La fonction Gestion de stock permet de gérer et suivre facilement les entrées et les sorties de stock via la création facilitée des documents suivants:
- Bon de commande (BC) à transmettre à vos fournisseurs
- Bon d'entrée (BE) pour valider la réception de marchandise (et ainsi augmenter votre stock)
- Bon de livraison (BL) pour vos clients
- Bon de transfert (BT) de marchandise entre plusieurs entrepôts
- Réservations de certains produits (afin de décompter votre stock sans attendre la facture ou le BL)
- Consommation interne (CI) pour diminuer votre stock sans passer par une vente ou livraison (ex: échantillons, stock cassé...)
- Production interne (PI) pour augmenter votre stock sans passer par un achat fournisseur
- Bon d'entrée corrigé (BEC) pour corriger un approvisionnement
- Bon de livraison corrigé (BLC) pour corriger une livraison
- Inventaires (pour contrôler et mettre à jour votre stock en masse par entrepôt)
Ces documents peuvent être créés rapidement à partir d’une ou plusieurs factures (ou autre) ou au contraire être créés d’abord pour ensuite donner lieu à une facturation éventuelle.
- Format des documents de gestion de stock
- Création
- Création manuelle (directe)
- Création facilitée (depuis une facture ou autre)
- Création automatique depuis une facture
- Mise à jour automatique
- Options post-création
Format des documents de gestion de stock
Le format des documents de gestion de stock est différent (simplifié) de celui des documents de facturation. Ils peuvent être imprimés, mais pas envoyés en ligne depuis le logiciel, contrairement aux documents de facturation.
♦ Logo
Vous pouvez y ajouter votre logo en cochant l’option « Afficher le logo sur les documents de gestion de stock » située dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion des stocks.
♦ Numérotation
Comme avec les documents de facturation, depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents vous pouvez choisir le format de numérotation des documents de stock.
♦ Impression
Vous pouvez imprimer chaque document de gestion de stock:
- sans prix, ou avec les prix d’achat ou les prix de vente.
- sans ou avec les références des produits listés.
Ainsi, pour imprimer sans prix et avec les références produits, cliquez sur Imprimer > imprimer avec les références puis sur Imprimer > imprimer sans les prix.
Remarque: Les lignes "Auteur" et "Date de la dernière sauvegarde" visibles sur l'aperçu ne figurent pas sur le pdf imprimé.
Création
Il y a trois types de création:
- Création manuelle
- Création facilitée
- Création automatique
Création manuelle (directe)
Vous pouvez créer manuellement un document de gestion de stock :
- Depuis la liste des documents de stock : depuis l'onglet Gestion de stock > Documents de gestion de stock > Nouveau document:
- Depuis les raccourcis : depuis le tableau de bord ou depuis l'onglet Gestion de stock "+ Entrée" (BE et autre) et " - Sortie" (BL ou autre)
- Depuis la fiche d’un produit en cliquant sur "Créer le document de gestion de stock":
Création facilitée (depuis une facture ou autre)
Depuis l’aperçu d’un document de facturation (devis, facture, dépense...), cliquez sur la commande "Documents de gestion de stock" puis sur "Créer le document de gestion de stock correspondant" qui sera déjà pré-rempli, et que vous pourrez modifier si besoin est.
Le formulaire du document de stock s'affiche, déjà pré-rempli avec coordonnées du client/fournisseur et les produits listés (nom, quantité, prix unitaire, total ht et ttc). Modifiez les champs souhaités éventuellement, puis cliquez sur sauvegarder.
Le document de stock ainsi créé sera lié au document de facturation d’origine, pour une navigation facilitée et une traçabilité de votre stock, ainsi qu'une mise à jour automatique (voir paragraphe plus bas). Vous pouvez bien sûr effacer ou modifier à tout moment un document de stock.
Remarques:
- Par défaut les documents de vente (devis, facture..) donnent lieu à un BL et les dépenses à un BE, mais vous pouvez changer le type de document de stock à créer grâce au champ "Type" du formulaire (pensez alors à faire les modifications appropriées).
- Les produits en tant que « services » listés sur le document de facturation ne sont pas repris sur les documents de stock.
- Seuls les champs marqués d'une astérisque sont obligatoires.
- Lors de la création, si vous voulez pouvoir modifier/compléter les références de vos produits, cliquez sur le bouton "Afficher les références" situé sur le coin haut droit du tableau sur le formulaire de création. Les références sont par défaut celles indiquées dans la fiche du produit ou dans la facture qui a servi à la création du BL/BE.
Création automatique depuis une facture
Vous pouvez faire en sorte qu’à chaque création de facture (et seulement), le bon de livraison correspondant soit créé automatiquement grâce à l’option « Création automatique de documents en cas de sortie de stock (livraison) » situé dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion de stock.
De la même façon, vous pouvez automatiser la Création de bon d’entrée à chaque fois que vous créez une facture d’achat (dépense).
Mise à jour automatique
Si par la suite vous êtes amené à modifier votre document de facturation comptable (facture, facture d'avoir, facture d'acompte...), le document de gestion de stock (BL, BE...) qui y est lié sera mis à jour de façon automatique (cela ne concerne pas les documents de ventes non comptables (devis, bons de commande...)).
Si toutefois vous ne voulez pas cette mise à jour automatique, décochez l’option "Mise à jour automatique des documents de stock" dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion de stock.
Options post-création
Une fois le document de gestion créé, vous pouvez:
- modifier ou effacer
- imprimer - créer un document similaire - visualiser le résumé des opérations de stock concernant les produits listés - visualiser l'origine ou la destination des produits
- créer, désunir, ou visualiser la facture/dépense (ou autre) correspondante
- créer une autre facture/dépense (ou autre) - utile en cas de facturation partielle par exemple.
- modifier ou effacer
- imprimer - créer un document similaire - visualiser le résumé des opérations de stock concernant les produits listés - visualiser l'origine ou la destination des produits
- créer, désunir, ou visualiser la facture/dépense (ou autre) correspondante
- créer une autre facture/dépense (ou autre) - utile en cas de facturation partielle par exemple.