Personnaliser le Contenu des Emails de Relances

Créé: 26/07/2018
Dernière mise à jour: 17/05/2022

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Grâce au logiciel de facturation en ligne VosFactures, vous pouvez suivre et gérer plus facilement les retards de paiement de vos clients, grâce à un système de relances, comprenant notamment des relances par Email manuelles et automatiques dont vous pouvez personnaliser le contenu.

Personnaliser les Relances Manuelles

► A chaque envoi

Vous pouvez au moment de chaque envoi d'une relance manuelle :

modifier le titre et le texte de la relance
joindre ou non le PDF de la facture impayée

Personnaliser Contenu Mail Relance Si Facture Impayée

Pour modifier le contenu des relances que le logiciel propose par défaut à chaque envoi, il vous suffit de vous rendre dans vos Paramètres du compte.

► Par défaut

Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email, vous pouvez créer un contenu par défaut personnalisé :

Titre et Texte : Choisissez l’option « Email personnalisé » au lieu de « Email par défaut », puis modifiez le texte, en utilisant les variables dynamiques proposées par le logiciel.
Pièce jointe : Choisissez de joindre par défaut le PDF de la facture impayée en cochant l’option "Joindre à l'email la facture impayée en PDF (en tant que pièce jointe)".

N’oubliez pas de cliquer sur sauvegarder.
Paramétrage Contenu Email Personnalisé Pour Facture Impayé

Variables Dynamiques

Vous pouvez visualiser les principales variables dynamiques en cliquant sur le bouton bleu "Aide" (contactez-nous si besoin) :
Contenu Mail Facture Relance Personnalisé Variables Dynamiques

Grâce aux variables dynamiques, vous pouvez par exemple écrire un contenu par défaut différent en fonction du type ou de la langue du document relancé (voir exemples ci dessous).

Les variables dynamiques suivantes permettent d'afficher le nombre de relances* :

{{inc reminder_no}} : Numéro de la relance (relance "N")
{{reminder_no}} : Nombre de relances déjà envoyées, ("N-1" relances envoyées)
{{dec reminder_no}} : Nombre de relances précédemment envoyées, ("N-2" relances envoyées)

*Notez que les relances par email et les relances imprimées sont comptabilisées ensemble.

Remarques

Même une fois le texte de l'email de relance personnalisé, vous pourrez toujours modifier son contenu avant l'envoi d'une relance manuelle, de manière ponctuelle comme expliqué dans le paragraphe précédent.

► Par département

Si vous possédez un compte multi-départements, vous pouvez choisir un contenu par défaut de vos emails d'envoi pour chaque département.
Pour cela, allez dans Paramètres > Compagnies/Départements et cliquez sur le département voulu puis cochez la case "Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails (en cas de multi-départements)". Le principe est le même, un email par défaut est proposé que vous pouvez personnaliser. Une fois le texte renseigné pensez à sauvegarder.

Personnaliser les Relances Automatiques

Le titre et texte des relances automatiques par email correspond au texte par défaut des relances manuelles par email que vous avez indiqué dans le paragraphe "Email de relance en cas de facture impayée" (de votre compte ou de votre département), comme expliqué précédemment.

Exemples de Relance Personnalisée

► Insérer le titre de la prestation/vente

Ajouter la variable dynamique {{title}} qui représente le contenu du champ "Objet" du document et de l'insérer dans le texte ou titre de l'email personnalisé.
Ex:

Titre de l'email : Relance n° {{inc reminder_no}}

Bonjour,

Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement concernant la {{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}} pour la prestation suivante: {{title}}
Vous pouvez également visualiser le document en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}.

{{{footer}}}

► Texte différent selon le type de document

Ecrivez les deux textes en les séparant par des balises comme ceux-ci:

{{#in kind 'vat,final'}}
Le texte spécifique des relances des factures et des factures de soldes
{{else}}
Le texte des relances des factures d'acomptes
{{/in}}
{{{footer}}}

Ou encore :

{{#in kind 'vat,advance,final'}}
{{#eq kind 'vat'}} texte pour les factures {{/eq}}
{{#eq kind 'advance'}} texte pour les factures d'acompte {{/eq}}
{{#eq kind 'final'}} texte pour les factures de solde {{/eq}}
{{else}} texte pour les autres documents sauf factures/acompte/solde
{{/in}}
{{{footer}}}

Par exemple écrivez:

Bonjour,

{{#in kind 'vat,final'}}Merci de procéder au règlement d'un montant {{outstanding}} correspondant à la {{document_type}} n° {{number}} impayée et que vous trouverez en pièce jointe.
{{else}}
Veuillez trouver en pièce jointe la {{document_type}} numéro {{number}} d’un montant de {{outstanding}} qui {{#if overdue}}reste à ce jour impayé.{{else}}arrive à échéance le {{payment_to}}. Merci de nous retourner le chèque d'acompte afin de confirmer votre commande. {{/if}}.
{{/in}}

{{{footer}}}

► Texte différent entre les documents de vente et les dépenses

De la même manière, séparez les textes par les balises suivantes :

{{#if income}}
texte de l'email de relances pour les documents de vente
{{else}}
texte de l'email de relances pour les dépenses
{{/if}}
{{{footer}}}

► Texte différent pour un type de document

De la même manière, séparez les textes par les balises suivantes :

Bonjour,
{{#eq kind 'advance'}}
texte pour les facture d'acompte
{{else}}texte pour les autres types de facture
{{/eq}}
{{{footer}}}

► Texte différent selon la langue du document

De la même manière, séparez les textes par les balises suivantes :

Bonjour,
{{#eq lang 'fr'}}
Texte quand la langue du document est "Français"
{{else}}
Texte quand la langue du document n'est pas "Français"
{{/eq}}

N.B: la langue du document est celle que vous choisissez dans le champ "Langue" lors de la création du document.

► Titre différent selon le type de document

La logique pour personnaliser le champ "Titre" est exactement la même que pour le texte, comme par exemple:

{{#eq kind 'advance'}}
Titre pour les factures d'acompte
{{else}}Titre pour les autres documents
{{/eq}}
{{{footer}}}

► Signature différente selon le type de document

Effacez la balise {{{footer}}} dans le champ "Texte" et remplacez-la par le contenu suivant par exemple:

{{#eq kind 'advance'}}
signature pour les factures d'acompte
{{else}}signature pour les autres types de facture
{{/eq}}