Ajouter des Contacts : Clients et Fournisseurs

Created: 08/08/2017
Last updated: 19/09/2017
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Avec le logiciel VosFactures vous pouvez facilement créer, modifier et gérer vos contacts. Il est possible d’ajouter un nouveau contact de plusieurs manières :

  • depuis la liste des contacts

  • lors de la facturation

  • via l'importation d'un fichier

Lisez également nos conseils sur la création et modification d'un contact et comment résoudre le problème des doublons.

1- Depuis l’onglet “Contacts”

Choisissez l’onglet “Contacts”, puis cliquez sur le bouton “Nouveau contact”.

Complétez ensuite les champs souhaités de la fiche du nouveau contact, que vous pourrez modifier/compléter ultérieurement.


Tous les champs ne sont pas obligatoires et tous n’apparaissent pas sur les documents créés :

 

Dans la partie Plus D’options / Moins d’Options :

  • Nom d’usage: par défaut égal au nom, suivi d’un numéro en cas de plusieurs contacts du même nom. 

  • Type : Client et/ou Fournisseur. Ceci est utile si vous décidez de cocher l’option “Distinguer les contacts par type (client et/ou fournisseur) lors de la facturation (revenus et/ou dépenses)” (depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Section Contacts). Ainsi, lors de la création d’une dépense par ex, seuls les contacts “fournisseurs” pourront être sélectionnés.

  • Catégorie

  • Coordonnées bancaires (non affichés sur les documents)

  • Taux de réduction, Taux de taxe, Date limite de règlement (en jours), et Mode de règlement par défaut : ainsi lors de la création d’un document ces champs seront pré-remplis une fois le contact sélectionné.

  • Ne pas envoyer de relances automatiques : vous pouvez exclure un contact des relances automatiques.

  • Site internet, N° d’immatriculation, Personne à contacter, Réf/code client (non affichés sur les documents)  

  • [Compte comptable (général et auxiliaire)] en cas d’option Plan Comptable

  • Pièces jointes 

N’oubliez pas de sauvegarder.

2- Lors de la facturation

Vous pouvez créer un nouveau contact directement lors de la création d’un document de facturation (revenu ou dépense) ou de stock. Pensez à bien choisir la nature (professionnel ou particulier). Le contact sera ajouté automatiquement à la liste une fois le document sauvegardé.

Attention, vous devez vérifier si les informations renseignées sont bien correctes, afin que le contact soit proprement enregistré.

3- En masse 

Pour aller plus vite, sachez que vous pouvez importer un fichier contenant la liste de vos contacts. Pour en savoir plus, consultez ce sujet.

Remarques 

Doublons

Il arrive parfois de créer par erreur des doublons de contact. Dans ce cas, vous pouvez les fusionner très facilement en les sélectionnant depuis la liste et en cliquant sur "Fusionner". Un communiqué vous demandera de choisir le contact principal à conserver. Les documents de facturation éventuels liés aux autres contacts lui seront ainsi attribués, et les autres contacts seront supprimés. Attention cette opération est définitive !

P.S: Afin d'éviter de créer des doublons lors de la création d'un document, pensez à indiquer s'il s'agit d'une compagnie ou d'un particulier puis taper les premières lettres du nom afin de le sélectionner depuis la liste suggérée par le système. 

Modification

Vous pouvez mettre à jour vos fiches contact:

  • en cliquant sur "Modifier" depuis la liste (en bout de ligne du contact) 

  • en masse via l'importation (en savoir plus

La modification de la fiche d'un contact (nom, adresse...) ne modifie pas les documents déjà existants. Inversement, si vous modifiez sur un document existant les coordonnées du client (ou fournisseur), cela ne modifie pas sa fiche. Si vous avez fait une erreur ou un oubli, il faudra donc modifier aussi la fiche du contact. 

Code Clients

Vous pouvez indiquer un code ou une référence de vos clients/fournisseurs dans le champ prévu à cet effet intitulé "Réf/code client". Vous pouvez ainsi faire une recherche de contact par code client depuis la liste, et choisir d'afficher la colonne "Réf/code client" dans la liste (en savoir plus).

Toutefois, si vous avez une organisation interne de facturation basée sur une référence (code) client, nous vous conseillons plutôt d'indiquer ce code: 

  • dans le champ "Nom d'usage" 

ce champ n'apparaît pas sur les documents créés mais vous permettra :
1-  de sélectionner lors de la création d'un document le contact en tapant son code client dans le champ "Nom" .
2-  de visualiser quel est le dernier numéro attribué en triant la colonne "Nom d'usage" sur la liste des contacts. 
3- de rechercher un contact par son code client dans la liste des contacts via le module de recherche

et/ou 

  • dans le champ "description additionnelle"

car cela vous permettra:
1-  d'afficher le code client sur les documents créés (en savoir plus)
2-  de rechercher un contact par son code client dans la liste des contacts via le module de recherche.
3-  d'afficher la colonne "Réf/code client" dans la liste mais elle ne sera pas triable (en savoir plus)


Espace client

Vous pouvez opter pour l'option Accès clients afin d'offrir à vos clients un espace dédié où ils peuvent consulter et payer leurs factures. 


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