Gestion des Paiements, Relevés bancaires et Rapprochements

Created: 10/04/2014
Last updated: 04/07/2017
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Le logiciel de facturation en ligne VosFactures facilite la gestion et le suivi des paiements, que ceux-ci soient manuels ou automatiques.

Parmi les fonctions proposées, vous pouvez centraliser tous vos paiements reçus et émis, partiels et totaux, sous un seul onglet Paiements. Saisissez manuellement vos paiements ou importez vos relevés bancaires. 
Outre un meilleur contrôle de votre trésorerie, vous pouvez ainsi bénéficier de rapprochements bancaires facilités.

Option "Liste des paiements" 

Principe 

L’onglet Paiements vous permet de lister tous les paiements reçus et émis: 

  • les paiements que vous renseignez manuellement
  • les paiements ou tentatives de paiements générés automatiquement par la fonction Paiement en ligne ou la fonction Solution Ecommerce.
  • les paiements importés (relevés bancaires)

et de les lier aux factures de vente et dépenses existantes de manière manuelle ou de manière automatisée grâce à l’option de Rapprochement bancaire facilitée. 

Activer l'option

Pour activer cette option et afficher l’onglet Paiements (disponible à partir de la version PRO), cochez-la depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, sous le titre "Gestion des paiements" et sauvegardez : 

paramètres du compte > Liste des paiements


L'onglet "Paiements" s'affiche dans la barre de menu principale, regroupant vos paiements manuels, automatiques et importés.  

Ajouter un paiement manuellement

Vous avez 3 raccourcis:

  • Depuis l’onglet Paiements: cliquez sur le bouton "Nouveau paiement"
  • Depuis la liste des documents (onglet Revenus et Dépenses): cliquez sur l'icône de roue en bout de la ligne de la facture et choisissez "Ajouter un paiement":
ajouter un paiement depuis la liste des factures
  • Depuis l'aperçu du document: cliquez sur le bouton "Plus". 
ajouter paiement depuis une facture

Puis renseignez le détail du paiement:

  1. complétez les champs (qui ne sont pas tous obligatoires): montant, devise, titre, date, moyen de paiement, description éventuelle, commentaire, et le département concerné (en cas de compte multi-départements). 
  2. indiquez s’il s’agit d’un revenu (encaissement) ou d’une dépense (décaissement)
  3. choisissez dans la liste déroulante le numéro du document (vous pouvez taper le numéro ou le nom du contact) afin le lier au paiement. Puis sauvegardez.
Remarques: 
=> Les champs grisés ou dans le cadre gris sont utiles et renseignés lorsqu’il s’agit d’un paiement en ligne automatique. 
=> Vous pouvez télécharger des fichiers (ex: preuve de paiement). En savoir plus. 

nouveau paiement


Une fois le paiement sauvegardé

le paiement s’ajoute à la liste de vos paiements avec un lien vers la facture ou dépense correspondante 
 
la facture ou dépense est mise à jour:  son état a été changé en Payé ou Payé en partie (en cas de paiement partiel) avec le détail du paiement reçu visible (par défaut ou en détail selon l'option sélectionnée). 

facture payée
 
le suivi du document a été mis à jour: depuis l’aperçu de la facture/dépense, vous trouverez dans le cadre « Suivi du document » la mention du paiement (date et montant) avec un lien vers le détail du paiement
               facture paiement suivi


Remarque importante: Etiquette d'état

Si vous changez directement l’état d’une facture en Payé ou Payé en partie via son étiquette d'état (au lieu d'ajouter un paiement), aucune ligne de paiement ne sera ajoutée dans l’onglet Paiements  (ni sur la facture dans le cadre de l'option "à moins de procéder par la suite à une importation de vos relevés bancaires.

Modifier / Supprimer un paiement

Modifier un paiement

Depuis l'onglet Paiements, cliquez sur le titre ou le montant ou encore l'état du paiement concerné (ou cliquez sur l'icône de roue en bout de ligne du paiement puis sur Modifier) pour le modifier.
Attention! Si vous affectez le paiement à une autre facture,  la facture précédemment indiquée restera en "payée" : il conviendra d'aller changer manuellement l'état de cette facture (voir ci-dessous). 

Supprimer un paiement

Depuis l'onglet Paiements, cochez le paiement et cliquez sur le bouton "Supprimer" qui s'affiche (ou cliquez sur l'icône de roue en bout de ligne du paiement puis sur Effacer) et confirmer votre choix. 
Attention !
L'état de la facture qui été liée au paiement n'est pas modifié mais reste en "payé". Il convient de le changer manuellement en créé (soit via l'étiquette d'état soit en modifiant la facture). 

Importer des paiements (relevés bancaires)

Pour cela:

  1. Depuis votre compte bancaire en ligne: téléchargez votre relevé bancaire (sous format Excel, .CSV ou .txt). 

  2. Sur votre compte VosFactures: importez le fichier depuis Paramètres > Importation > Importer des paiements bancaires (ou en utilisant le raccourci depuis la liste des Paiements): choisissez un des formats pré-définis selon votre banque ou « Autre » si aucun format ne correspond, puis téléchargez le fichier et suivez les instructions. En cas de compte multi-départements, vous pouvez indiquer quel est le département concerné par l'import. 

    import relevé bancaire

Une fois votre relevé correctement importé, les paiements y figurant sont ajoutés à la liste dans l’onglet « Paiements », et le système tentera d'effectuer un rapprochement automatique. 

Si le format de votre banque n'est pas encore listé, contactez-nous si vous voulez que nous le rajoutions


Rapprochement Automatique 

Depuis l'onglet Paiements:
Après l’importation ou lorsque vous cliquez sur le bouton « Rapprocher », le système tente de rapprocher (lier) le paiement avec la facture ou la dépense correspondante qui sera alors mise à jour. Le système rapproche un paiement avec un document lorsque:

  • le montant et la devise sont identiques

et

  • ​le numéro OU le nom du client/fournisseur du document sont inclus dans le champ « Titre » du paiement


Lorsque le système ne peut rapprocher un paiement (ex: paiement partiel, facture non créée…), un message d’information s’affiche à l’écran et l’état du paiement passe en "Non rapproché" : il vous faut alors faire un rapprochement manuel (après avoir éventuellement créé la facture si celle-ci n’existe pas): cliquez de nouveau sur le bouton "Rapprocher" et indiquez le numéro du document: 

rapprochement manuel

Cette fonction est très pratique couplée avec la fonction Récurrence notamment, vous permettant de créer et mettre à jour automatiquement vos dépenses et/ou ventes récurrentes. 

Remarque

Vous pouvez exporter vos paiements vers Excel et générer un export de type "journal de banque" (en savoir plus).  



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Commentaires

Avatar sugester medium
vuran levent
Bonjour,
je reçois mais extrait sur PDF c'est possible l’intégration ?

15 juillet 2016 13:46:10

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, Non ce n'est pas un fichier exploitable. Il faut avoir vos relevés bancaires sous une forme tabulaire - qu'on peut ouvrir avec un tableur: Excel ou csv notamment). Votre banque devrait pouvoir vous permettre d'exporter vos relevés sous un de ces formats.

15 juillet 2016 16:04:59

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Avatar sugester medium
Philippe
Bonjour,
Est-il possible d'effectuer le rapprochement d'un paiement avec plusieurs factures ?
Il m'arrive souvent que mes clients me règlent par virement plusieurs factures en une fois.
Merci.

08 décembre 2016 10:06:38

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, Non pas pour le moment. Mais nous sommes entrain de travailler sur une telle option.

13 décembre 2016 10:28:10

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