Multi-utilisateurs: création, fonctions, et restrictions

Created: 18/05/2016
Last updated: 23/06/2017
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Si vous ne travaillez pas seul (collaborateurs, employés, comptable…), sachez que l’application VosFactures vous permet de créer un compte qui peut être utilisé par plusieurs utilisateurs. C’est un des nombreux avantages du logiciel de facturation en ligne. Les utilisateurs peuvent se connecter et travailler en même temps depuis des postes différents. Parmi les options proposées, vous pouvez :
  • créer 3 types d’utilisateurs : administrateur, utilisateur, comptable.
  • restreindre les accès et privilèges des utilisateurs 
  • avoir un suivi des actions effectuées par utilisateur  

Comment ajouter un utilisateur à votre compte ?

A partir de la formule d’abonnement Standard, vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs à votre compte. Le nombre maximum dépend de la formule choisie, comme détaillé dans nos tarifs.

Les différents types d’utilisateurs

Il y a 3 catégories (« fonctions ») d'utilisateurs, qui conditionnent leurs accès au paramétrage et aux données du compte :
  1. Administrateur (accès illimité)
  • Les administrateurs, comme le propriétaire (créateur) du compte, ont accès au paramétrage du compte (paramètres du compte, des fiches des départements, des utilisateurs, de la fonction paiement en ligne….).
  • Ils ont accès à toutes les données du compte (documents, contacts, produits, rapports..) créés par n’importe quel département.
  • En termes de restriction, par défaut il n’y en a aucune, mais vous pouvez activer certaines restrictions communes à tous les utilisateurs (voir plus bas).
  1. Utilisateur (accès limité)
  • N’ayant pas accès au menu de l’onglet « Paramètres », les utilisateurs "simples" n'ont pas accès au paramétrage du compte (contrairement aux administrateurs). Ils ne peuvent pas créer d’utilisateur ni de catégorie, et n’ont pas d’accès à l’historique des activités du compte.
  • Ils n’ont pas accès à toutes les données du compte mais uniquement aux données de leur(s) département(s) : ils peuvent uniquement créer et visualiser les documents (de ventes, dépenses, et gestion de stock) de leur(s) département(s), et uniquement les contacts et produits auxquels leur(s) département(s) à accès. Ainsi, créer différents départements (qui peuvent représenter la même société ou non) peut constituer un bon moyen de restreindre les privilèges d’un utilisateur (voir plus bas). Notez qu’un utilisateur simple peut avoir accès à un ou plusieurs départements du compte.
  • Ils visualisent sur le tableau de bord et depuis l'onglet Rapports les chiffres récapitulatifs concernant leur(s) département(s) - sauf restriction contraire (voir plus bas). 
  • Ils peuvent être visés par des restrictions s’appliquant à tous les utilisateurs qui leur interdisent certaines actions et l’accès à certaines données de leur(s) département(s) (ex : pas d’accès aux rapports et graphes financiers comme expliqué plus bas).  
  1. Comptable (accès limité au paramétrage, accès illimité aux données)
  • Comme les utilisateurs simples, le comptable n’a pas accès au paramétrage du compte
  • En revanche ils ont accès à l’ensemble des données du compte, comme les administrateurs, et pourront ainsi accéder aux rapports et effectuer des exports comptables...
  • Et ils ne sont pas visés par les éventuelles restrictions s’appliquant à tous les utilisateurs.  

L'ajout d’un nouvel utilisateur

Chaque utilisateur du logiciel a besoin pour se connecter d’un identifiant (adresse email) et d’un mot de passe, qui définissent son profil utilisateur. Un même utilisateur peut avoir accès à plusieurs comptes.



Pour ajouter un nouvel utilisateur à votre compte, allez dans Paramètres > Utilisateurs et cliquez sur le bouton vert « Ajouter/inviter un utilisateur ».

Une fenêtre s’ouvre : renseignez alors l’adresse email de(s) utilisateur(s), choisissez un mot de passe, et cliquez dans le champ "Fonction" pour sélectionner la fonction : administrateur, comptable, utilisateur,  puis cliquez sur le bouton bleu "Ajouter" et fermer la fenêtre. L’utilisateur a été ajouté et a reçu un email d’invitation sur l’adresse indiquée, l’invitant à vous contacter pour connaître le mot de passe et à se connecter.
Remarque 1: 
En cas de multi-départements, vous pouvez autoriser l’utilisateur à tous les départements ou à un département en particulier. Si vous souhaitez lui donner accès à 2 départements (ex ; Département A et Département B), il suffit de sélectionner d’abord "Utilisateur - autorisé seulement à A" puis de re-cliquer dans le champ Fonction et sélectionner "Utilisateur - autorisé seulement à B".
Remarque 2:
Si vous décidez de décocher l’option « Créer un (des) utilisateur(s) immédiatement (vous devez alors choisir un mot de passe) », l’utilisateur invité devra alors lui-même choisir son mot de passe. 
De toute façon, chaque utilisateur pourra à n’importe quel moment modifier son identifiant et/ou mot de passe depuis son profil (en savoir plus).

Accès comptable 

Si vous voulez donner un accès en ligne à votre comptable, nous vous invitons à utiliser plutôt l'option dédiée "Accès comptable"
 

Comment restreindre un utilisateur ?

Il y a deux principes de restrictions des utilisateurs: 

1) Les restrictions communes à tous les utilisateurs "simples"

à activer depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Section utilisateurs et privilèges: 

Section Utilisateurs et privilèges depuis les paramètres du compte


Vous pouvez ainsi choisir d’empêcher tous les utilisateurs "simples" (les comptables/propriétaire/administrateurs ne sont pas concernés):

2) Les restrictions par département: 

Comme expliqué plus haut, les utilisateurs simples ont uniquement accès aux données de leur(s) département(s). Vous pouvez restreindre un utilisateur à un ou plusieurs départements vendeurs : l'utilisateur ne pourra visualiser que les documents et autres données créés par ce(s) département(s), et ne pourra créer des documents qu'avec ce département.

En effet, si vous dupliquez votre département actuel (fiche entreprise), vous pouvez ensuite limiter l'utilisateur à ce département.
Pour cela, allez dans Paramètres > Utilisateurs et cliquez sur "Modifier" depuis l'icône de roue d'un utilisateur existant. Indiquez dans le champ "Fonction" le ou les départements. Vous pouvez aussi le faire directement pendant la création d'un nouvel utilisateur. 

Les propriétaire et administrateur(s) pourront voir les documents créés par l'utilisateur mais pas l'inverse. En terme de mise en page des documents créés par les deux départements, par défaut il n'y a aucune différence (la numérotation est commune, le logo le même...), mais vous pouvez si vous le souhaitez opter pour des différences (ex: numérotation indépendante...). (En savoir plus)

Cela vous permettra également de restreindre l'accès à certains contacts et produits par département et même à certains entrepôts (avec la fonction gestion de stock).

Modifier ou supprimer un utilisateur

Pour modifier

la fonction d’un utilisateur de votre compte, depuis Paramètres >Utilisateur, cliquez sur l’icône en bout de ligne de l’utilisateur puis sur « Editer/modifier », modifiez la fonction de cet utilisateur et cliquez sur le bouton bleu Sauvegarder.

Pour supprimer (déconnecter)

l’utilisateur de votre compte, choisissez plutôt "Déconnecter" puis confirmez votre choix. 

Pour changer le propriétaire du compte

(opération qui ne peut être réalisée que par l'actuel propriétaire du compte), il faut créer le nouveau propriétaire en tant qu'administrateur et sur l’icône en bout de ligne cliquez sur "Changer le propriétaire du compte" puis sauvegardez. 

 


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