Relancer un client est un moyen efficace de se faire payer rapidement. Le logiciel de facturation VosFactures vous pouvez facilement :

• Suivre votre facturation et les impayés 
• Envoyer des relances à vos clients (avant ou après échéance)
• Avoir un suivi des relances réalisées

Retard de paiement : Identification facilitée

1) Grâce à un système de couleur, l’étiquette de l’état de vos factures passera au rouge lorsque la date limite de règlement indiquée sur la facture est dépassée. Ainsi, vous pouvez identifier facilement les factures en retard de paiement.  


2) Grâce au module de recherche, vous pouvez affiner la liste de vos documents en choisissant comme critère l'état "Impayé après échéance" (factures en retard de paiement) ou l'état "Impayé" (qui inclut aussi les factures non payées pas encore en retard). 


3) Grâce au Rapport dédié "Liste des factures impayées" (depuis l'onglet Rapports > Liste des rapports) vous pouvez visualiser les factures impayées et le nombre de jours de retard. 

Types de Relances possibles

Le logiciel de Facturation vous propose 3 types de relances à personnaliser: 

• Relance manuelle par Email 
• Relance automatique par Email 
• Relance Papier à imprimer

Nous expliquons ci-après l'envoi manuel de relance par email. 

Relance Manuelle par Email

Envoyer une relance par Email 

1- Une fois la facture impayée identifiée, cliquez sur le numéro de la facture pour afficher son aperçu, puis cliquez sur l’onglet Relances > Envoyer une relance pour envoyer au client un email de relance.



2- La fenêtre d'envoi s'affiche avec le titre et le texte de l'email tels que définis par défaut et que vous pouvez modifier (voir plus bas).

Personnaliser le contenu des Relances 

Vous pouvez modifier le contenu (titre, texte, et pièce jointe) des relances : 

Lors de l'envoi

Au moment de chaque envoi d'une relance manuelle, vous pouvez :

• choisir l'expéditeur (adresse email du compte ou de l'utilisateur connecté)
• modifier/indiquer l’adresse email du destinataire
• rajouter une adresse email en copie
• modifier le titre et le texte de la relance
• joindre ou non le PDF de la facture impayée

Par défaut  

il vous est possible de modifier le contenu par défaut des emails de relance depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email > Email de relance en cas de facture impayée.
Titre et Texte :
Choisissez l’option « Email personnalisé » au lieu de « Email par défaut », puis modifiez le texte, en utilisant les variables de votre choix. Vous pouvez cliquer sur le bouton bleu « Aide » pour vous aider et visualiser la liste des variables disponibles. Vous pouvez également nous contacter si vous avez besoin d'aide. 
Pièce jointe :
Choisissez de joindre par défaut le PDF de la facture impayée en cochant l’option « Joindre à l'email la facture impayée en PDF (en tant que pièce jointe) ». N’oubliez pas de cliquer sur sauvegarder.

Par département (compte Multi-départements)

Vous pouvez personnaliser le titre et texte des relances depuis la fiche de chaque département via l’option « Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails » (en savoir plus). Ainsi, en passant par la création de départements multiples, vous pouvez combiner plusieurs contenus de relance. 

Remarque

Si vous voulez garder une copie du contenu des relances, nous vous conseillons:
- soit de vous mettre en copie ou copie cachée de chaque envoi
- soit de choisir le 3ème mode d'envoi "Via votre boîte de messagerie (SMTP)" afin de retrouver les emails et relances envoyées directement dans le dossier d'envoi de votre boîte de messagerie. 

Vous pouvez également avoir un suivi des relances envoyées.