En effet, même si la plupart des PME, TPE et micro-entreprises n'ont pas besoin de créer d'autres adresses électroniques que leur celle basée sur leur numéro SIREN, il est parfois nécessaire pour les entreprises avec une organisation plus complexe d'acheminer les factures fournisseurs vers différentes adresses de réception additionnelles basées sur un suffixe, un siret, ou un code de routage.
- Principe des adresses électroniques
- PA de réception et Annuaire
- Adresse avec Suffixe
- Adresse avec SIRET
- Adresse avec Code de Routage - Créer et assigner une adresse (à venir)
- Assigner l’adresse principale
- Créer des adresses secondaires
- avec suffixe
- avec siret
- avec code routage
Principe des adresses électroniques
PA de réception et Annuaire
La PA choisie déclare auprès de l'Annuaire Central de facturation cette adresse, qui sera de forme 0002:SIREN , et se l'assigner (en y ajoutant le matricule de la PA). L'Annuaire ainsi mis à jour permet aux PA des fournisseurs d'envoyer leurs factures électroniques à la bonne PA.
La PA désignée peut également créer, déclarer, ou annuler des adresses facturation électroniques additionnelles pour une même entreprise, qui peut ainsi répartir ses factures fournisseurs entre ses services et/ou ses établissements, en utilisant (en plus ou la place du n° SIREN) : un suffixe, le numéro SIRET, un code de routage.
Adresse avec Suffixe (plusieurs services achat)
Si vous avez plusieurs services dans l’organisation interne de votre entreprise, vous pouvez créer des adresses additionnelles avec des suffixes, qui seront de forme 0225:SIREN_SUFFIXE , afin de répartir les dépenses par service.
Chaque suffixe est un mot de votre choix de 100 caractères maximum pouvant contenir des chiffres, des lettres (sans accent), des tirets, des tirets bas, et des points.
Exemple
Vous avez plusieurs services achat au sein de votre entreprise dont le n° SIREN est le 123456789, et vous souhaitez répartir les dépenses entre ces services :
- le service achats généraux aura l’adresse principale 0002:123456789
- le service achats lié au commercial A aura l’adresse additionnelle 0225:123456789_CommercialA
- le service achats liés au commercial B aura l’adresse additionnelle 0225:123456789_CommercialB
Sur votre compte VosFactures, vous avez créé 3 départements représentant ces 3 adresses.
Adresse avec SIRET (plusieurs établissements)
Si votre entreprise est composée de plusieurs établissements, vous pouvez créer des adresses additionnelles au niveau du SIRET, qui seront de forme 0009:SIRET afin de répartir les dépenses par établissement.
Exemple
Vous avez deux établissements (SIRET 00004 et SIRET 00005) au sein de votre entreprise (n°SIREN 123456789) :
- établissement SIRET 00004 aura l’adresse principale 0002:123456789
- établissement SIRET 00005 aura l’adresse secondaire 0009:12345678900005
Sur votre compte VosFactures, vous avez créé 2 départements représentant ces 2 adresses.
Adresse avec Code de routage (plusieurs services achat d’un établissement)
Si votre entreprise est composée de plusieurs établissements, et qu’il y a plusieurs services achat au sein d’un même établissement, vous pouvez créer des adresses additionnelles avec un code routage, qui seront de forme 0224:SIRET_CODEROUTAGE , afin de répartir les dépenses entre les services d’un établissement de l’entreprise.
Chaque code routage est un mot de votre choix de 100 caractères maximum pouvant contenir des chiffres, lettres (sans accent), tirets, tirets bas, et points.
Exemple
Vous avez plusieurs services achat au sein d’un établissement (SIRET 00005) de votre entreprise (n° SIREN 123456789), et vous souhaitez répartir les dépenses entre ces services :
- le service achats généraux de l’établissement 00005 aura l’adresse principale 0009:12345678900005
- le service achats lié aux frais de déplacement aura l’adresse additionnelle 0224:12345678900005_voyages
- le service achats liés aux frais marketing aura l’adresse additionnelle 0225:12345678900005_marketing
Sur votre compte VosFactures, vous avez créé 3 départements représentant ces 3 adresses.
Créer et assigner une adresse
Après avoir signé le mandat de désignation de la PA VosFactures pour un SIREN donné, vous pouvez gérer vos adresses de facturation principale et additionnelle(s) éventuelle(s) depuis l’interface de la PA VosFactures.
Assigner l’adresse principale
- Cliquez sur le bouton “Voir les détails” en face du SIREN concerné puis sur “Désigner la PA VosFactures” dans la section 1 (section SIREN)
- Choisissez la date effective de la mise à jour de l’Annuaire et confirmez.
- Si besoin, vous pouvez changer le département vendeur lié à cette adresse (c’est-à-dire le département auquel les dépenses reçues à cette adresse seront assignées dans votre compte VosFactures).
Votre adresse principale de facturation sera mise à jour sur l’Annuaire par notre PA à la date choisie.
Créer des adresses secondaires
Pour ajouter une adresse avec Suffixe :
- Cliquez sur le bouton “Voir les détails” en face du SIREN concerné
- Cliquez sur le bouton ”+ Nouveau suffixe” dans la section 2 “Suffixes”
- Tapez le suffixe de votre choix et confirmez
- Sélectionnez la date d’effet et cliquez sur “Continuer”
- Choisissez le département lié à cette nouvelle adresse et cliquez sur “Ajouter”.
Votre nouvelle adresse additionnelle sera publiée sur l’Annuaire par notre PA.
Pour ajouter une adresse au niveau SIRET :
- Cliquez sur le bouton “Voir les détails” en face du SIREN concerné
- Cliquez sur “Voir les détails” en face du SIRET concerné dans la section 3 “SIRETS”
- Cliquez sur le bouton “Désigner la PA VosFactures” dans la section 1 où est détaillée l’adresse basée sur le SIRET
- Choisissez la date effective de la mise à jour de l’Annuaire et confirmez
- Choisissez le département lié à cette nouvelle adresse et cliquez sur “Ajouter”.
Votre nouvelle adresse additionnelle sera publiée sur l’Annuaire par notre PA.
Pour ajouter une adresse avec Code Routage au niveau SIRET :
- Cliquez sur le bouton “Voir les détails” en face du SIREN concerné
- Cliquez sur “Voir les détails” en face du SIRET concerné, dans la section 3 “SIRETS”
- Cliquez sur le bouton “+Nouveau code” dans la section 2 “Codes de routage”
- Tapez le code de routage de votre choix et confirmez
- Sélectionnez la date d’effet et cliquez sur “Continuer”
- Choisissez le département lié à cette nouvelle adresse et cliquez sur “Ajouter”.
Votre code routage sera créé et votre nouvelle adresse additionnelle sera publiée sur l’Annuaire par notre PA.
N.B :
Vous pouvez créer autant de codes de routage et de suffixes que souhaités, en prenant soin de les assigner au département concerné.
Vous pouvez annuler la création d’une adresse additionnelle avant la date d’effet en cliquant sur “Annuler la demande”.