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Créer une Récurrence (création automatique de documents)

Créé: 26/10/2013
Dernière mise à jour: 03/07/2020
Nombre de vues pour le message: 11996

Avec l'application de facturation en ligne vosfactures.fr, vous pouvez créer des factures récurrentes.

Les documents récurrents peuvent être configurés pour être émis automatiquement selon une récurrence choisie pendant une période précise (par exemple, tous les 10 du mois pendant un an). N'importe quel type de document peut faire l'objet d'une récurrence (facture, facture proforma, dépense...). 

Cette fonction peut vous être très utile si vos clients se sont abonnés à vos services par exemple, ou si vous avez des dépenses récurrentes. 
 

  1. Activer la fonction Récurrence
  2. Créer une Récurrence sur la base d'un document (conseillé)
  3. Créer une Récurrence sans document de base
  4. Paramétrer la Récurrence
  5. Suivi des Récurrences
  6. Modifier ou Annuler une Récurrence

Activer la fonction Récurrence

Allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte,  et cochez l’option «Documents Récurrents », puis sauvegardez (option disponible à partir de l'abonnement Standard).

Facture Récurrence Création Abonnement Mensualité

Il y a deux façons de créer une récurrence: 

  • sur la base d'un document existant (conseillé)
  • sans passer par un document existant 

Créer une récurrence sur la base d'un document existant (conseillé)

1 - Créer le document (ex: facture ou facture proforma) que vous souhaitez rendre récurrent

Si vous ne souhaitez pas que le document servant de modèle soit une facture qui sera comptabilisée, créez une facture proforma qui servira de modèle à la création des factures récurrentes (voir plus bas).  

2 - Créer la récurrence

  • soit directement depuis l'aperçu du document : cliquez sur le bouton «Créer/Plus» puis «Créer une récurrence »Facture Récurrence Création
  • soit depuis l’onglet « Revenus » : cliquez sur Récurrences > Nouvelle récurrence puis sélectionnez le document via le champ "Basé sur le document" (vous pouvez y taper le n° du document ou le nom du contact). Attention, si le document est une dépense, pensez à cliquer d'abord "Dépense" comme type). 
 

Remarque

Si le document de référence est une facture proforma, vous pouvez cocher l'option "Générer des factures". Le système ne génèrera pas des factures proforma récurrentes mais des factures. Cette option est très utile si vous souhaitez utiliser dans votre document de référence des variables de date.
 

Paramétrez ensuite la récurrence comme expliqué ici.  

Créer une récurrence sans document de base

Cette façon de créer une récurrence est limitée : vous ne pourrez créer que des factures (ventes ou dépenses) listant un seul produit. Les autres champs (Informations spécifiques, mode et date limite de règlement ...) seront complétés automatiquement par le système avec les valeurs par défaut. 

1 - Cliquez sur "Nouvelle récurrence"
après avoir cliqué sur Revenus > Récurrences. 

2 - Choisissez l'option "Non basé sur un document existant" 

3 - Renseignez les champs 
nom du contact (client/fournisseur), produit (modifiez au besoin la quantité/prix/devise), et département (en cas de compte multi-départements). 

Paramétrez ensuite la récurrence. 

Paramétrer la récurrence

Vous devez renseigner obligatoirement : 

  1. un titre (ex: ‘Abonnement Mr Intel’) 
  2. le type de document (Revenu ou dépense)
  3. la date de la première émission (en prenant soin d'utiliser le petit calendrier)
  4. la nature de la récurrence: hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle
Et parmi les options disponibles, vous pouvez:

       5. opter pour une création les jours de semaine seulement (en savoir plus)
       6. opter pour l'envoi automatique par email des documents générés par la récurrence: indiquez la ou les adresses email du destinataire. Le texte et titre de l'email seront ceux de vos paramètres d'envoi
       7. choisir d'être notifié par email lorsque les documents récurrents sont générées par le système
       8. générer les documents récurrents avec l'état Payé (car par défaut les documents auront un état "Créé" uniquement)
       9. opter pour un format de numérotation spécifique (si vous souhaitez que les documents récurrents générés aient un format de numérotation distincts de celui par défaut indiqué dans vos paramètres)
      10. afficher uniquement le mois et l'année de la "Date additionnelle"
      11. indiquer une date de fin
      12. ajouter des commentaires privés



N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder.  

Ces paramètres pourront être modifiés à tout moment en modifiant la récurrence.

Remarques

  • Par défaut les documents récurrents sont générés automatiquement à 10h (UTC) le matin, mais vous pouvez indiquer l'heure de votre choix. Le système prendra également compte de l'heure d'été et d'hiver.
  • Si la date de 1ère émission est antérieure ou égale à la date du jour, le premier document récurrent sera généré au moment de la création de la Récurrence.  
  • Vous pouvez également créer des documents récurrents intégrant des variables de date (ex: “Abonnement Juillet” et le mois suivant “Abonnement Août » etc… 

Suivi des Récurrences

  • Depuis l'onglet Revenus > Récurrences, vous trouverez la liste des récurrences que vous pouvez affiner via le moteur de recherche. Et depuis le résumé de chaque récurrence vous pouvez visualiser les modifications effectuées.  
  • Depuis la liste de vos documents, les documents récurrents générées se distinguent par un icône de flèche circulaire.
  • Depuis l'onglet Paramètres > Historique des Activités vous pouvez afficher les actions suivantes : création/envoi automatique de documents récurrents, création/suppression/modification de récurrence. 
  • En cas d'erreur (documents récurrents non générés), le système vous en informera via une alerte sur votre tableau de bord, et vous pourrez décider de : 
    • créer les documents manquants et réactiver la récurrence
    • ignorer les documents manquants et réactiver la récurrence
    • mettre fin à la récurrence

Modifier ou Annuler une récurrence

Modifier une récurrence

Pour modifier une récurrence, allez dans l’onglet Revenus > Récurrences , cliquez sur le titre de la récurrence ou cliquez sur l’icône situé au bout à droite de chaque ligne, en choisissant Modifier. 

Supprimer/Arrêter une récurrence

Lorsque vous effacez ou arrêtez une récurrence, celle-ci est annulée mais la facture d’origine et les factures déjà générées seront bien sûr conservées. Deux solutions pour annuler une récurrence depuis l’onglet « Revenus > Récurrences » :
- soit vous effacez la récurrence (en cliquant sur Effacer depuis l’icône en bout de ligne) : la récurrence s'arrête et n'apparaît plus sur la liste des Récurrences.
- soit vous modifiez la récurrence et vous indiquez une date de fin dans le champ prévu à cet effet. La récurrence s'arrête mais continue d'apparaître sur la liste des Récurrences (ainsi vous conservez le résumé de la récurrence). 


 

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Commentaires

Avatar sugester medium
Hakim
Bonjour,
Comment faire pour des montants différents tout les mois.
Merci

03 mai 2019 23:36:16

Signaler comme abusif

Agathe
Agathe
Réponse:  

Bonjour,
Avec le système de récurrence le montant facturé doit être identique, il est impossible d'indiquer un montant différent chaque mois. Toutefois si vous souhaitez facturer régulièrement un client, vous pouvez passer par l'option "Créer un document similaire" en ajustant les produits/services facturés ainsi que les montants si besoin (en savoir plus ici). Cela pourra vous faire gagner du temps.
Restant à votre disposition,


06 mai 2019 13:37:38

Signaler comme abusif

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