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1. Principe du Module
2. Avantages et Fonctions
3. Comment Obtenir le module
4. Installation et Personnalisation du Module
5. Remarques
6. Désinstaller le module

1- Principe du module

Le module VosFactures pour Prestashop vous permet d’intégrer votre boutique en ligne Prestashop avec un logiciel de facturation performant et personnalisable.

Depuis votre compte VosFactures vous pourrez choisir et personnaliser le format de vos factures (mise en page, format de numérotation, bas de page, mentions diverses…) qui remplacera celui proposé par Prestashop. Vous pourrez visualiser les factures directement depuis votre backoffice Prestashop et depuis votre compte VosFactures.

Fonctionnement simple

La numérotation sera assurée par VosFactures, vous permettant ainsi de vendre également en dehors de Prestashop et de garder une continuité dans votre facturation, stock et trésorerie, tout en bénéficiant des nombreuses fonctions du logiciel de facturation (envoi en ligne, gestion de stock, registre des achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..).
Vous pouvez ainsi centraliser la gestion de vos commandes en ligne et hors site web dans une même interface.

Option Multi-boutiques

Notez que si vous avez plusieurs boutiques Prestashop, vous pouvez les intégrer vers un même compte VosFactures. 

Compatibilité 

Le module (version 2.3.6) est compatible avec les versions 1.5.4 à 1.7.3 de Prestashop. Le module est mis à jour régulièrement. 


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2- Avantages et Fonctions du module

► Personnalisation : personnaliser le format de vos factures depuis votre compte VosFactures : logo, cachet, mentions légales, informations diverses, numérotation... 18 formats (mises en pages) sont proposés et vous pouvez même créer votre propre modèle de facture (en savoir plus).

► Création automatique de factures : une fois la commande payée, la facture correspondante sera automatiquement générée : le format des factures sur Prestashop est remplacé par celui de VosFactures. (Vous pouvez aussi « forcer » la création manuellement en cliquant sur "Générer la facture" depuis l'onglet "Document" d'une commande). 

⇒ Les éléments de la commande (coordonnées clients, produits commandés, n° de la commande, frais de livraison, emballage cadeaux, frais paypal, etc...) seront repris sur les factures. 
⇒ Les réductions en % ou en montant, ou sous forme de frais de livraison offerts, sont également intégrées et reprises sur les factures, avec le montant HT avant et après réduction.
⇒ L'adresse de livraison renseignée, si différente de l'adresse de facturation, est affichée sur les factures. 
⇒ Vous pouvez choisir d'afficher ou non sur les factures les frais de livraison lorsqu'ils sont gratuits, et spécifier ou non le nom du transporteur.
⇒ Vous pouvez choisir d'afficher ou non sur les factures le contenu par défaut du champ Informations spécifiques (en savoir plus). 
⇒ En cas d'utilisation du module AW Paypal, les frais de commission Paypal facturés au client sont également intégrés et repris sur les factures.
⇒ Vous pouvez facturer en n'importe quelle devise.
⇒ Le module fonctionne avec les ventes avec tva et les ventes exonérées de tva. 
⇒ L'état des factures est changé en "Payé" de manière automatique.
⇒ S'il y a une erreur lors de la création d'une facture, cela s'affichera dans votre compte Prestashop et vous pourrez réessayer (grâce à un bouton "Recommencer") 
⇒ Vos clients Prestashop pourront comme avant récupérer leur facture depuis leur compte boutique (front office) Prestashop.
⇒ Depuis votre compte Prestashop, vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande.Il y aussi un lien "Afficher la facture sur le compte VosFactures".
 
► Centralisation des données : A chaque transaction, les coordonnées de vos clients et les détails des produits vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock et votre fichier contact sont mis à jour automatiquement.

⇒ Le type de client (professionnel/particulier) est intégré par VosFactures selon les données renseignées par le client sur Prestashop lors de sa commande (si rien n’est indiqué dans le champ "compagnie", le client sera considéré comme un particulier). 
⇒ Vous pouvez reprendre vos données Prestashop existantes (clients, stock…)  en les important dans votre compte VosFactures (voir nos conseils sur l’importation).

► Envoi automatique des factures (optionnel) : Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients. Vous pouvez ainsi suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures.

► Création facilitée de factures d'avoir: Un bouton "Créer un avoir" sur votre back office Prestashop vous permettra de créer facilement une facture d'avoir (partiel ou total) sur votre compte VosFactures. 

►Configuration Multi-boutiques (optionnel): en cas de compte Prestashop Multi-boutiques, vous pouvez activer et paramétrer le module pour la ou les boutiques de votre choix. Vous pouvez également distinguer les factures créées sur le logiciel par boutique (via la création de plusieurs départements). 

3- Comment obtenir le module ?

Le module Prestashop est disponible avec les formules PRO et Max du logiciel (voir tarifs) et peut être acheté sur la Marketplace Officielle de PrestaShop. 

4- Installation et Configuration du module

(Les captures d’écran ci-dessous sont basées sur la version 1.6 de Prestashop). 

1- Installation

Dans votre compte Prestashop, le module acheté, qui se nomme "VosFactures" apparaît dans la liste des modules (section Facturation). Cliquez sur "Installer".

Le message de confirmation « module(s) installé(s) avec succès» s’affiche, suivi du formulaire de configuration (N.B : dans la version 1.5, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Configurer » pour faire apparaître le formulaire).

2- Configuration 

Si vous n’avez pas encore créé de compte sur vosfactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, remplissez directement les champs du formulaire de configuration :



 

• CODE API

renseignez le code api de votre compte VosFactures (que vous trouverez dans en allant dans Paramètres > Paramètres du compte > Intégration). Copiez-le en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/societeintel) 
 

• 1a- ENVOI AUTOMATIQUE

indiquez si vous souhaitez que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients.
 

• 1b- DEPARTEMENT (Optionnel)

Sur le logiciel, les départements sont un bon moyen de distinguer les factures provenant de Prestashop de vos autres factures. (en savoir plus)
Si vous avez créé plusieurs départements sur votre compte VosFactures, vous pouvez indiquer l’identité (ID) du département qui sera concerné par la création de factures depuis Prestashop. Pour connaître l’ID d’un département, cliquez sur Paramètres > Compagnies/Départements puis sur le nom du département : l’ID (numéro) de ce département est visible dans l’url de la page (ex: https://blabla.vosfactures.fr/departments/3167/edit). Si vous n'indiquez rien, les factures seront créées par le département principal. 
 

• 2-  CATEGORIE (Optionnel)

Si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer automatiquement aux factures générées par le module une catégorie, afin de mieux les distinguer des autres factures (en savoir plus). 
 

• 3-  FRAIS DE LIVRAISON

en choisissant "Oui", même si les frais de livraison de la commande sont gratuits, il s'afficheront quand même sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à zéro sera ajoutée). En choisissant "Non", les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas.  
 

• 4- INFORMATIONS SPECIFIQUES

en choisissant "Oui", le contenu par défaut du champ "Informations spécifiques" que vous avez éventuellement renseigné dans les paramètres du compte (ou de votre département) dans votre compte VosFactures sera repris sur les factures.
 

• 5- INTITULE des FRAIS DE LIVRAISON

Vous pouvez choisir l'intitulé des frais de livraison: 
- soit "Frais de livraison" (par défaut)
- soit le nom du transporteur concerné (ex: "La Poste - Colissimo domicile")
- soit l'intitulé de votre choix (à indiquer)
 

• 6- CLIENT PROFESSIONNEL

En cas de vente à un professionnel, vous pouvez choisir quel est le nom qui doit figurer sur les factures :
- Nom de la société uniquement
- Nom et prénom du client uniquement
- Nom de la Société et nom et prénom du client
 

• 7- CHAMPS ADDITIONNELS (Optionnel)

Grâce à ce champ vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe json. Exemples: 
Une fois ces informations renseignées, cliquez sur "Sauvegarder les paramètres". Si l’intégration a bien fonctionné, le message « Paramètres sauvegardés » s’affiche. Sinon, vous serez informé de l'erreur et de sa cause.

L’installation est terminée !   

5- Remarques

Etats des commandes

Pour que le module intervienne et fonctionne correctement ( c'est-à-dire que les factures soient générées une fois la commande atteignant un certain état), il faut que cet état ait bien les options suivantes cochées (depuis Commandes > Status ou "Commandes > Etats):  

• Considérer la commande associée comme validée
• Autoriser le client à télécharger et à lire la version pdf de la facture
• Joindre la facture PDF à l'email
• Marquer la commande associée comme payée

 

Mode Debug

Attention, ne pas cocher l'option "Désactiver toutes les surcharges" (située dans Paramètres avancés > Performance > Mode Debug). Choisissez "Non", sinon l'intégration ne pourra pas se faire. 

Modification après création

Si vous changez une donnée (adresse client, …) ou appliquez une réduction manuellement sur Prestashop après qu’une facture ait été générée, celle-ci ne sera pas modifiée automatiquement: il faudra modifier la facture depuis votre compte VosFactures (en cliquant sur « Editer »).  

Compte Multi-boutiques

Un compte Prestashop (même s'il est en mode multi-boutique) ne peut être lié qu'à un seul code API (et donc un seul compte VosFactures).  

Multi-comptes

Plusieurs comptes Prestashop peuvent être liés à un seul code API (et donc un seul compte VosFactures)

Stock

Nouveau produit
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire activée) et sa quantité vendue est comptabilisée. Si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). Nous vous conseillons de donner le même nom à vos produits sur votre compte VosFactures que sur Prestashop. 
Produit existant
Le module évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée sur le nom des produits (et non la référence). Ainsi, nous vous conseillons de donner le même nom à vos produits sur votre compte VosFactures que sur Prestashop. 
Ventes directes
Attention la communication ne se fait que dans un sens (Prestashop -> Vosfactures): en cas de vente depuis VosFactures (hors Prestashop), la quantité décomptée sur VosFactures ne l'est pas sur Prestashop. 

Clients

Nouveau client
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau acheteur listé sur la facture est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Si vous souhaitez ajouter votre base de contacts avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). 
Notez que les coordonnées suivantes sont pris en compte par le module:

• nom et prénom du client particulier
• nom de la compagnie du client professionnel
• nom et prénom du client professionnel (optionnel selon le paramétrage du module)
• n° fiscal (TVA) si l'acheteur est un professionnel
• n° de téléphone
• adresse email
• adresse de facturation
• adresse de livraison

Client existant
Le module évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. Le module met à jour la fiche du contact si nécessaire.  

Réductions

Le module intègre les réductions en pourcentage et sous forme de montant. Selon le format (mise en page) que vous avez choisi, la réduction s'affichera dans le résumé des totaux (Total HT avant et après réduction) et/ou sur le tableau principal (PU HT avant et après réduction). Vous pouvez en savoir plus ici.
Pour une remise en %, voici comme le module procède : 
1- Prestashop transforme le % de réduction en montant (ex: sur une commande de 50 EUR, un voucher de 10% sera converti en une réduction de 5 EUR) et ce montant négatif est ajouté sur les factures par Prestashop sur une ligne séparée (Prestashop n'affiche pas pour chaque article le prix avant et après réduction). Il transmet à notre module uniquement un montant global à déduire. 
2 - Notre module lorsqu'il intervient ne va pas afficher ce montant négatif sur une ligne mais va étaler cette réduction sur l'ensemble des articles listés (sauf sur les frais de livraison) sur la facture.

6- Désinstaller le module

Depuis votre backoffice Prestashop, allez dans la liste des modules, et cliquez sur « Désinstaller » puis supprimer le module. Cela n’affecte en rien les factures existantes.