Créer/annuler une récurrence

Published at 20 février 2017 11:18:27

Avec l'application de facturation en ligne vosfactures.fr, vous pouvez créer des factures récurrentes. Cette fonction peut vous être très utile si vos clients se sont abonnés à vos services par exemple. Notez que n'importe quel type de document peut faire l'objet d'une récurrence (facture, devis,...).

Les factures récurrentes peuvent être configurées pour être émises automatiquement selon une récurrence choisie pendant une période précise (par exemple, tous les 10 du mois pendant un an).

Comment créer une récurrence?

 

1) Activer l'option récurrence

Avant tout, vérifiez que l’option "Documents récurrents" a été activée (option disponible à partir de l'abonnement Standard): allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte,  et cochez l’option «Documents Récurrents », puis sauvegardez.
 

2) Créer une nouvelle récurrence

Pour créer une récurrence, il vous faut d'abord créer la première facture (qui servira de modèle) que vous souhaitez envoyer.

Ensuite, vous avez deux possibilités pour créer une récurrence:

 soit depuis la barre de menu: cliquez sur l’onglet « Revenus », sélectionnez « Récurrences » et utilisez le bouton bleu « Nouvelle récurrence »

► soit depuis la liste de vos documents: affichez l'aperçu de la facture (ou autre) que vous souhaitez rendre récurrente, et cliquez sur le bouton «Plus» (situé sur la barre de menu horizontale grise en haut et en bas de la page de l’aperçu)  et sélectionnez «Créer une récurrence ».

facture récurrente

Paramétrer la récurrence

Il vous suffit à présent d'indiquer:

  • un titre (ex: ‘Abonnement Mr Intel’) 
  • le type de document (Revenu ou dépense)
  • le document de référence (facture ou autre): il vous suffit de taper le numéro du document ou le nom du contact pour que la liste s'affiche. 
  • la date de la prochaine émission (en prenant soin d'utiliser le petit calendrier)
  • la nature de la récurrence: hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle. 
  • la date de fin (optionnelle)


Parmi les options disponibles, vous pouvez:

► opter pour un envoi les jours de semaine seulement (en savoir plus)
► 
opter pour l'envoi automatique des documents récurrents par email
 choisir d'être notifié par email lorsque les documents récurrents sont générées par le système
► générer les documents récurrents avec l'état Payé (car par défaut les documents auront un état "Créé" uniquement)
► opter pour un format de numérotation spécifique (si vous souhaitez que les documents récurrents générés aient un format de numérotation distincts de celui par défaut indiqué dans vos paramètres)
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► ajouter des commentaires privés


créer facture recurrentes

N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder: le résumé de la récurrence s'affiche. Ces paramètres pourront être modifiés à tout moment en éditant la récurrence. (voir plus bas).

Remarques

 Les factures générées automatiquement selon cette récurrence se distingueront sur la liste de vos factures par un icône de flèches circulaires.

► Vous pouvez également créer des documents récurrents intégrant des variables de temps (ex: “Abonnement Juillet” et le mois suivant “Abonnement Août » etc… En savoir plus.

► Vous pouvez créer n'importe quel type de documents récurrents (devis, facture proforma...), y compris des dépenses récurrentes.

Comment annuler ou modifier une récurrence?

Pour annuler ou modifier une récurrence, allez dans l’onglet « Revenus », sélectionnez « Récurrences », cliquer sur le titre de la récurrence ou cliquez sur l’icône situé au bout à droite de chaque ligne, en choisissant Editer pour modifier la récurrence ou Effacer pour supprimer la récurrence. Lorsque vous effacez une récurrence, celle-ci est annulée, mais bien sûr la facture d’origine et les factures déjà générées seront conservées dans la liste de vos factures.



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