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1. Principe et Fonctions du Module
2. Installation
3. Configuration du Module
4. Informations Importantes : Etats des Commandes, Produits, et Contacts
5. Remarques
6. Désinstaller le module

1- Principe et Fonctions du module

Principe

Le module VosFactures pour Prestashop permet d’intégrer votre boutique en ligne Prestashop avec un Logiciel de Facturation performant et personnalisable, qui est conforme au RGPD (Europe) et à la loi Anti-fraude à la TVA (France).

Les factures de vos commandes Prestashop seront automatiquement générées sur le Logiciel de Facturation, avec le format et les options d'affichage que vous aurez choisis (mise en page, format de numérotation, bas de page, mentions diverses…).

Ces factures remplaceront celles de Prestashop : Vous pourrez visualiser les factures directement depuis votre backoffice (BO) Prestashop, et vos clients pourront recevoir ces factures par email et les télécharger.

Fonctionnement simple

La numérotation sera assurée par VosFactures, vous permettant ainsi de vendre également en dehors de Prestashop et de garder une continuité dans votre facturation, stock et trésorerie, tout en bénéficiant des nombreuses fonctions du logiciel de facturation (envoi en ligne, gestion de stock, registre des achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..).
Vous pouvez ainsi centraliser la gestion de vos commandes en ligne et hors site web dans une même interface.

Plus de témoignages

Fonctions

✔ Personnalisation des factures: personnaliser les factures émises grâce aux nombreuses options proposées par le logiciel: 

• format de numérotation
• choix de mises en page ou possibilité de créer votre propre modèle de facture (en savoir plus)
• ajout d'un logo
• ajout d'un cachet ou signature
• ajout d'informations spécifiques
• bas de page personnalisé
• et bien d'autres options d'affichage à découvrir (en savoir plus)

✔ Création automatique des factures, remplaçant la facture native de Prestashop, en reprenant fidèlement les données de la vente : 

• Coordonnées du client (nom, adresse de facturation, adresse de livraison, email, tel, type, )
• N° de la commande
• Produits commandés
• Réductions en % ou en montant
• Frais de livraison, Frais de livraison gratuits (optionnel), Nom du transporteur (optionnel)
• Emballage cadeaux
• Frais Paypal (En cas d'utilisation du module AW Paypal)
• Devise (vous pouvez facturer en n'importe quelle devise)
• Taux de taxe (fonctionne avec les ventes avec TVA ou sans TVA)

✔ Création manuelle des factures : vous pouvez forcer la création d'une facture grâce à une bouton "Générer la facture" depuis la commande. Cela est utile par exemple pour les commandes antérieures à l'installation du module, ou si vous décidez de désactiver la création automatique (voir plus bas). 

✔ Création facilitée de factures d'avoir: Un bouton "Créer un avoir" sur votre BO Prestashop vous permettra de créer facilement une facture d'avoir (partiel ou total) sur votre compte VosFactures. 

✔ Envoi automatique des factures (optionnel) : Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients, avec un texte personnalisé et depuis l'adresse email de votre choix. Vous pouvez suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures qui en assure le suivi. 

✔ Téléchargement PDF des factures : Vos clients pourront récupérer leur facture depuis leur compte boutique (front office) Prestashop. Depuis votre BO Prestashop, vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande. Il y aussi un lien "Afficher la facture sur le compte VosFactures". Les documents natifs de Prestashop (ex: Bons de livaison, facture) seront toujours accessibles si besoin.

✔ Centralisation des données : A chaque transaction, les coordonnées de vos clients et les détails des produits vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock et votre fichier contact sont mis à jour automatiquement. Vous pouvez également reprendre en masse vos données Prestashop existantes (clients, stock…)  en les important dans votre compte VosFactures (voir nos conseils sur l’importation).

✔ Détection des erreurs : Si le module rencontre une erreur lors de la création automatique d'une facture, un message d'information avec la raison de cette erreur (exemple: si votre abonnement est échu ou si votre compte est temporairement indisponible) s'affichera dans votre BO Prestashop (depuis la liste des commandes et depuis la commande concernée) et vous pourrez réessayer grâce à un bouton "Recommencer". 

2- Installation et Compatibilité du module

Installation

Le module Prestashop est disponible avec les formules PRO et MAX du logiciel (voir tarifs) et peut être acheté sur la Marketplace Officielle de PrestaShop. Nous pouvons également vous envoyer une version test du module. 
Le module acheté qui se nomme "VosFactures" apparaît dans la liste des modules (section Facturation). Cliquez sur "Installer".

Le message de confirmation « module(s) installé(s) avec succès» s’affiche, suivi du formulaire de configuration (N.B : dans la version 1.5, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Configurer » pour faire apparaître le formulaire).

3- Configuration 

Si vous n’avez pas encore créé de compte sur vosfactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, remplissez directement les champs du formulaire de configuration :

Renseignez le code api de votre compte VosFactures (que vous trouverez dans Paramètres > Paramètres du compte > Intégration en choisissant le Token API avec le préfixe de votre compte). Copiez-le en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/societeintel). 

Vous pouvez décider à quel moment la facture doit être automatiquement générée par le module : 
- une fois la commande payée (option par défaut)
- une fois la commande créée (peu importe son état, payée ou non)
- une fois la commande expédiée
- jamais, uniquement manuellement (vous devrez cliquer manuellement sur un bouton "Générer la facture" sur chaque commande)

3. ENVOI AUTOMATIQUE

Indiquez "OUI" si vous souhaitez que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients. Les emails seront envoyées par le logiciel selon le mode d'envoi et le texte de votre choix (depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par Email). 

Sur le logiciel, les départements sont un bon moyen de distinguer les factures provenant de Prestashop de vos autres factures. Si vous avez créé plusieurs départements sur votre compte VosFactures, vous pouvez indiquer l’identité (ID) du département qui sera concerné par la création de factures depuis Prestashop. Pour connaître l’ID d’un département, cliquez sur Paramètres > Compagnies/Départements puis sur le nom du département : l’ID (numéro) de ce département est visible dans l’url de la page (ex: https://blabla.vosfactures.fr/departments/3167/edit). Si vous n'indiquez rien, les factures seront créées par le département principal. 

Si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer automatiquement aux factures générées par le module une catégorie, afin de mieux les distinguer des autres factures (en savoir plus). 

En choisissant "OUI", même si les frais de livraison de la commande sont gratuits, il s'afficheront quand même sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à zéro sera ajoutée). En choisissant "NON", les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas.  

En choisissant "OUI", le contenu par défaut du champ "Informations spécifiques" que vous avez éventuellement renseigné dans les paramètres du compte (ou de votre département) dans votre compte VosFactures sera repris sur les factures.

Vous pouvez choisir l'intitulé des frais de livraison: 
- soit "Frais de livraison" (par défaut)
- soit le nom du transporteur concerné (ex: "La Poste - Colissimo domicile")
- soit l'intitulé de votre choix (à indiquer)

Le type de client (professionnel ou particulier) est intégré par VosFactures selon les données renseignées par le client sur Prestashop lors de sa commande (si rien n’est indiqué dans le champ "compagnie", le client sera considéré comme un particulier).
En cas de vente à un professionnel, vous pouvez choisir quel est le nom qui doit figurer sur les factures :
- Nom de la société uniquement
- Nom et prénom du client uniquement
- Nom de la Société et nom et prénom du client

En choisissant "OUI", la date de livraison s'affichera sur les factures, en tant que Date additionnelle. C'est pourquoi il faudra s'assurer que l'intitulé "Date de livraison" soit bien renseigné en début de liste depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Choix des valeurs > Date additionnelle, sans oublier de sauvegarder.

Grâce à ce champ vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe json. Exemples: 

- au lieu de générer des factures, vous pouvez générer des devis en écrivant:  "kind":"estimate". 
- pour ne pas afficher de date limite de règlement sur les factures, écrivez:  "payment_to_kind":"off"
- pour que les factures soient automatiquement converties en une devise particulier (ex: US Dollar), écrivez: "exchange_currency":"USD"
- pour générer des factures en TTC uniquement (aucune mention HT ni de taxe), écrivez: "hide_tax": true"

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur "Sauvegarder les paramètres". Si l’intégration a bien fonctionné, le message « Paramètres sauvegardés » s’affiche. Sinon, vous serez informé de l'erreur et de sa cause. 
La configuration est terminée ! Vous pouvez y revenir à n'importe quel moment depuis la liste des modules. 

4- Etats des Commandes, Produits, Clients

✥ Etat des Commandes

Commande Payée

Si vous avez choisi "une fois la commande payée" pour l'option "Créer automatiquement la facture", il faut vérifier que l'état correspondant à un paiement reçu (ex: "Paiement accepté") soit bien défini depuis Commandes > Etats. En effet les 3 options suivantes doivent être cochées : 

• Considérer la commande associée comme validée
• Autoriser le client à télécharger et à lire la version pdf de la facture (depuis son espace client)
• Marquer la commande associée comme payée

Commande livrée

Si vous avez choisi "une fois la commande expédiée" pour l'option "Créer automatiquement la facture", il faut vérifier que l'état correspondant à une livraison (ex: "Livrée" ou "En cours de livraison") soit bien défini depuis Commandes > Etats. En effet les 2 options suivantes doivent être cochées : 

• Autoriser le client à télécharger et à lire la version pdf de la facture
• Marquer la commande associée comme expédiée

Option "Envoyer un e-mail" avec Prestashop version 1.7

Attention! Prestashop 1.7 présente un bug sur le module PaymentModule avec l'option "Envoyer un email au client lorsque la commande change d'état" lorsque la commande a été payée: que vous cochiez ou décochiez cette option, Prestashop envoie de toute façon un email (confirmation de commande) au client avec en pièce jointe la facture native de Prestashop. Ceci pose donc problème car vos clients recevront la mauvaise facture. 
Pour résoudre cela, voici comment procéder : 
1) Dans votre fichier FTP, ouvrez le fichier Classes/PaymentModule.php
2) Remplacez $file_attachement  par null  dans le code. Sauvegardez
3) L'email de confirmation de commande sera envoyé sans la facture erronée en pièce jointe. 

 Contactez-nous si vous avez besoin d'aide !

✥ Stock

Nouveau produit
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire activée) et sa quantité vendue est comptabilisée. Si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). Il convient de donner le même nom ou/et la même référence (voir explications ci-dessous) à vos produits sur votre compte VosFactures que sur Prestashop. 
Produit existant
Le module évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée :

• soit sur le nom des produits - option par défaut;
• soit sur la référence des produits - option à cocher dans votre compte VosFactures depuis Paramètres > Paramètres du compte > Intégration (n'oubliez pas de sauvegarder une fois l'option activée). 

Ventes directes
Attention la communication ne se fait que dans un sens (Prestashop -> Vosfactures): en cas de vente depuis VosFactures (hors Prestashop), la quantité décomptée sur VosFactures ne l'est pas sur Prestashop. 

✥ Clients

Nouveau client
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau acheteur listé sur la facture est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Si vous souhaitez ajouter votre base de contacts avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). 
Notez que les coordonnées suivantes sont pris en compte par le module:

• nom et prénom du client particulier
• nom de la compagnie du client professionnel
• nom et prénom du client professionnel (optionnel selon le paramétrage du module)
• n° fiscal (TVA) si l'acheteur est un professionnel
• n° de téléphone
• adresse email
• adresse de facturation
• adresse de livraison

Client existant
Le module évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. Le module met à jour la fiche du contact si nécessaire.  

5- Remarques

✥ Réductions

Le module intègre les réductions en pourcentage et sous forme de montant. Selon le format (mise en page) que vous avez choisi, la réduction s'affichera dans le résumé des totaux (Total HT avant et après réduction) et/ou sur le tableau principal (PU HT avant et après réduction). Vous pouvez en savoir plus ici.
Pour une remise en %, voici comme le module procède : 
1- Prestashop transforme le % de réduction en montant (ex: sur une commande de 50 EUR, un voucher de 10% sera converti en une réduction de 5 EUR) et ce montant négatif est ajouté sur les factures par Prestashop sur une ligne séparée (Prestashop n'affiche pas pour chaque article le prix avant et après réduction). Il transmet à notre module uniquement un montant global à déduire. 
2 - Notre module lorsqu'il intervient ne va pas afficher ce montant négatif sur une ligne mais va étaler cette réduction sur l'ensemble des articles listés (sauf sur les frais de livraison) sur la facture.

✥ Modification après création

Si vous changez une donnée (adresse client, …) ou appliquez une réduction manuellement sur Prestashop après qu’une facture ait été générée, celle-ci ne sera pas modifiée automatiquement: il faudra modifier la facture depuis votre compte VosFactures (en cliquant sur « Editer »).  

✥ Options à désactiver

Sur le logiciel

Afin que l'intégration s'initialise correctement, une facture test est générée via le module puis supprimée. C'est pourquoi vous devez en tant qu'administrateur permettre au système de supprimer ce document test pour terminer l'intégration. Assurez-vous d'avoir indiqué "Non, ne pas empêcher" dans le champ "Empêcher la suppression des documents" (en savoir plus ici), depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Section Utilisateurs et Privilèges. Vous pourrez toujours activer cette restriction une fois le test d'intégration effectué.
Si la facture test a déjà été créée mais n'a pas pu être supprimée, retrouvez-la depuis Revenus > Tous et effacez-la manuellement afin de terminer l'intégration. 

Sur Prestashop

Attention, ne pas cocher l'option "Désactiver toutes les surcharges" (située dans Paramètres avancés > Performance > Mode Debug). Choisissez "Non", sinon l'intégration ne pourra pas se faire. 

6- Désinstaller le module

Depuis votre backoffice Prestashop, allez dans la liste des modules, et cliquez sur « Désinstaller » puis supprimer le module. Cela n’affecte en rien les factures existantes.