Ajouter des Contacts : Clients et Fournisseurs

Créé: 08/08/2017
Dernière mise à jour: 30/05/2019
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Avec le logiciel VosFactures vous pouvez facilement créer, modifier et gérer vos contacts. Il est possible d’ajouter un nouveau contact de plusieurs manières. 
 

  1. Créer un Contact depuis la Liste des contacts
  2. Créer un Contact lors de la Facturation
  3. ​Créer un Contact par Importation
  4. Doublons de Contact
  5. Modifier un Contact
  6. Remarques


Création depuis l’onglet “Contacts”

1- Choisissez l’onglet “Contacts”, puis cliquez sur le bouton “Nouveau contact”.


2- Complétez ensuite les champs souhaités de la fiche du nouveau contact :


Tous les champs ne sont pas obligatoires et tous n’apparaissent pas sur les documents créés :

Dans la partie Plus d’options / Moins d’options :

  • Nom d’usage: par défaut égal au nom, suivi d’un numéro en cas de plusieurs contacts du même nom. 
  • Type : Client et/ou Fournisseur. Ceci est utile si vous décidez de cocher l’option “Segmenter les contacts par type : Client et/ou Fournisseur (pour la facturation et recherche)” (depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Section Contacts). Ainsi, lors de la création d’une dépense par exemple, seuls les contacts “fournisseurs” pourront être sélectionnés. Vous pourrez également faire des recherches de contacts par type. 

  • Catégorie : vous pouvez assigner un contact à une catégorie pour faciliter la classification et la recherche
  • Coordonnées bancaires (non affichés sur les documents)
  • Taux de réduction, Taux de taxe, Date limite de règlement (en jours), et Mode de règlement par défaut : ainsi lors de la création d’un document ces champs seront pré-remplis une fois le contact sélectionné.
  • Ne pas envoyer de relances automatiques : vous pouvez exclure un contact des relances automatiques.
  • Site internet, N° d’immatriculation, Personne à contacter, Réf/code client (non affichés sur les documents)  
  • [Compte comptable (général et auxiliaire)] en cas d’option Plan Comptable
  • Pièces jointes 

3- Sauvegardez.
 

Aperçu de la fiche récapitulative

Une fois sauvegardée, la fiche de renseignement de votre contact se met à jour. Par la suite vous y aurez accès en cliquant simplement sur le nom du contact en question depuis la liste de vos contacts. Cette fiche fait ressortir les informations renseignées que vous pourrez mettre à jour ultérieurement en cliquant sur "Modifier". 

Vous remarquerez par ailleurs que plusieurs raccourcis sont disponibles depuis la fiche contact. En un clic vous pouvez rapidement:

  • Facturer le contact pour créer un document de vente 
  • Afficher les documents de vente existants
  • Afficher les paiements, si l'option Gestion des Paiements est activée
  • Afficher les dépenses existantes


Création lors de la facturation

Vous pouvez créer un nouveau contact directement lors de la création d’un document de facturation (revenu ou dépense) ou de stock. Pensez à bien choisir la nature (professionnel ou particulier). Le contact sera ajouté automatiquement à la liste une fois le document sauvegardé.

Attention, vous devez vérifier si les informations renseignées sont bien correctes, afin que le contact soit proprement enregistré.


Création en masse 

Pour aller plus vite, sachez que vous pouvez importer un fichier contenant la liste de vos contacts. Pour en savoir plus, consultez ce sujet.
 

Doublons de contact

Il arrive parfois de créer par erreur des doublons de contact. Dans ce cas, vous pouvez les fusionner très facilement en les sélectionnant depuis la liste et en cliquant sur "Fusionner". Un communiqué vous demandera de choisir le contact principal à conserver. Les documents de facturation éventuels liés aux autres contacts lui seront ainsi attribués, et les autres contacts seront supprimés. Attention cette opération est définitive !


PS : Afin d'éviter de créer des doublons lors de la création d'un document, pensez à indiquer s'il s'agit d'une compagnie ou d'un particulier puis taper les premières lettres du nom afin de le sélectionner depuis la liste suggérée par le système. 


Modifier un Contact

Vous pouvez mettre à jour vos fiches contact:

  • en cliquant sur "Modifier" depuis la liste (en bout de ligne du contact) 
  • en masse via l'importation (en savoir plus

La modification de la fiche d'un contact (nom, adresse...) ne modifie pas les documents déjà existants. Inversement, si vous modifiez sur un document existant les coordonnées du client (ou fournisseur), cela ne modifie pas sa fiche. Si vous avez fait une erreur ou un oubli, il faudra donc modifier aussi la fiche du contact. 

Remarques et précisions


Code / Référence

Vous pouvez indiquer un code ou une référence de vos clients/fournisseurs dans le champ prévu à cet effet intitulé "Réf/code client". Vous pouvez ainsi faire une recherche de contact par code client depuis la liste, et choisir d'afficher la colonne "Réf/code client" dans la liste (en savoir plus).
Toutefois, si vous avez une organisation interne de facturation basée sur une référence (code) client, nous vous conseillons plutôt d'indiquer ce code: 

  • dans le champ "Nom d'usage" 

ce champ n'apparaît pas sur les documents créés mais vous permettra :
1-  de sélectionner lors de la création d'un document le contact en tapant son code client dans le champ "Nom" .
2-  de visualiser quel est le dernier numéro attribué en triant la colonne "Nom d'usage" sur la liste des contacts. 
3- de rechercher un contact par son code client dans la liste des contacts via le module de recherche
et/ou 

  • dans le champ "description additionnelle"

car cela vous permettra:
1-  d'afficher le code client sur les documents créés (en savoir plus)
2-  de rechercher un contact par son code client dans la liste des contacts via le module de recherche.
3-  d'afficher la colonne "Réf/code client" dans la liste mais elle ne sera pas triable (en savoir plus)


Espace Client

Vous pouvez opter pour l'option Accès clients afin d'offrir à vos clients un espace dédié où ils peuvent consulter et payer leurs factures. Une fois l'option activée, depuis la fiche de renseignement de votre contact il suffit de cliquer sur la fonctionnalité "Lien URL de l'accès client" pour le communiquer à votre client.


Carte de visite

Vous pouvez récupérer les données de vos Contacts au format vCard pour un gain de temps et une gestion approfondie.


Chiffre d'Affaire par Client

Afin de réaliser le diagnostic commercial ou plus précisément la répartition du chiffre d'affaire par client, vous pouvez générer le rapport "Chiffre d'Affaire par client". Si besoin, vous pouvez obtenir un rapport plus avancé en classant au préalable vos clients par Catégorie, ce qui vous permettra de connaître la répartition du chiffre d'affaire par type de clients.

 


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Commentaires

Avatar sugester medium
SIMON Patrice
Bonjour est-il possible de créer 2 interlocuteurs pour un même client (exemple le magasinier et l'acheteur avec leurs numéros de téléphone et e-mails respectifs)?
Merci

06 octobre 2017 16:56:40

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour, actuellement nous n'avons pas d'option "multi-contacts" mais vous avez une solution :  
1) Dans le champ "Nom de la compagnie" (dans la fiche du contact ou directement lors de la création d'un document): vous pouvez y écrire plusieurs lignes (en cliquant sur Entrée vous allez à la ligne). Par exemple, vous pouvez écrire dans le champ: 
Société X
Jean Dupont (+ coordonnées de l'acheteur)
Notez que vous pouvez agrandir le champ en tirant avec votre souris le coin inférieur droit du champ. 
Si le nom de la personne de contact change, vous pouvez le modifier lors de la création du document (cela ne créera pas un nouveau contact à partir du moment où vous ne changer pas la première ligne du nom du contact). 
2) Puis dans le champ "Description additionnelle" (en savoir plus) vous pouvez indiquer les coordonnées du magasinier par exemple : "Contact: Michel Martin" (avec le même principe que pour l'option précédente).

09 octobre 2017 10:12:24

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Avatar sugester medium
erwan
Bonjour,

je viens d'importer ma liste de contact, l'importation a été signalée comme réussie , mais quand je clique sur "contact" rien n’apparaît si ne ne sont que les noms factices pour mes factures test....
Qu'en penser?
Merci

04 novembre 2018 21:20:58

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Afin que l'on puisse vous aider, merci de bien vouloir nous joindre directement au 04.83.58.05.64.

05 novembre 2018 12:43:51

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Clarisse Regnault
Bonjour,
la distinction "compagnie"/"particulier" dans la fiche de contact a-t-elle un impact spécifique sur la facturation ?
merci

13 mai 2019 14:38:16

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Au niveau de la présentation de la facture lorsqu'il s'agit d'un professionnel (compagnie), seul le nom de la compagnie sera indiquée, tandis que lorsque votre client est un particulier vous pouvez indiquer son prénom et nom. Cette distinction peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez distinguer vos ventes B2B et B2C ce que vous pouvez voir dans les exports ou lors de recherche depuis la liste de vos contacts.

13 mai 2019 14:51:01

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