Indiquer les Coordonnées de votre Entreprise

Créé: 20/01/2014
Dernière mise à jour: 21/03/2019
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Le logiciel de facturation en ligne VosFactures vous permet de créer des factures et devis personnalisés, et d'y faire figurer les coordonnées de votre entreprise.

Menu:
  1. Quelles coordonnées renseigner ?
  2. Où Renseigner ces coordonnées ?
  3. Comment Modifier ces coordonnées ?
 

Coordonnées Vendeur

Seul le nom de votre entreprise est obligatoire. Les autres coordonnées sont facultatives. 

Voici la liste des coordonnées que vous pouvez afficher sur vos documents de facturation : 
  • Nom (obligatoire) : le nom de votre entreprise figurera sur vos documents de facturation dans la rubrique dédiée aux coordonnées "Vendeur".
  • Nom d'usage (interne) : nom que vous souhaitez donner à votre entité, afin de la retrouver rapidement lors de la facturation, dans vos rapports ou pour faire des recherches; très pratique en cas de compte multi-départements. En savoir plus.
  • Forme juridique
  • N° d'identification (n° TVA, SIRET, ou n° d'entreprise...) : choisissez par exemple "Numéro TVA" et écrivez FR0928902898, ou bien choisissez "SIREN" et indiquez le numéro correspondant. Vous pouvez également choisir de faire apparaître le SIRET ou un autre numéro d'identification. Selon le format d'impression choisi, le champ ne fait pas apparaître de titre sur les documents créés, rien ne vous empêche de l'utiliser pour autre chose, ou de le laisser vide.
  • Siège social / Adresse commerciale : adresse postale de correspondance qui apparaîtra sur le haut des factures. 
  • Numéro de Téléphone et Téléphone portable
  • Adresse E-mail : vous pouvez écrire plusieurs adresses email dans le même champ, en les séparant par une virgule par exemple.
  • Numéro de Fax
  • Adresse de votre Site internet
  • Nom du vendeur : vous pouvez indiquer le nom du vendeur et il s'affichera en bas à gauche sur vos documents, de manière ponctuelle ou automatique.
  • Bas de page : standard, personnalisé ou inexistant
  • N° de compte bancaire : avec une option de protection contre la modification du N° de compte bancaire. En savoir plus.
  • Nom de la Banque
  • BIC
  • Compte comptable Banque
Vous pouvez afficher ces coordonnées à deux endroits : 
  • en haut des factures (à droite ou à gauche selon le format choisi) dans la partie "Vendeur" 
  • en bas de page des factures
 

Où renseigner ces coordonnées pour la 1ère fois ? 


OPTION 1:  Lors de la création d'un document

Vous pouvez renseigner ces informations lors de la création de votre premier document.
 
Ces informations seront alors automatiquement enregistrées par le système dans la fiche de votre entreprise que vous pourrez compléter ou modifier (voir OPTION 2)

Bas de page par défaut

Une partie de ces coordonnées (nom, adresse & identification fiscale) est automatiquement reprise dans le bas de page de vos documents. Vous pourrez compléter, modifier, ou même supprimer ces bas de page depuis la fiche de votre entreprise. 
 

OPTION 2: Depuis la Fiche de votre entreprise

Vous pouvez également renseigner ces informations depuis la fiche de votre entreprise en cliquant sur l’onglet Paramètres > Compagnies/Départements. Dans notre Logiciel, votre entreprise est considérée comme un "département".

Bas de page personnalisé

Depuis la fiche de votre département vous pouvez également compléter les informations à faire apparaître en bas de page de vos documents de facturation. La modification des bas de page affecte tous les documents (futurs et existants). 

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder une fois la fiche de votre département complétée. 

Multi-département

Selon la formule d'abonnement choisi, le logiciel vous permet de créer plusieurs départements (qui peuvent représenter plusieurs entreprises distinctes, ou au contraire la même entreprise mais plusieurs comptes bancaires ou plusieurs zone d'activité, etc... selon vos besoins). 
 

Mettre à jour vos coordonnées

Il se peut que vous ayez besoin de mettre à jour vos coordonnées, suite à un déménagement par exemple.

  • Depuis la fiche Département

Vous pouvez mettre à jour ces informations dans la fiche département, depuis vos Paramètres > Compagnies / Départements sans oublier de sauvegarder. Attention, lorsque vous modifiez/complétez vos Coordonnées, seuls les futurs documents afficheront les nouvelles coordonnées (sauf les bas de page qui sont mises à jour sur tous les documents). Les documents existants ne seront pas modifiés. 
Si vous souhaitez qu'un document existant affiche les nouvelles coordonnées, il faut le modifier manuellement comme expliqué ci-dessous. 

  • Depuis un document

Vous avez également la possibilité de modifier ces coordonnées directement depuis un document existant tout en demandant à ce que ces nouvelles informations soient reprises dans votre fiche département. Pour cela il vous suffit de cliquer sur "Modifier" le document puis sur le bouton blanc "Modifier" sous les coordonnées Vendeur.

Changez les coordonnées de votre entreprise. Avant de sauvegarder le document, vous pouvez cocher l'option "Mettre à jour la fiche du département" (visible en cliquant sur "Plus"). Ainsi le document modifié et les futures documents seront mis à jour. 



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