Gestion des Paiements

Créé: 10/04/2014
Dernière mise à jour: 20/07/2018
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Le logiciel de facturation en ligne VosFactures facilite la gestion et le suivi des paiements, que ceux-ci soient manuels ou automatiques.

Parmi les fonctions proposées, vous pouvez centraliser tous vos paiements reçus et émis, partiels et totaux, sous un seul onglet Paiements. Saisissez manuellement vos paiements ou importez vos relevés bancaires. Outre un meilleur contrôle de votre trésorerie, vous pouvez ainsi bénéficier de rapprochements bancaires facilités.

Principe

L’onglet Paiements vous permet de lister tous les paiements reçus et émis: 

  • les paiements que vous renseignez manuellement
  • les paiements ou tentatives de paiements générés automatiquement par la fonction Paiements en ligne ou la fonction Solution E-commerce.
  • les paiements importés (ex: relevés bancaires)

et de les lier aux factures de vente et dépenses existantes de manière manuelle ou de manière automatisée grâce à l’option de Rapprochement bancaire facilitée. 

Activer l'option

Pour activer cette option et afficher l’onglet Paiements (disponible à partir de la version PRO), cochez-la depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, sous le titre "Gestion des paiements" et sauvegardez : 

paramètres du compte > Liste des paiements


L'onglet "Paiements" s'affiche dans la barre de menu principale, regroupant vos paiements manuels, automatiques et importés.  

 

Ajouter un paiement manuellement

Vous avez 3 raccourcis:

  • Depuis l’onglet Paiements: cliquez sur le bouton "Nouveau paiement"
  • Depuis la liste des documents (onglet Revenus et Dépenses): cliquez sur l'icône de roue en bout de la ligne de la facture et choisissez "Ajouter un paiement":
ajouter un paiement depuis la liste des factures
  • Depuis l'aperçu du document: cliquez sur le bouton Plus > Ajouter un paiement 
ajouter paiement depuis une facture

 

Puis renseignez le détail du paiement:
  1. Complétez les champs (qui ne sont pas tous obligatoires): montant, devise, titre, date, moyen de paiement, description éventuelle, commentaire, et le département concerné (en cas de compte multi-départements). 
  2. Indiquez s’il s’agit d’un revenu (encaissement) ou d’une dépense (décaissement)
  3. Choisissez dans la liste déroulante le numéro du document (vous pouvez taper le numéro ou le nom du contact) afin le lier au paiement. Puis sauvegardez.
nouveau paiement

Remarques: 

  • Les champs grisés ou dans le cadre gris sont utiles et renseignés lorsqu’il s’agit d’un paiement en ligne automatique. 
  • Vous pouvez ajouter des fichiers (ex: preuve de paiement).
 

Une fois le paiement sauvegardé:

  • le paiement s’ajoute à la liste de vos paiements avec un lien vers la facture ou dépense correspondante 
  • le suivi du document a été mis à jour: depuis l’aperçu de la facture/dépense, vous trouverez dans le cadre intitulé Suivi du document la mention du paiement (date et montant) avec un lien vers le détail du paiement
          facture paiement suivi
  • la facture ou dépense est mise à jour: son état a été changé en Payé ou Payé en partie en cas de paiement partiel, avec le détail du paiement reçu visible (par défaut ou en détail selon l'option sélectionnée). 

facture payée

 

Remarque importante: Étiquette d'état

Si vous changez directement l’état d’une facture en Payé ou Payé en partie via son étiquette d'état (au lieu d'ajouter un paiement), aucune ligne de paiement ne sera ajoutée dans l’onglet Paiements (ni sur la facture dans le cadre de l'option "à moins de procéder par la suite à une importation de vos relevés bancaires.

 

Importer des paiements - Rapprochement bancaire
 

En complément ou à la place d'un ajout manuel, vous pouvez importer des paiements en masse -  et ainsi bénéficier d'un rapprochement automatique - qu'il s'agisse de :

  • relevés bancaires
  • paiements provenant d'une plateforme de paiement (en cas de vente sur un site internet par exemple). 
Vous pouvez en savoir plus en consultant le sujet dédié ici. 


Modifier / Supprimer un paiement

Modifier

Afin de modifier un paiement, cliquez sur le titre ou le montant ou encore l'état du paiement concerné (ou cliquez sur l'icône de roue en bout de ligne du paiement puis sur Modifier) pour le modifier, depuis l'onglet Paiements. Attention ! Si vous affectez le paiement à une autre facture, la facture précédemment indiquée restera en "payée". Il conviendra d'aller changer manuellement l'état de cette facture (soit via l'étiquette d'état soit en modifiant la facture). 

Supprimer

Afin de supprimer un paiement, cochez le paiement et cliquez sur le bouton "Supprimer" qui s'affiche (ou cliquez sur l'icône de roue en bout de ligne du paiement puis sur Effacer) et confirmer votre choix, depuis l'onglet PaiementsAttention ! L'état de la facture qui été liée au paiement n'est pas modifié mais reste en "payé". Il convient de le changer manuellement en créé (soit via l'étiquette d'état soit en modifiant la facture). 

Suivi 

Le logiciel assure le suivi des paiements. Ainsi, depuis la fiche d'un paiement vous pourrez visualiser l'historique des modifications. En savoir plus

 

Remarques

  • De manière générale, la fonction Gestion des Paiements est très pratique couplée avec la fonction Récurrence notamment, vous permettant de créer et mettre à jour automatiquement vos dépenses et/ou ventes récurrentes. 
  • Vous pouvez également exporter vos paiements vers Excel et générer un "journal de banque".

 


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Commentaires

Avatar sugester medium
vuran levent
Bonjour,
je reçois mais extrait sur PDF c'est possible l’intégration ?

15 juillet 2016 13:46:10

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, Non ce n'est pas un fichier exploitable. Il faut avoir vos relevés bancaires sous une forme tabulaire - qu'on peut ouvrir avec un tableur: Excel ou csv notamment). Votre banque devrait pouvoir vous permettre d'exporter vos relevés sous un de ces formats.

15 juillet 2016 16:04:59

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Avatar sugester medium
Philippe
Bonjour,
Est-il possible d'effectuer le rapprochement d'un paiement avec plusieurs factures ?
Il m'arrive souvent que mes clients me règlent par virement plusieurs factures en une fois.
Merci.

08 décembre 2016 10:06:38

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, Non pas pour le moment. Mais nous sommes entrain de travailler sur une telle option.

13 décembre 2016 10:28:10

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Avatar sugester medium
Bujard Tannegui
Pour reprendre la remarque de Philippe, quelle solutions proposez vous si un paiement regroupe plusieurs factures ?

11 septembre 2017 14:34:39

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Cette option est actuellement à l'étude.
Nous ne manquerons pas de vous recontacter une fois l'option développée.

13 septembre 2017 12:07:41

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Avatar sugester medium
simon
Bonjour je n'arrive pas à importer mon relevé Crédit Agricole il me dit aucun fichier choisi

01 février 2018 10:24:03

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Agathe
Agathe
Réponse:  

Bonjour,
Si vous souhaitez importer un relevé bancaire au format "Crédit Agricole" vous devez d'une part en effet choisir le Format du relevé depuis la liste, puis choisir le fichier en question. Ce qui implique que vous ayez au préalable téléchargé le relevé bancaire sur votre ordinateur.
Si vous n'y parvenez pas, n'hésitez pas à nous joindre au 04.83.58.10.20.
Cordialement
Agathe


01 février 2018 10:29:31

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vincent
Bonjour,
Comment rapprocher des règlements client par chèque et la ligne de remise de chèque globale de la banque ?

27 mars 2018 11:19:28

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Pouvez-vous me donner un exemple ? Je ne suis pas sûre de bien comprendre. Avec le logiciel il est bien possible de relier des paiements effectuées par Chèque à une facture. Dans le champ "Description du paiement" et "Commentaire" vous pouvez indiquer le numéro de remise de chèque par exemple.
Cordialement,
Agathe

28 mars 2018 13:36:34

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BILLY
Bonjour,

Y'a t'il du nouveau sur le paiement de plusieurs factures en un seul virement? Cette option semble être à l'étude depuis 2016 au vu des commentaires précédent mais à priori toujours rien. Cette option manque cruellement.

Merci pour votre retour
Très cordialement

19 juillet 2018 13:30:29

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

Nous vous remercions de votre commentaire. Nous avons modifié dernièrement l'interface de rapprochement bancaire en vue de cette option qui est toujours d'actualité. 
Nous prenons note que cette option vous serait utile. 

Bien cordialement
Justine

20 juillet 2018 10:34:20

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