Le logiciel de facturation VosFactures vous permet de donner à vos clients un accès à toutes les factures et autres documents de facturation les concernant. 
Vous pouvez communiquer à vos clients le lien de ce relevé de facturation par email à tout moment.
 

1. Principe de l'Espace Facturation
2. Activer l'option Espace Facturation
3. Que Communiquer aux Clients (ou Fournisseurs)?

Qu'est-ce que l'option "Espace Facturation"

Si vous émettez de nombreuses factures à des clients récurrents, vous pouvez utiliser la fonction "Espace Facturation" qui vous permet de donner à vos clients un accès spécifique vers la liste de toutes leurs factures (et autres documents). En d'autres termes, vous leur offrez un espace client dédié où se trouve leur relevé de factures. 

◈ Avantages

Vos clients apprécieront de pouvoir accéder à un espace qui leur est dédié, d'où ils peuvent effectuer les opérations suivantes: 

• visualiser et télécharger /imprimer leurs documents de facturation (factures, acomptes, devis...)
• voir les documents en attente de paiement
• effectuer un paiement en ligne (si vous avez souscrit à la fonction Paiement en ligne)
• signer en ligne en donnant leur bon pour accord (si vous avez optez pour la fonction Signature électronique).

Les clients peuvent même affiner la liste des documents affichés grâce à trois critères de recherche :

1. Type de document : Tous, Tous documents comptables, Devis, Factures, ...
2. Etat des documents : Tous, Impayé et Payé
3. Période : Tous, aujourd'hui, 12 dernier mois, ce mois, 30 derniers jours, le mois dernier, cette année, l'année dernière, ce trimestre, le trimestre dernier, exercice comptable, autre.

☞ Remarque : Sous formule d'abonnement MAX, l'espace client est personnalisé avec le logo de votre entreprise (Notez qu'en cas de compte multi-département, il s'agit du logo associé à votre département principal). 

Activer l'option "Espace Facturation"

Pour activer cette option, cochez-la depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, dans le paragraphe "Clients", puis sauvegardez.

◈ Visualisation 

Pour visualiser l'espace de facturation d'un contact, il suffit de cliquer sur le bouton nommé "Espace Facturation" visible depuis l'aperçu de la fiche du contact (après avoir cliqué sur le nom du contact).
Un nouvel onglet s'ouvre: l'espace Facturation au nom du contact listant tous les documents de facturation le concernant. 

Que Communiquer aux Clients (ou Fournisseurs) ?

Vous pouvez communiquer le lien URL (adresse de la page) de l'espace facturation, manuellement ou automatiquement à votre client. 

• Ponctuellement par Email 

Pour communiquer le lien à un client en particulier, vous pouvez cliquer sur le bouton "Envoyer un Email" situé en bas de l'espace Facturation: votre client recevra alors automatiquement un email contenant un lien vers son espace facturation.

 

• Manuellement

Il vous suffit de le copier depuis la barre d'adresse de votre navigateur (qui s'affiche une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Lien URL de l'accès client" depuis sa fiche) et l'envoyer par email par exemple. 

• Automatiquement lors de l'envoi d'un document ou relance

Vous pouvez communiquer de façon automatique ce lien URL à vos clients en l'intégrant (sous la forme d'une variable dynamique) dans le texte des emails accompagnant l'envoi des factures ou des relances. Pour cela allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email, et modifiez le texte par défaut de l'email accompagnant l'envoi des documents en y intégrant la variable dynamique correspondante (sans oublier de sauvegarder).

Vous pouvez choisir parmi les variables dynamiques suivantes:  

{{{client_panel_view_link}}}
(le client pourra cliquer sur le lien qui s'affichera sur l'email du client en tant que "Espace Facturation")​
 
{{client_panel_view_url}}
(le client ne pourra pas cliquer sur le lien url mais devra le copier). 

<a href="{{{client_panel_view_url}}}">Espace Facturation</a>
(le client pourra cliquer sur le lien qui s'affichera sur l'email du client en tant que "Espace Facturation" - mais vous pouvez indiquer la phrase que vous souhaitez; par exemple vous pouvez écrire <a href="{{{client_panel_view_url}}}">Relevé de Factures</a>)

Exemples

Par exemple, vous pouvez composer le texte suivant: 

Bonjour,

Veuillez trouver le document suivant: {{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}}.

Vous pouvez visualiser le document en cliquant sur le lien: {{{view_link}}}

Vous pouvez accéder à l'ensemble de vos factures en cliquant sur le lien suivant: {{{client_panel_view_link}}}

{{{footer}}}

Bonjour,

Vous avez reçu une nouvelle facture:  {{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}}.

Vous pouvez la consulter et effectuer votre paiement depuis votre espace client en cliquant sur le lien suivant: <a href="{{{client_panel_view_url}}}">Espace Client</a>

​{{{footer}}}

Bonjour,

Veuillez trouver le document suivant: {{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}}.

Vous pouvez visualiser le document en cliquant sur le lien: {{{view_link}}}

Votre espace client est accessible ici: {{{client_panel_view_link}}}

{{{footer}}}

Ainsi par défaut, lorsque vous envoyez une facture ou devis à un client, il aura automatiquement le lien url lui permettant d'accéder à l'ensemble de ses documents.