé délicat, favorisez si possible le format XLS, qui vous permettra de modifier plus facilement vos données si besoin.

Ci-dessous vous trouverez des informations concernant les données que doivent contenir votre fichier à importer et sous quels titres (champs) les importer. Avant de procéder à l'importation de vos données existantes, lisez les quelques conseils qui suivent concernant: 

  • L'importation de documents
  • L'importation de produits
  • L'importation de contacts

Attention, nous vous rappelons que pour des raisons de stabilité, votre fichier peut contenir 1000 données (ex: 1000 documents) au maximum.

 

Importation de documents : facture, devis, dépense…

 

1- Paramétrer votre compte

Avant l'importation de vos documents, il convient de paramétrer votre compte afin que les documents importés comportent les renseignements et la mise en page souhaitée. Par exemple:

  • Renseignez les coordonnées de votre entreprise (depuis Paramètres > Compagnie/Départements)
  • Ajoutez éventuellement un logo
  • Choisissez votre format par défaut
  • Choisissez les champs à afficher et autres paramètres du compte (ex: nombre de décimales, méthode de calculation...)

2- Données obligatoires

Seuls les champs suivants sont obligatoires lors de l'importation de documents, et doivent donc être contenus dans votre fichier: 

  • Date de création (correspond au titre "issue_date" lors de l'importation)
  • Nom du client (correspond au titre "buyer_name", et est importé comme un contact professionnel)
  • Nom du produit (correspond au titre "position.name")
  • Quantité du produit (correspond au titre "product.quantity")
  • Total TTC de la ligne du produit (correspond au titre "position.total_price_gross")

Ces variables se situent en haut de la liste déroulante (lorsque vous choisissez le titre de chaque colonne).

3- Remarques


TVA, HT et TTC

 => Si votre fichier ne contient pas de colonne "taux de tva", les documents importés auront un taux de tva égal à 0. Sinon, importez une colonne de taux de tva sous le titre "position.tax" sans ajouter de % (écrivez par exemple "20" si le taux de tva est de 20%). 

 => Si vous souhaitez importer vos documents sous l'option "Montants TTC uniquement", rajoutez une colonne sur votre fichier que vous importerez sous le titre "hide_tax: Montant ttc uniquement" et qui aura comme valeur 0 ou 1 (1 = montant ttc uniquement). 



Revenus ou Dépenses
Au moment de télécharger votre fichier, indiquez au système s'il s'agit de documents de vente (Revenus) ou d'achat (Dépenses). 
Numéros (optionnel)

Si vous n'importez pas de colonnes "Numéros" de documents, le système attribuera automatiquement un numéro à chaque document importé (selon le format de numérotation choisi dans vos paramètres du compte). 

Type de document (optionnel)

Si vous n’importez pas que des factures, rajouter dans votre fichier d'importation une colonne où vous indiquerez le type (nom) du document (correspond au titre "Kind : Type" lors de l'importation):

Facture
Facture Proforma
Devis
Facture d’acompte
Facture de solde
Facture d’avoir
Bon de commande

Coordonnées Vendeur (optionnel)

=> Compte avec un seul département :
Vous n'êtes pas obligé de renseigner/importer le nom et coordonnées du vendeur (c'est-à-dire de votre entreprise), car le système choisira par défaut le département principal de votre compte, et remplira donc automatiquement les données de votre département sur les documents importés. Si toutefois vous importez une colonne "nom" de l'entreprise vendeur
, pensez à importer également les autres données (adresse, tel ...) si vous voulez les afficher sur les documents importés. 

=> Compte Multi-départements :

  • Le fichier contient plusieurs départements vendeurs 
ajoutez une colonne sous le titre "department_id" dans laquelle vous notez le numéro d'identification du département concerné (le n° ID est visible depuis l'url du département lorsque vous êtes dans la fiche du département, ex: macompagnie.vosfactures.fr/departments/29973/edit). Vous n'avez pas besoin d'avoir d'autres colonnes pour les coordonnées vendeur. Si aucun n° ID n'est indiqué, le système choisira par défaut le département principal de votre compte. 
  • Un fichier par département vendeur
Vous n'avez pas besoin de rajouter une colonne pour préciser quel est le département concerné dans chaque fichier importé. En effet un champ dédié (visible lors de l'étape 2 de l'importation) vous permettra d'indiquer au système le département vendeur concerné. 
Produits/Contacts

=> Existants ou Nouveaux
Notez qu’avec l’importation de documents, le système importera également les contacts et les produits listés sur les documents importés si ceux-ci n'existent pas déjà dans votre compte. Vous n'êtes donc pas obligé de faire d'importation de contacts préalable par exemple (et il n'y a pas de risque de doublons si le contact existe déjà).Vous pourrez si vous le souhaitez les mettre à jour avec une importation de contacts et de produits.

=> Compte Multi-entrepôts (Gestion de stock)

  • Le fichier concerne plusieurs entrepôts
ajoutez une colonne sous le titre "warehouse_id" dans laquelle vous notez le numéro d'identification de l'entrepôt concerné pour chaque document importé (le n° ID est visible depuis l'url de l'entrepôt ex: macompagnie.vosfactures.fr/warehouses/1323/edit). Si aucun n° ID n'est indiqué, le système choisira par défaut l'entrepôt principal. 
  • Un fichier par entrepôt concerné
Vous n'avez pas besoin de rajouter une colonne pour préciser quel est l'entrepôt concerné dans chaque fichier importé. En effet un champ dédié (visible lors de l'étape 2 de l'importation) vous permettra d'indiquer au système l'entrepôt concerné par les ventes.  
Coordonnées acheteur/fournisseur

De la même manière, si vous souhaitez faire apparaître les coordonnées complètes de vos clients, pensez à les ajouter à votre fichier d'importation (ex: colonne « N° et nom de rue du client»), et ce même si les clients existent déjà dans votre compte. 

Etats (optionnel)

=> Dans la colonne « Etat », vous pouvez indiquer l'un des états suivants:

Créé
Envoyé
Payé
Payé en partie
Rejeté
Accepté

=> Si vous n'importez pas de colonne "Etat", alors les factures seront générées par défaut avec l'état "Créé". 

=> Pour les factures avec un état Payé, si vous n'indiquez pas de date de paiement (Paiement reçu le:) dans votre fichier d'importation, alors le système considère que la facture a été payée le jour de la date de l'importation. Si vous voulez afficher une autre date de paiement, il faut alors inclure une colonne dans votre fichier et l'importer sous le titre  "paid_date: Paiement reçu le"​

Date limite de règlement (optionnelle)

Si vous n'importez pas de colonne "Date limite de règlement", les documents importés auront une date limite de règlement égale à date de création + 1 jour. Si vous ne souhaitez pas afficher de date limite de règlement, vous devez ajouter une colonne à votre fichier qui sera importée sous le titre "payment_to_kind: Date d'échéance" dans laquelle vous mettrez la valeur "off" (écrivez off sans les guillemets) pour ne pas faire apparaître de date limite de règlement. 

Symbole et Format des cellules

=> N’écrivez pas de symbole % (dans les colonnes taux TVA, escompte…).

=> Ecrivez les dates avec le format 01/10/2010

Devises (optionnel)

En cas de devises autres que celle définie par défaut dans les paramètres du compte, rajoutez une colonne devise où vous indiquez les initiales de la devise (par exemple: EUR).

Réductions (optionnel)

=> En cas de réduction/remise sur une ligne (produit/service), indiquez le montant TTC de la réduction dans la colonne « Réduction » (qui correspond au titre « position.discount »), et indiquez le total TTC ou HT de la ligne avant réduction (qui correspond au titre «position.total_price_gross» ou «position.total_price_net»). Les chiffres de la réduction doivent être positifs.

=> En cas de réduction/remise globale, celle-ci doit être considérée comme une ligne et les chiffres doivent être négatifs.

 

Importation de produits 

 

1-  Données obligatoires

Seuls les champs suivants sont obligatoires lors de l'importation de produits:

  • Nom du produit (correspond au titre "name: Nom" lors de l'importation). Attention deux produits ne peuvent pas avoir le même nom (mais peuvent avoir la même référence)

  • Prix unitaire TTC (correspond au titre "price_gross: PU TTC" lors de l'importation)

  • Prix unitaire HT (correspond au titre "price_net: PU HT" lors de l'importation)

2 - Remarques


TVA

=> Renseignez bien en cas de tva: le prix unitaire ht, le prix unitaire ttc, et le taux de tva. 

=> Le taux de TVA correspond au titre "tax: TVA". 

Référence, Unités et Quantité (optionnel)

Le code/référence d'un produit correspond à "code: Référence du produit", et l'unité correspond à "quantity_unit: Unité", la quantité (stock) correspond à "stock_level: Quantité disponible". 

Symbole 

N’écrivez pas de symbole % (dans les colonnes taux de taxe).

Produits inactifs

Vous pouvez distinguer vos produits actifs de vos produits inactifs en rajoutant une colonne "Disabled" (qui correspond au titre "disabled: inactif" lors de l'importation) et qui aura un format texte (et non nombre), avec comme valeur "1" pour inactif et "0" pour actif. 

Compte Multi-entrepôts (Gestion de stock)
Si vous avez plusieurs entrepôts, vous devez avoir un fichier de produits par entrepôt. Vous n'avez pas besoin de rajouter une colonne pour préciser quel est l'entrepôt concerné dans chaque fichier importé. En effet un champ dédié (visible lors de l'étape 2 de l'importation) vous permettra d'indiquer au système l'entrepôt concerné par les ventes.  

 

Importation de contacts


1-  Données obligatoires

Seul le champ suivant est obligatoire lors de l'importation de contacts:

  • Nom du contact (correspond au titre "Name: Nom de la compagnie" lors de l'importation)

2 - Remarques


Particulier/professionnel

Le système importe par défaut tous les contacts en tant que professionnels. Une fois le fichier importé, vous pouvez bien sûr éditer chacun de vos contacts particuliers et cocher «Particulier». Si vous voulez distinguer entre vos contacts pro et particuliers lors de l'importation, vous devez ajouter sur le fichier à importer:
1) une colonne "Nature" où les cellules auront la valeur 0 lorsque le contact est un particulier et la valeur 1 lorsque le contact est un professionnel. Cette colonne sera importée en tant que "company: Compagnie". 
2) une colonne "Nom de famille" (dupliquez simplement la colonne des noms de vos contacts). Une colonne sera importée en tant que "last_name: nom de famille" et l'autre colonne en tant que "name: nom de la compagnie".

Nom d'usage (optionnel)

Le nom d'usage (nom utilisé en interne) est par défaut dupliqué à partir du nom du contact. Vous n'avez donc pas besoin d'importer cette valeur (qui correspond au titre "shortcut: Nom d'usage (interne)" lors de l'importation).   

Acheteur/Fournisseur (optionnel)

Pour distinguer les fournisseurs des acheteurs, ajoutez une colonne "Type" où les cellules auront la valeur "buyer" lorsque le contact est un acheteur, la valeur "seller" lorsque le contact est fournisseur et la valeur "both" lorsque le contact est un acheteur et un fournisseur. Cette colonne sera importée avec le titre "kind: Type". 

Adresse

Les numéros et noms de rue doivent être dans une même colonne (correspond au titre "street: N° et nom de rue" lors de l'importation).


Remarque : Catégories

Si vous importez des catégories dans vos fichiers produits ou documents, vous devez procéder comme suit: 

  1.  Créer les catégories dans votre compte VosFactures (Paramètres > Catégories)
  2. Remplacer dans votre fichier le nom des catégories par le numéro d'ID des catégories créées sur VosFactures (le numéro d'ID apparaît sur l'url lorsque vous éditez la catégorie). 
     

Contactez-nous en cas de besoin !

 



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