Créer une Récurrence (création automatique de documents)

Published at 26 octobre 2013 19:36:20

Avec l'application de facturation en ligne vosfactures.fr, vous pouvez créer des factures récurrentes. Cette fonction peut vous être très utile si vos clients se sont abonnés à vos services par exemple. Notez que n'importe quel type de document peut faire l'objet d'une récurrence (facture, devis,...).

Les factures récurrentes peuvent être configurées pour être émises automatiquement selon une récurrence choisie pendant une période précise (par exemple, tous les 10 du mois pendant un an).

Comment créer une récurrence?

 

1) Activer l'option récurrence

Avant tout, vérifiez que l’option "Documents récurrents" a été activée (option disponible à partir de l'abonnement Standard): allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte,  et cochez l’option «Documents Récurrents », puis sauvegardez.
 

2) Créer une nouvelle récurrence

Pour créer une récurrence, il vous faut d'abord créer la première facture (qui servira de modèle) que vous souhaitez envoyer.

Ensuite, vous avez deux possibilités pour créer une récurrence:

 soit depuis la barre de menu: cliquez sur l’onglet « Revenus », sélectionnez « Récurrences » et utilisez le bouton bleu « Nouvelle récurrence »

► soit depuis la liste de vos documents: affichez l'aperçu de la facture (ou autre) que vous souhaitez rendre récurrente, et cliquez sur le bouton «Plus» (situé sur la barre de menu horizontale grise en haut et en bas de la page de l’aperçu)  et sélectionnez «Créer une récurrence ».

facture récurrente

Paramétrer la récurrence

Il vous suffit à présent d'indiquer:

  • un titre (ex: ‘Abonnement Mr Intel’) 
  • le type de document (Revenu ou dépense)
  • le document de référence (facture ou autre): il vous suffit de taper le numéro du document ou le nom du contact pour que la liste s'affiche. 
  • la date de la prochaine émission (en prenant soin d'utiliser le petit calendrier)
  • la nature de la récurrence: hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle. 
  • la date de fin (optionnelle)


Parmi les options disponibles, vous pouvez:

► opter pour un envoi les jours de semaine seulement (en savoir plus)
► 
opter pour l'envoi automatique des documents récurrents par email
 choisir d'être notifié par email lorsque les documents récurrents sont générées par le système
► générer les documents récurrents avec l'état Payé (car par défaut les documents auront un état "Créé" uniquement)
► opter pour un format de numérotation spécifique (si vous souhaitez que les documents récurrents générés aient un format de numérotation distincts de celui par défaut indiqué dans vos paramètres)
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► ajouter des commentaires privés


créer facture recurrentes

N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder: le résumé de la récurrence s'affiche. Ces paramètres pourront être modifiés à tout moment en éditant la récurrence. (voir plus bas).

Remarques

 Les documents récurrents sont générées automatiquement à 10h (UTC) le matin. 

 Les documents récurrents générées se distingueront sur la liste de vos documents par un icône de flèche circulaire.

► Vous pouvez également créer des documents récurrents intégrant des variables de temps (ex: “Abonnement Juillet” et le mois suivant “Abonnement Août » etc… 

► Vous pouvez créer n'importe quel type de documents récurrents (devis, facture proforma...), y compris des dépenses récurrentes.

Comment annuler ou modifier une récurrence?

Modifier une récurrence

Pour modifier une récurrence, allez dans l’onglet Revenus > Récurrences , cliquez sur le titre de la récurrence ou cliquez sur l’icône situé au bout à droite de chaque ligne, en choisissant Editer . 

Supprimer/Arrêter une récurrence

Lorsque vous effacez ou arrêtez une récurrence, celle-ci est annulée mais la facture d’origine et les factures déjà générées seront bien sûr conservées. Deux solutions pour annuler une récurrence depuis l’onglet « Revenus > Récurrences » :
- soit vous effacez la récurrence (en cliquant sur Effacer depuis l’icône en bout de ligne) : la récurrence s'arrête et n'apparaît plus sur la liste des Récurrences.
- soit vous modifiez la récurrence et vous indiquez une date de fin dans le champ prévu à cet effet. La récurrence s'arrête mais continue d'apparaître sur la liste des Récurrences (ainsi vous conservez le résumé de la récurrence). 



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