Rôles des Utilisateurs

Créé: 31/12/2018
Dernière mise à jour: 20/10/2020
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VosFactures est un logiciel de Facturation collaboratif : vous pouvez accorder un accès à vos employés, collaborateurs, comptable, en tant qu'Utilisateurs, avec des rôles différents, associés à différents niveaux d'accès et privilèges au sein de votre compte.

Le logiciel propose 4 types de rôles prédéfinis, mais vous offre également la possibilité de créer et définir des rôles personnalisés.
 

  1. Rappel : Rôles prédéfinis
  2. Créer un Rôle personnalisé
  3. Privilèges à sélectionner
  4. Exemples de Rôle personnalisé


Rappel : Rôles Prédéfinis

Par défaut le logiciel propose plusieurs types de rôle prédéfinis, offrant des niveaux d'accès aux données et aux paramètres du compte différents : 

  • Propriétaire [Accès illimité aux paramètres, données, utilisateurs] - l'utilisateur ayant créé le compte sur VosFactures ou qui a reçu ces droits de la personne qui a créé le compte. 
  • Administrateur [Accès illimité aux paramètres, données, utilisateurs] - mêmes accès que le propriétaire du compte.
  • Utilisateur Simple [Accès limité aux données] - rôle attribué le plus souvent aux employés chargés de créer, d’imprimer ou d’envoyer des documents. Peuvent être visés par des restrictions, (accès à des parties sélectionnées du logiciel). Limité à un ou plusieurs départements vendeurs. 
  • Comptable [Accès illimité aux données] - rôle attribué au comptable qui peut accéder à toutes les données sans restriction. 

Vous pouvez en savoir plus ici


Créer un Rôle Personnalisé

En plus des rôles mentionnés ci-dessus proposés par le logiciel, vous avez la possibilité de créer des rôles personnalisés et de les attribuer aux utilisateurs de votre choix. 

Etape 1: Créer un nouveau rôle

Depuis Paramètres > Utilisateurs, cliquez sur le bouton blanc "Rôles" puis sur le bouton bleu "Créer un nouveau rôle".

Facturation Rôle Utilisateur Commercial Comptable Administrateur Accès

Etape 2: Définir les privilèges

Nommez le rôle à créer (ex: Commercial) et cochez les privilèges que vous souhaitez concéder à ce rôle, puis sauvegardez. 

Facturation Rôle Utilisateur Commercial Comptable Administrateur Accès

Etape 3: Attribuer le rôle

Une fois le rôle créé, vous pouvez l'attribuer à un ou plusieurs utilisateurs, en précisant le ou les départements auquel chaque utilisateur a accès depuis Paramètres > Utilisateurs. Le rôle peut être attribué lors de la création d'un utilisateur ou en modifiant un utilisateur existant. 
Facturation Accès Utilisateur Commercial Logistique Restriction

Remarques

Vous pourrez modifier ou supprimer un rôle personnalisé si besoin. 
Pour aller plus vite, vous pouvez dupliquer un rôle existant (prédéfini ou personnalisé) puis définir les privilèges grâce au bouton "Créer similaire". 


Privilèges à sélectionner

Les privilèges ont été divisés en deux types: les privilèges standards et les privilèges de type administrateurs (c'est-à-dire qui sont normalement attribués aux rôles prédéfinis Administrateur et Propriétaire). Certains privilèges correspondent à des fonctions disponibles à partir d'une certaine formule d'abonnement (voir tarifs) et à activer dans les Paramètres du compte.

Facturation Rôle Privilèges Utilisateur Commercial Comptable Administrateur Accès


- Documents de Facturation - doit être cochée afin d'autoriser l'accès à l'une ou plusieurs des options suivantes:

  • Documents comptables - peut Lister / Rechercher / Exporter / Imprimer / Créer / Modifier / Supprimer les documents comptables (Factures, Factures d'acompte et solde, Factures d'avoir)
  • Documents non comptables - peut Lister / Rechercher / Exporter / Imprimer / Créer / Modifier / Supprimer les documents non comptables (Devis, Bons de commande, Bons d'intervention, Proforma)
  • Revenus - peut accéder à l'onglet Revenus & peut Lister / Rechercher / Exporter / Imprimer / Créer / Modifier / Supprimer les documents de vente
  • Dépenses - peut accéder à l'onglet Dépenses & peut Lister / Rechercher / Exporter / Imprimer / Créer / Modifier / Supprimer les dépenses
  • Consultation de la Liste - peut accéder à l'onglet Revenus & peut Lister / Rechercher / Exporter / Imprimer + Modifier l'état des documents de vente
  • Visualisation de l'Aperçu - peut Visualiser / Imprimer + Modifier l'état & la catégorie des documents de vente
  • Création - peut Créer un nouveau document de vente. Attention : l'accès "Visualisation de l'Aperçu" doit être aussi coché sinon l'utilisateur sera redirigé vers le tableau de bord après la création du document
  • Modification - peut Modifier le contenu des documents de vente (manuellement ou via API). Attention : les accès "Visualisation de l'Aperçu" & "Consultation de la Liste" devraient logiquement être aussi cochés
  • Suppression - peut Supprimer définitivement les documents de vente (manuellement ou via API). Attention : les accès "Visualisation de l'Aperçu" & "Consultation de la Liste" devraient logiquement être aussi cochés

- Contacts - peut Lister / Rechercher / Exporter / Créer / Modifier / Supprimer des contacts.

- Paiements - peut Lister / Rechercher / Exporter / Créer / Modifier / Supprimer des paiements + Rapprocher avec la facture (même sans accès à la facture).
Attention : l'accès "Importations"  doit être coché afin de permettre à l'utilisateur d'importer des relevés bancaires.

- Produits/Services - peut Lister / Rechercher / Exporter / Créer / Modifier / Supprimer des produits. 
Remarque : Cela n'affecte en rien la possibilité de facturer les produits existants ou des nouveaux produits (sauf option contraire dans les paramètres du compte). 

- Entrepôts - peut Créer / Modifier / Supprimer des entrepôts. 
Remarque : L'utilisateur pourra visualiser les produits s'il dispose également du privilège "Produits".

- Opérations des Entrepôts - peut Lister / Rechercher la liste des opérations (mouvement par produit) des entrepôts. Attention : les accès "Entrepôts" & "Documents de Stock" & "Produits/Services" devraient logiquement être aussi cochés.

- Documents de stock - peut Lister / Rechercher / Exporter / Créer / Modifier les documents de stock. 
Remarque : Cela n'affecte en rien l'éventuelle option de création automatique des BL et BE

  • Suppression - peut également Supprimer les documents de stock.

- Codes promotionnels - peut Lister / Rechercher / Créer / Modifier / Supprimer des codes promotionnels.

- Rapports - peut Générer / Exporter les rapports. 

- Montant du CA sur le tableau de bord - peut visualiser le récapitulatif du Chiffre d'Affaire du Tableau de Bord. 

- Récurrences - peut Lister / Rechercher / Créer / Modifier / Supprimer les Récurrences (à ne pas confondre avec les documents qui seront créés par les récurrences). 

- Catégories - peut Lister / Rechercher / Créer / Modifier / Supprimer des Catégories.

- Importations - peut Importer (contacts, produits, documents, et paiements).

- Tarifs - peut Créer / Modifier / Supprimer des Tarifs.

Code API - peut Visualiser / Créer / Modifier / Supprimer les codes API

- Paramètres du compte - peut accéder au menu Paramètres > Paramètres du Compte (et donc Modifier les paramètres du compte). 

- Utilisateurs - peut accéder au menu Paramètres > Utilisateurs (et donc Inviter / Modifier / Supprimer les Utilisateurs).

- Rôles - peut Visualiser / Créer / Modifier / Supprimer des Rôles. 

- Historique des Activités - peut accéder au menu Paramètres > Historique des Activités. Attention : l'accès "Paramètres de compte" doit être aussi coché.

- Départements - peut accéder au menu Paramètres > Compagnies/Départements et donc Créer / Modifier / Supprimer des départements vendeurs. 

- Format des documents - peut Créer / Modifier / Supprimer des formats personnalisés. 

 

Restrictions par Départements

En cas de compte Multi-départements, l'accès aux données limité à un ou plusieurs départements est toujours applicable aux rôles personnalisés.

Options de Restrictions dans les Paramètres

Attention, les rôles personnalisés ne sont pas affectés par les éventuelles options de restriction communes aux Utilisateurs Simples des Paramètres du compte (seul le rôle par défaut "Utilisateur Simple" est visé).


Exemples de Rôle personnalisé

Gestionnaire de Stock

Vous pouvez créer un rôle "Logistique" pour les utilisateurs dédiés à la gestion du stock. 
Facturation Rôle Utilisateur Commercial Comptable Administrateur Accès

Comptable Accès Département(s) choisi(s)

Le rôle prédéfini "Comptable" permet d'accéder à tous les départements vendeurs. Si vous souhaitez que votre comptable ne puisse accéder qu'à un ou plusieurs départements en particulier, créez un rôle personnalisé en utilisant le bouton "Créer similaire" depuis le rôle prédéfini "Comptable" sans rien modifier. Vous pourrez ensuite attribuer ce rôle personnalisé à votre comptable tout en spécifiant le ou les départements auquel il a accès. 

Comptable Accès Paramètres du compte

Le rôle prédéfini "Comptable" ne permet pas d'accéder aux Paramètres du compte. Si vous souhaitez que votre comptable puisse y accéder (pour paramétrer la fonction Plan Comptable par exemple), créez un rôle personnalisé en utilisant le bouton "Créer similaire" depuis le rôle prédéfini "Comptable" et cochez l'accès l'option "Paramètres de compte". 

Administrateur Accès Département(s) choisi(s)

Le rôle prédéfini "Administrateur" offre, comme pour le propriétaire du compte, un accès illimité aux données et paramètres du compte. Si vous souhaitez toutefois limiter l'accès d'un administrateur à certain(s) département(s), créez un rôle personnalisé en utilisant le bouton "Créer similaire" depuis le rôle prédéfini "Administrateur" sans rien modifier puis sauvegardez. Vous pourrez ainsi attribuer ce rôle personnalisé au(x) utilisateur(s) de votre choix, tout en spécifiant le ou les départements accessible(s) au moment de l'attribution du rôle. 



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