- soit sur l'année calendaire (1er Janvier au 31 Décembre)
- soit sur votre exercice comptable personnalisé
Le logiciel vous permet pour chaque type de document de :
- Personnaliser le Format de Numérotation - Choisir le format de numérotation - Options additionnelles - Reprendre une Numérotation en cours
- Empêcher la Modification d'un numéro
- Opter pour une Numérotation Indépendante par Département
- Cas des Dépenses
Personnaliser le Format de Numérotation
Avec le logiciel de facturation en ligne VosFactures vous pouvez personnaliser le format de numérotation de vos documents de vente et de stock (factures, devis, bon de commande, livraison...) qui seront alors numérotés automatiquement selon un ordre chronologique, comme le requiert la législation en vigueur.
Chaque type de document a sa propre numérotation indépendante, mais vous pouvez opter pour une numérotation commune.
► Choisir le format de numérotation
Vous pouvez indiquer le format de numérotation par défaut de chaque type de document de vente (et de stock) depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents :
- soit en utilisant la liste de proposition
- soit en l'indiquant manuellement dans le champ "Format de numérotation des ..." : le numéro est représenté par la variable dynamique nr et vous pouvez ajouter avant ou après :
- des lettres & symboles (ex: Fnr ou #nr)
- des variables de date (visibles en cliquant sur le bouton "Aide")
N'oubliez pas de sauvegarder !
Variables dynamiques de date
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Variables disponibles
Vous pouvez insérer dans votre format de numérotation des variables dynamique représentant le jour (dd), le mois (mm), ou l'année (yyyy ou yy) de la création du document. Il est fortement conseillé d’insérer des séparateurs (point, slash, tiret...). -> Exemple : nr/yyyy les factures seront numérotées 1/2021, 2/2021 ... (si l'année en cours est 2021) ou Fmm/yy/nr les factures auront le numéro F12/21/1, F12/21/2 ... (pour une création au mois de Décembre 2021).
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Changement de date de création
Si vos numéros contiennent des variables de date, et que vous modifiez la date de création d’un document de facturation existant, le logiciel affiche alors un message vous demandant si le numéro du document doit également être mis à jour - cela afin de garantir la continuité de la numérotation.
-> Par exemple, si votre numérotation inclut le mois en cours et que vous modifiez la date de création d’une ancienne facture datée du 30 Juin pour le 1er Juillet, le système vous demande si vous souhaitez attribuer le n° qui suit celui de la dernière facture créée (réponse Oui) ou conserver le n° d’origine (réponse Non). Il est conseillé de choisir Non.
► Options additionnelles
- Afficher les jours avec deux chiffres si vous intégrez la variable jour (dd) dans votre format de numérotation
- Choisir la longueur des numéros
- Opter pour une numérotation commune entre différents types de document (ex: factures & acomptes)
- Opter pour une numérotation continue à travers les années
- Opter pour une numérotation basée sur l'exercice comptable
► Reprendre une Numérotation en cours
Reprenez votre numérotation en cours afin de conserver une continuité entre vos factures précédemment créées et les factures du logiciel VosFactures En savoir plus.
Empêcher ou non la Modification Manuelle
Par défaut : Modification possible
Par défaut, le logiciel VosFactures vous permet de modifier manuellement le numéro d’un document pendant ou après sa création. Le logiciel assure la traçabilité d'une telle modification, précisant le n° attribué au document à sa création, ainsi que la date/heure et l'utilisateur à l'origine de toute modification de numéro.
Verrouillage de la numérotation
Toutefois si vous le souhaitez, vous pouvez empêcher la modification manuelle des numéros des factures et autres documents: En savoir plus.
Numérotation par Série (Multi-départements)
Si vous gérez plusieurs activités qui justifient une numérotation par séries distinctes, vous pouvez conjuguer différents formats de numérotation en passant par la création de plusieurs départements vendeurs (chaque département représentant une activité). En effet si vous avez plusieurs départements sous un même compte, vous pouvez choisir d'adopter une numérotation différente pour chacun de vos départements depuis la fiche de chaque département en cochant l'option "Numérotation indépendante des documents de ce département (en cas de multi-départements)" : En savoir plus.