Vous vendez des abonnements ou avez des dépenses récurrentes ? Automatisez la création de vos documents de facturation ! 
 

1. Activer la fonction Récurrence
2. Créer une Récurrence
   - Sur la base d'un document
   - Sans document de base
3. Paramétrer la Récurrence
4. Suivi des Récurrences
5. Modifier ou Annuler une Récurrence

Activer la fonction Récurrence

Allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte,  et cochez l’option «Documents Récurrents », puis sauvegardez.

 

Créer une récurrence

Les documents récurrents peuvent être configurés pour être émis automatiquement selon une récurrence choisie, et pendant une période précise (ex: tous les 10 du mois pendant un an). 
Il y a deux façons de créer une récurrence: 

• sur la base d'un document existant (conseillé)
• sans passer par un document existant 

 

Créer une récurrence sur la base d'un document existant

Etape 1 - Créer le document de base

Créer le document de base que vous souhaitez rendre récurrent, comme une facture de vente ou d'achat.
Créez plutôt une facture proforma comme document de base :

Etape 2 - Créer la récurrence

• soit directement depuis l'aperçu du document via le bouton Créer/Plus > Créer une récurrence

• soit depuis l’onglet Revenus  > Récurrences > Nouvelle récurrence : sélectionnez le document via le champ "Basé sur le document" (vous pouvez y taper le n° du document ou le nom du contact). Attention, si le document est une dépense, pensez à cocher d'abord "Dépense" comme type). 

 

Remarque

Si le document de référence est une facture proforma, cochez l'option "Générer des factures" pour que le logiciel génère des factures et non des factures proforma récurrentes.
 
​
Puis paramétrez la récurrence.  

Créer une récurrence sans document de base

Cette façon de créer une récurrence est limitée : vous ne pourrez créer que des factures (ventes ou dépenses) listant un seul produit. Les autres champs (Informations spécifiques, mode & date limite de règlement ...) seront complétés automatiquement par le système avec les valeurs par défaut. 

Pour cela, cliquez sur Revenus > Récurrences > Nouvelle Récurrence, puis cochez l'option "Non basé sur un document existant" et renseignez les champs suivants : nom du contact (client/fournisseur), produit (modifiez au besoin la quantité/prix/devise), et le département vendeur (en cas de compte multi-départements). 

Puis paramétrez la récurrence. 
 

Paramétrer la récurrence

Que vous ayez créé une récurrence depuis un document de base ou non, vous devez renseigner obligatoirement : 

1. le titre (ex: ‘Abonnement Client ABC’) 
2. le type de document (Revenu ou Dépense)
3. le mode de création avec ou sans document de base (comme expliqué précédemment)
4. la date de début (utilisez le calendrier), c'est à dire la date du 1er document récurrent à créer. Celle-ci peut être différente des créations ultérieures (voir option n°7). Notez que si la date du début est antérieure ou égale à la date du jour, le 1er document sera généré au moment de la création de la Récurrence.  
5. la nature de la récurrence : hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle

Et parmi les options disponibles vous pouvez choisir :
       6. l'heure de la création. Notez que si vous choisissez une création entre 24h00 et 02h00, des retards de création (de 24h maximum) peuvent survenir. Ceci est lié au fuseau horaire des serveurs utilisés par VosFactures.
La solution que nous proposons est de modifier l'heure de facturation automatique à 02h00 - 03h00 ou à des heures plus tard que l'heure par défaut.
       7. de créer lors d'un jour donné les documents récurrents si jamais la date de la 1ère création (date du début) diffère de la date des créations suivantes. Exemple : vous souhaitez émettre les factures le 1er jour de chaque mois à compter de Janvier, mais le 1er Janvier est un jour férié : date du début = 02 Janvier et le jour donné = 1. 
       8. de créer uniquement en semaine pour éviter les créations le week-end (en savoir plus)
       9. l'envoi automatique par email des documents générés par la récurrence: indiquez la ou les adresses email du destinataire. Le contenu de l'email sera celui de vos paramètres d'envoi
       10. de recevoir une notification par email lorsqu'un document récurrent est généré
       11. de générer les documents récurrents avec l'état Payé (car par défaut les documents auront un état "Créé" uniquement)
       12. d'attribuer un format de numérotation spécifique aux documents récurrents générés, différents du format de numérotation par défaut indiqué dans vos paramètres. 
       13. d'afficher uniquement le mois et l'année de la Date additionnelle
       14. de générer les documents avec une Date additionnelle égale au dernier jour du mois
       15. la date de fin de la récurrence (en prenant soin d'utiliser le petit calendrier)
       16. d'ajouter des commentaires privés pour un meilleur suivi

N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder. Ces paramètres pourront être modifiés à tout moment en modifiant la récurrence.

 

Suivi des Récurrences

Liste des Récurrences

Depuis l'onglet Revenus > Récurrences, vous trouvez la liste des récurrences (actives et inactives). Vous pouvez :

• affiner la liste via le moteur de recherche
• exporter la liste vers excel
• personnaliser l'affichage des colonnes de la liste
• afficher le résumé de chaque récurrence (documents récurrents créés, modifications effectuées...).

 

Liste des Documents Récurrents

Les documents récurrents générés sont ajoutés à la liste des documents de facturation (Onglet Revenus ou Dépenses) et se distinguent par un icône de flèche circulaire.


 

Historique des Activités

Depuis l'onglet Historique des Activités vous pouvez afficher et rechercher les actions suivantes :

• création de récurrence
• suppression de récurrence
• modification de récurrence 
• création automatique de documents récurrents
• envoi automatique de documents récurrents

 

Notification d'Erreurs

En cas d'erreur (documents récurrents non générés), le système vous en informera via une alerte sur votre tableau de bord, et vous pourrez décider de : 

• créer les documents manquants et réactiver la récurrence
• ignorer les documents manquants et réactiver la récurrence
• mettre fin à la récurrence

 

Modifier ou Annuler une récurrence

 

Modifier une récurrence

Pour modifier une récurrence, allez dans l’onglet Revenus > Récurrences , cliquez sur le titre de la récurrence ou cliquez sur l’icône situé au bout à droite de chaque ligne, en choisissant Modifier. 

Supprimer/Arrêter une récurrence

Lorsque vous effacez ou arrêtez une récurrence, celle-ci est annulée mais la facture d’origine et les factures déjà générées seront bien sûr conservées.
Deux solutions pour annuler une récurrence depuis l’onglet Revenus > Récurrences :

• soit vous modifiez la récurrence et vous indiquez une date de fin dans le champ prévu à cet effet : la récurrence s'arrête mais continue d'apparaître sur la liste des Récurrences (ainsi vous conservez le résumé de la récurrence). 
• soit vous effacez la récurrence (en cliquant sur Effacer depuis l’icône en bout de ligne) : la récurrence s'arrête et disparaît de la liste des Récurrences.

 

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