Indiquer les Coordonnées et Mentions légales de votre Entreprise

Créé: 20/01/2014
Dernière mise à jour: 17/01/2019
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Le logiciel de facturation en ligne VosFactures vous permet de créer des factures et devis personnalisés, et d'y faire figurer les coordonnées de votre entreprise à deux endroits: 

  • dans la partie "Vendeur"
  • en bas de page

Coordonnées Vendeur

  • Nom (seul champ obligatoire) : le nom de votre entreprise figurera sur vos documents de facturation dans la rubrique dédiée aux coordonnées "Vendeur".
  • Nom d'usage (interne) : nom que vous souhaitez donner à votre entité, afin de la retrouver rapidement lors de la facturation, dans vos rapports ou pour faire des recherches; très pratique en cas de compte multi-départements. En savoir plus.
  • Forme juridique
  • N° d'identification (n° TVA, SIRET, ou n° d'entreprise...) : choisissez par exemple "Numéro TVA" et écrivez FR0928902898, ou bien choisissez "SIREN" et indiquez le numéro correspondant. Vous pouvez également choisir de faire apparaître le SIRET ou un autre numéro d'identification. Selon le format d'impression choisi, le champ ne fait pas apparaître de titre sur les documents créés, rien ne vous empêche de l'utiliser pour autre chose, ou de le laisser vide.
  • Siège social / Adresse commerciale : adresse postale de correspondance qui apparaîtra sur le haut des factures. 
  • Numéro de Téléphone et Téléphone portable
  • Adresse E-mail : vous pouvez écrire plusieurs adresses email dans le même champ, en les séparant par une virgule par exemple.
  • Numéro de Fax
  • Adresse de votre Site internet
  • Nom du vendeur : vous pouvez indiquer le nom du vendeur et il s'affichera en bas à gauche sur vos documents, de manière ponctuelle ou automatique.
  • Bas de page : standard, personnalisé ou inexistant
  • N° de compte bancaire : avec une option de protection contre la modification du N° de compte bancaire. En savoir plus.
  • Nom de la Banque
  • BIC
  • Compte comptable Banque
Tous les champs ne sont pas obligatoires. Seuls les champs avec une astérisque rouge doivent être obligatoirement renseignés. 


Où renseigner ces coordonnées pour la 1ère fois ? 


OPTION 1:  Lors de la création d'un document

Vous pouvez renseigner ces informations lors de la création de votre premier document. Ces informations seront alors automatiquement enregistrées par le système dans la fiche de votre entreprise que vous pourrez éditer (voir OPTION 2)
 

Bas de page par défaut

Une partie de ces coordonnées (nom, adresse & identification fiscale) est automatiquement reprise dans le bas de page de vos documents. Vous pourrez compléter, modifier, ou même supprimer ces bas de page par défaut depuis la fiche de votre entreprise. 
 

OPTION 2: Depuis la fiche de votre entreprise


 

Vous pouvez également renseigner ces informations depuis la fiche de votre entreprise en cliquant sur l’onglet Paramètres > Compagnies/Départements : Dans notre Logiciel, votre entreprise est considérée comme un "département".

Selon la formule d'abonnement choisi, le logiciel vous permet ainsi de créer plusieurs départements qui peuvent représenter par exemple plusieurs entreprises distinctes, ou au contraire la même entreprise mais plusieurs comptes bancaires différents, ou plusieurs zone d'activité, etc... selon vos besoins. 

Bas de page

Depuis la fiche de votre département vous pouvez également personnaliser le bas de page à faire apparaître sur tous vos documents de facturation. Vous pouvez lire nos conseils ici.
La modification des bas de page affecte tous les documents (futurs et existants). 

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder une fois la fiche de votre département complétée. 

Mettre à jour vos coordonnées

Il se peut que vous ayez besoin de mettre à jour vos coordonnées, suite à un déménagement par exemple.

  • Depuis la fiche

Vous pouvez mettre à jour ces informations dans la fiche département, depuis vos Paramètres > Compagnies / Départements sans oublier de sauvegarder. Attention, lorsque vous modifiez/complétez vos Coordonnées, seuls les futurs documents afficheront les nouvelles coordonnées (sauf les bas de page qui sont mises à jour sur tous les documents). Les documents existants ne seront pas modifiés. Ainsi si vous souhaitez qu'un document existant affiche les nouvelles coordonnées, il faut le modifier manuellement. 

  • Depuis un document

Vous avez également la possibilité de modifier ces coordonnées directement depuis un document existant tout en demandant à ce que ces nouvelles informations soient reprises dans votre fiche département. Pour cela il vous suffit de cliquer sur "Modifier" le document, puis sur le formulaire du document, cliquez sur le bouton "Modifier" situé sous les coordonnées Vendeur. Changez les coordonnées puis cliquez sur "Plus" et cochez l'option "Mettre à jour la fiche du département" avant de sauvegarder le document. Ainsi le document et la fiche de votre entreprise seront mis à jour. 
 



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