Description additionnelle des contacts
Dernière mise à jour: 14/01/2024
VosFactures a été développé pour permettre la création rapide de factures et devis personnalisés respectant les obligations légales en vigueur.
Parmi les options de personnalisation, vous pouvez renseigner des informations additionnelles sur vos clients (et fournisseurs) - informations que vous pouvez rendre visible sur leurs documents de facturation.
Utilité
En plus d’une adresse supplémentaire, il est possible d'ajouter à chacun de vos contacts une description additionnelle (ex : personne de contact, information commerciale,… ) qui peut soit être privée, soit être visible sur les documents de facturation ou de gestion stock.
Cette option est très utile notamment pour faire apparaitre des informations de manière systématique sur vos documents de facturation, en particulier des données qui autrement ne seraient pas visibles (ex: téléphone, référence client, ...).
Renseigner une description additionnelle
Vous pouvez ajouter une description additionnelle des contacts depuis la fiche du contact ou directement depuis la facturation.
Lors de la facturation
Sur le formulaire de création du document de facturation ou de stock, dans la section "Acheteur" (ou "Vendeur" en cas de dépenses), cliquez sur le raccourci Plus et renseignez le contenu de votre choix dans le champ "Description additionnelle".
Depuis la fiche du contact
Le champ "Description additionnelle" est aussi accessible depuis la fiche du contact.
Afficher la description additionnelle sur les factures
Par défaut le contenu de la description additionnelle n’est pas affiché sur les factures et autres documents créés. Celui-ci est alors uniquement visible en interne, depuis la fiche du contact et depuis le formulaire de création du document.
En revanche, vous pouvez choisir de l’afficher systématiquement sur tous vos documents. Pour cela cochez l'option "Afficher le contenu du champ 'Description additionnelle' des contacts" depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Paramètres d'impression.
Sans oublier de sauvegarder.
Désormais, le contenu éventuel de la description additionnelle s'affichera sous l'adresse du contact sur les factures (et autres). Bien sûr, lors d'une facturation manuelle, vous pourrez modifier ou supprimer le contenu si besoin avant de sauvegarder le document.
Exemple : "Réf/code" du contact
Si vous renseignez des informations dans le champ "Réf/code", celui-ci ne s'affichera pas sur vos documents. En revanche vous avez la possibilité de faire apparaitre cette référence de manière systématique sur vos documents de facturation en l’indiquant plutôt dans le champ "Description additionnelle".
Remarques
Recherche
Vous pouvez retrouver une facture ou un client par les informations indiquées dans le champ Description additionnelle. En effet le champ Description additionnelle est inclus dans le module de recherche depuis la rubrique "Mot-clé ou n°" aussi bien dans la liste de vos contacts (onglet Contacts) que dans la liste de vos documents (onglet Revenus ou Dépenses).
Colonne
Vous pouvez afficher la colonne "Description additionnelle" dans la liste des Contacts, Documents de facturation, et Documents de stock (en savoir plus).
Style
Vous pouvez modifier le style du contenu de la description additionnelle avec l'ajout d'un simple code CSS (en savoir plus).
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