Gestion des Paiements: Liste des paiements, Relevés bancaires et Rapprochements

Créé: 10/04/2014
Dernière mise à jour: 11/04/2018
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Le logiciel de facturation en ligne VosFactures facilite la gestion et le suivi des paiements, que ceux-ci soient manuels ou automatiques.

Parmi les fonctions proposées, vous pouvez centraliser tous vos paiements reçus et émis, partiels et totaux, sous un seul onglet Paiements. Saisissez manuellement vos paiements ou importez vos relevés bancaires. Outre un meilleur contrôle de votre trésorerie, vous pouvez ainsi bénéficier de rapprochements bancaires facilités.


Option "Liste des paiements"

Principe 

L’onglet Paiements vous permet de lister tous les paiements reçus et émis: 

  • les paiements que vous renseignez manuellement
  • les paiements ou tentatives de paiements générés automatiquement par la fonction Paiements en ligne ou la fonction Solution E-commerce.
  • les paiements importés (relevés bancaires)

et de les lier aux factures de vente et dépenses existantes de manière manuelle ou de manière automatisée grâce à l’option de Rapprochement bancaire facilitée. 

Activer l'option

Pour activer cette option et afficher l’onglet Paiements (disponible à partir de la version PRO), cochez-la depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, sous le titre "Gestion des paiements" et sauvegardez : 

paramètres du compte > Liste des paiements


L'onglet "Paiements" s'affiche dans la barre de menu principale, regroupant vos paiements manuels, automatiques et importés.  

 

Ajouter un paiement manuellement

Vous avez 3 raccourcis:

  • Depuis l’onglet Paiements: cliquez sur le bouton "Nouveau paiement"
  • Depuis la liste des documents (onglet Revenus et Dépenses): cliquez sur l'icône de roue en bout de la ligne de la facture et choisissez "Ajouter un paiement":
ajouter un paiement depuis la liste des factures
  • Depuis l'aperçu du document: cliquez sur le bouton Plus > Ajouter un paiement 
ajouter paiement depuis une facture

 

Puis renseignez le détail du paiement:
  1. Complétez les champs (qui ne sont pas tous obligatoires): montant, devise, titre, date, moyen de paiement, description éventuelle, commentaire, et le département concerné (en cas de compte multi-départements). 
  2. Indiquez s’il s’agit d’un revenu (encaissement) ou d’une dépense (décaissement)
  3. Choisissez dans la liste déroulante le numéro du document (vous pouvez taper le numéro ou le nom du contact) afin le lier au paiement. Puis sauvegardez.
Remarques: 
  • Les champs grisés ou dans le cadre gris sont utiles et renseignés lorsqu’il s’agit d’un paiement en ligne automatique. 
  • Vous pouvez télécharger des fichiers (ex: preuve de paiement). En savoir plus.

nouveau paiement

 

Une fois le paiement sauvegardé:
  • le paiement s’ajoute à la liste de vos paiements avec un lien vers la facture ou dépense correspondante 
  • la facture ou dépense est mise à jour: son état a été changé en Payé ou Payé en partie en cas de paiement partiel, avec le détail du paiement reçu visible (par défaut ou en détail selon l'option sélectionnée). 

facture payée
 
  • le suivi du document a été mis à jour: depuis l’aperçu de la facture/dépense, vous trouverez dans le cadre intitulé Suivi du document la mention du paiement (date et montant) avec un lien vers le détail du paiement
               facture paiement suivi

 

Remarque importante: Étiquette d'état

Si vous changez directement l’état d’une facture en Payé ou Payé en partie via son étiquette d'état (au lieu d'ajouter un paiement), aucune ligne de paiement ne sera ajoutée dans l’onglet Paiements (ni sur la facture dans le cadre de l'option "à moins de procéder par la suite à une importation de vos relevés bancaires.


Modifier / Supprimer un paiement

Afin de modifier un paiement, cliquez sur le titre ou le montant ou encore l'état du paiement concerné (ou cliquez sur l'icône de roue en bout de ligne du paiement puis sur Modifier) pour le modifier, depuis l'onglet PaiementsAttention ! Si vous affectez le paiement à une autre facture,  la facture précédemment indiquée restera en "payée". Il conviendra d'aller changer manuellement l'état de cette facture (voir ci-dessous). 

Afin de supprimer un paiement, cochez le paiement et cliquez sur le bouton "Supprimer" qui s'affiche (ou cliquez sur l'icône de roue en bout de ligne du paiement puis sur Effacer) et confirmer votre choix, depuis l'onglet PaiementsAttention ! L'état de la facture qui été liée au paiement n'est pas modifié mais reste en "payé". Il convient de le changer manuellement en créé (soit via l'étiquette d'état soit en modifiant la facture). 
 

Option "Rapprochements bancaires"

Avec le logiciel de facturation en ligne VosFactures, et dans le cadre de l'option Gestion des Paiements vous avez la possibilité d'effectuer des rapprochements bancaires afin de vous faciliter le pointage. Cette manipulation s'effectue en plusieurs étapes :

  • Téléchargement de votre relevé bancaire, sous format Excel, xlsm, csv ou txt, depuis votre compte bancaire en ligne.
  • Import de votre relevé bancaire sur votre compte VosFactures: importez le fichier depuis Paramètres > Importation > Importer des paiements bancaires (ou en utilisant le raccourci depuis la liste des Paiements): choisissez un des formats pré-définis selon votre banque ou « Autre » si aucun format ne correspond, puis téléchargez le fichier et suivez les instructions. En cas de compte multi-départements, vous pouvez indiquer quel est le département concerné par l'import. 

Si le format de votre banque n'est pas encore listé, contactez-nous si vous voulez que nous le rajoutions
 
  • Rapprochement automatique. Une fois votre relevé correctement importé, les paiements y figurant sont ajoutés à la liste dans l’onglet Paiements. Dans un premier temps, le système tentera d'effectuer un rapprochement automatique. 
Le système rapproche un paiement avec un document lorsque:
  • le montant et la devise sont identiques, ET
  • ​le numéro OU le nom du client/fournisseur du document sont inclus dans le champ "Titre du paiement"
Une fois le rapprochement effectué, vous remarquerez que l'Etat du paiement sera en "Rapproché" et le numéro de la facture correspondante au paiement sera indiqué dans la colonne N° Facture.
 
  • Rapprochement manuel. Il se peut que le logiciel n'ait pas retrouvé les factures correspondantes, ce que vous constaterez dans la colonne Etat où il sera indiqué "Non rapproché". Il vous faut alors faire un rapprochement manuel, après avoir éventuellement créé la facture si celle-ci n’existe pas.
Cliquez sur le bouton vert "Rapprocher" et indiquez le numéro du document ou le nom du contact. Deux caractères au minimum doivent être renseignés, afin que le logiciel puisse afficher le résultat sous forme de liste déroulante. Il suffira ensuite de cliquer sur "Rapprocher" :


 

Paiements partiels

Par défaut le logiciel VosFactures tente de rapprocher un paiement à un document ayant comme montant celui indiqué sur ce document. Il s'agit donc d'un paiement total. Or si vous le souhaitez vous pouvez également rapprocher des paiements partiels, lorsque votre client paye en plusieurs fois et/ou utilise différents modes de règlements par exemple.

Il suffit d'activer l'option "Inclure les factures payées en partie dans les rapprochements bancaires" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion des Paiements. Ainsi lors de l'import de relevé bancaire, si un paiement correspond à une facture, bien qu'il soit partiel, le rapprochement pourra se faire automatiquement.
 

Trop Perçus

Lorsque vous importez votre relevé bancaire, il se peut que vous ayez reçu un paiement ne correspondant pas au montant de la facture émise. Lorsqu'il s'agit de paiement partiel, vous savez dorénavant comment procéder en suivant les explications ci-dessus. En revanche, il arrive de recevoir un paiement d'un montant supérieur. Dans un premier temps le logiciel tentera de faire le rapprochement de manière automatique. Éventuellement vous devrez le faire de manière manuelle.

Une fois le rapprochement effectué vous remarquerez ce qui suit :

  • depuis la liste des paiements : le montant total est indiqué en rouge
  • depuis la fiche du paiement: un champ "Montant payé en trop" apparaît et indique ce montant sans pouvoir le modifier

Par la suite vous pourrez facilement retrouver les paiements émis par vos clients, et vice-versa reçus par vos fournisseurs, en un simple clic, depuis la fiche Contact : en cliquant sur le bouton "Afficher les paiements".
 


Remarques

  • De manière générale, la fonction Gestion des Paiements est très pratique couplée avec la fonction Récurrence notamment, vous permettant de créer et mettre à jour automatiquement vos dépenses et/ou ventes récurrentes. 
  • Vous pouvez également exporter vos paiements vers Excel et générer un "journal de banque".

 


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Commentaires

Avatar sugester medium
vuran levent
Bonjour,
je reçois mais extrait sur PDF c'est possible l’intégration ?

15 juillet 2016 13:46:10

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, Non ce n'est pas un fichier exploitable. Il faut avoir vos relevés bancaires sous une forme tabulaire - qu'on peut ouvrir avec un tableur: Excel ou csv notamment). Votre banque devrait pouvoir vous permettre d'exporter vos relevés sous un de ces formats.

15 juillet 2016 16:04:59

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Philippe
Bonjour,
Est-il possible d'effectuer le rapprochement d'un paiement avec plusieurs factures ?
Il m'arrive souvent que mes clients me règlent par virement plusieurs factures en une fois.
Merci.

08 décembre 2016 10:06:38

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, Non pas pour le moment. Mais nous sommes entrain de travailler sur une telle option.

13 décembre 2016 10:28:10

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Bujard Tannegui
Pour reprendre la remarque de Philippe, quelle solutions proposez vous si un paiement regroupe plusieurs factures ?

11 septembre 2017 14:34:39

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Cette option est actuellement à l'étude.
Nous ne manquerons pas de vous recontacter une fois l'option développée.

13 septembre 2017 12:07:41

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simon
Bonjour je n'arrive pas à importer mon relevé Crédit Agricole il me dit aucun fichier choisi

01 février 2018 10:24:03

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Agathe
Agathe
Réponse:  

Bonjour,
Si vous souhaitez importer un relevé bancaire au format "Crédit Agricole" vous devez d'une part en effet choisir le Format du relevé depuis la liste, puis choisir le fichier en question. Ce qui implique que vous ayez au préalable téléchargé le relevé bancaire sur votre ordinateur.
Si vous n'y parvenez pas, n'hésitez pas à nous joindre au 04.83.58.10.20.
Cordialement
Agathe


01 février 2018 10:29:31

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vincent
Bonjour,
Comment rapprocher des règlements client par chèque et la ligne de remise de chèque globale de la banque ?

27 mars 2018 11:19:28

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Pouvez-vous me donner un exemple ? Je ne suis pas sûre de bien comprendre. Avec le logiciel il est bien possible de relier des paiements effectuées par Chèque à une facture. Dans le champ "Description du paiement" et "Commentaire" vous pouvez indiquer le numéro de remise de chèque par exemple.
Cordialement,
Agathe

28 mars 2018 13:36:34

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