La Plateforme Agréée VosFactures, connectée au logiciel de facturation et gestion de stock VosFactures, vous permet de recevoir, d’envoyer, et de gérer dans un compte en ligne unique les factures de votre (ou vos) entreprise(s) et de répondre aux obligations légales françaises du e-invoicing et du e-reporting en France.
En cas de compte multiples départements ou compagnies, vous pouvez choisir quel(s) département(s) doit être connecté à la PA VosFactures et sous quelle adresse de facturation électronique.
- Rappels de la loi
- Réception de Factures électroniques
- Désignation d’une PA de réception
- Adresse(s) électronique(s) de facturation - Choisir la PA VosFactures pour votre entreprise
- Phase 1 : Département vendeur
- Phase 2 : Signature du Mandat
- Phase 3 : Mise à jour de l'Annuaire - Choisir la PA VosFactures pour vos clients
Rappels de la loi
Réception de Factures électroniques
La Réforme de la Facturation électronique (RFE) impose aux entreprises françaises de désigner de manière officielle une Plateforme Agréée (PA) par l’état pour la reception de leurs factures d’achat pour le 1er Septembre 2026. En effet, à partir de cette date, les factures émises par les Grandes Entreprises et les Entreprises de Taille Intermédiaire seront transmises de manière électronique par l’intermédiaire des PA via le réseau Peppol. Ce réseau permet l’envoi de fichier d’une adresse électronique à une autre adresse électronique.
Désignation d’une PA de réception
Pour désigner officiellement votre PA de réception, le représentant légal de l’entreprise doit signer électroniquement un mandat de désignation (avec vérification biométrique d’identité).
Une fois le mandat signé, la PA sélectionnée met à jour l’Annuaire Central géré par l’état (“PPF”) afin de mettre à jour la ou les adresse(s) électronique(s) de réception de l’entreprise et d’indiquer que celles-ci sont gérées par la PA.
Adresse(s) électronique(s) de facturation
Adresse électronique par défaut : SIREN
Par défaut, l’adresse électronique d’une entreprise est égale à son SIREN. Par exemple, si votre numéro SIREN est 123456789, votre adresse électronique est 0225:123456789. C’est cette adresse qui est listée par défaut sur l’Annuaire central du PPF.
Adresse(s) électronique(s) supplémentaire(s) : si besoin
La majorité des entreprises françaises auront une seule adresse électronique, égale au SIREN. Mais parfois, pour des questions d’organisation interne ou dû à la présence de multiples établissements, une entreprise peut avoir besoin de répartir les factures reçues en créant des adresses additionnelles basées sur : un SUFFIXE (en cas de plusieurs services achat), le SIRET (en cas de plusieurs établissements), un CODE ROUTAGE (en cas de plusieurs services achat d’un établissement).
Choisir la PA VosFactures pour votre entreprise
Phase 1 : Département(s) vendeur(s)
Avant de commencer la procédure depuis votre compte VosFactures, créez ou modifiez votre ou vos départements vendeurs en prenant soin de renseigner le n° SIREN ou le SIRET (et n° TVA éventuel), et de vérifier le nom (commercial et officiel).
Phase 2 : Signature du mandat
La désignation de la PA VosFactures se fait depuis votre compte VosFactures, en suivant les étapes décrites ci-dessous (10 minutes), qui doivent être effectuées par un représentant légal de l’entreprise (listé sur le KBIS) ou d’un mandataire (sur justificatifs) muni d’une pièce d’identité et d’un téléphone portable - conformément à la loi - depuis un ordinateur ou une tablette.
Un mandat doit être signé par SIREN.
1 - Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte > section Facturation électronique (France), cochez l’option Facturation électronique (France) puis l’option E-invoicing : réception électronique des dépenses. Attention, pensez aussi à cocher la fonction Registre des Dépenses située plus haut si vous ne l’avez pas fait. À la fin, n’oubliez pas de sauvegarder.
2 - Depuis Paramètres > Compagnies / Départements > cliquez sur Désigner la PA VosFactures et confirmez depuis la notification qui s’affiche : l’interface de la PA de VosFactures s’affiche, listant le(s) SIREN(s) correspondant(s) au(x) département(s) existant(s).
3 - Cliquez sur Signer le mandat en face du SIREN concerné puis Je confirme ma demande : vous êtes redirigé vers la plateforme partenaire (Dataleon) de signature électronique du mandat de désignation.
4 - Cliquez sur Commencer en bas de page : le mandat à signer s’affiche.
5 - Attention ! Vérifiez bien les coordonnées dans la partie “Mandant” car une fois signé le mandat ne pourra plus être modifié. Choisissez une date d’effet dans le champ dédié en bas, puis cliquez sur Enregistrer et continuer.
6 - La liste du ou des représentants légaux de l’entreprise s’affiche (selon les données de la base officielle SIRENE). Cliquez sur Ajouter en face de votre nom. Si aucun nom n’est listé (ex : association, indivision, holding …), contactez-nous.
7 - Visez avec l’appareil photo de votre portable le QR code qui s’affiche sur votre écran et cliquez sur le lien url qui apparaît. Suivez les instructions qui s’affichent sur votre portable pour vérifier votre identité.
8 - Une fois la vérification finie, revenez à l’écran de votre ordinateur : cliquez sur Enregistrer et Continuer pour signer le mandat.
9 - Sélectionnez votre nom et complétez vos coordonnées puis cliquez sur Signer le formulaire.
10 - Visez avec l’appareil photo de votre portable le nouveau QR code qui s’affiche sur votre écran et cliquez sur le lien url qui apparaît. Suivez les instructions qui s’affichent sur votre portable pour signer le mandat que vous recevrez par email. Vous pouvez aussi le télécharger depuis votre portable.
Phase 3 : Mise à jour de l’Annuaire
Une fois le mandat signé, revenez à l’écran de votre ordinateur : vous êtes redirigé vers l’interface de la PA VosFactures où vous cliquez sur le bouton Voir les détails en face du SIREN.
Cliquez sur le bouton bleu Désigner la PA VosFactures de la Section 1 pour activer votre adresse électronique principale et choisissez :
- la date d’effet
- le département vendeur lié (qui recevra les dépenses)
Puis confirmez : Bravo ! votre adresse principale de facturation sera mise à jour sur l’Annuaire par notre PA à la date souhaitée.
En cas d’erreur (affichée en rouge), veuillez nous contacter.
En cas de multiples SIREN, cliquez sur l’onglet Annuaire et recommencez la procédure.
Pour revenir à l’interface de votre compte VosFactures, cliquez sur le bouton Tableau de bord .
Vous pourrez revenir sur l’interface de la PA à tout moment pour y suivre l’avancée de la mise à jour en cliquant sur Paramètres > Plateforme Agréée.
Adresse(s) additionnelle(s)
Si vous souhaitez créer des adresses de réception supplémentaires pour répartir vos factures de dépenses (comptes multi-départements), suivez nos instructions ici.
Choisir la PA VosFactures pour vos clients
Rappel
Dans le cadre de la Réforme, la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) autorise les experts-comptables et autres mandataires à désigner, au nom et pour le compte de son client, la PA de réception des factures électroniques, via la signature d’un mandat de délégation de désignation PA. Cet accord formel (qui peut être un document séparé ou une clause additionnelle à la lettre de mission) doit détailler les pouvoirs et devoirs de l’expert-comptable (choix, modification de la PA…), la date effective et la durée du mandat.
En tant que cabinet comptable, il est d’ailleurs conseillé de vérifier que votre assurance responsabilité civile couvre bien cette mission de délégation qui engage votre responsabilité professionnelle (devoir de conseil).
VosFactures : facturation + pré-comptabilité + PA
En choisissant la PA VosFactures, vous bénéficiez de la génération automatisée des écritures comptables et d’un accès centralisé aux factures d’achat de vos clients - qui eux apprécient la simplicité et performance d’un logiciel spécialisé dans la facturation française. Notre offre comptable dédiée vous permet de bénéficier d’un tarif très avantageux. Contactez-nous pour une offre personnalisée.
Pour désigner la PA de VosFactures pour le compte de votre ou vos clients :
- envoyez-nous un email à info@vosfactures.fr
- si vous ou votre client avez un compte sur VosFactures, suivez les étapes suivantes :
1 - Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte > section Facturation électronique (France) > cochez l’option “Facturation électronique (France)” puis sauvegardez. Vous pouvez décocher les options d’envoi de factures et e-reporting si non nécessaires.
2 - Depuis Paramètres > Compagnies / Départements > cliquez sur le bouton “Désigner la PA VosFactures (via un cabinet comptable)“ et sur “Continuer” sur la notification qui s’affiche.
3- Renseignez vos coordonnées et toute autre information qui vous semble pertinente (vous pouvez également joindre des pièces jointes) et cliquez sur “Envoyer”.
Vous serez recontacté très rapidement.