Vous vendez des abonnements ou avez des dépenses récurrentes ? Automatisez la création de vos documents de facturation !
- Activer la fonction Récurrence
- Créer une Récurrence - Méthode 1 : sur la base d'un document - Méthode 2 : sans document de base
- Paramétrer la Récurrence
- Résumé d'une Récurrence
Activer la fonction Récurrence
Allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, puis cochez l’option "Documents Récurrents", puis sauvegardez.
Créer une récurrence
Les documents récurrents peuvent être configurés pour être émis automatiquement selon une récurrence choisie, et pendant une période précise (ex: tous les 10 du mois pendant un an). Il y a deux façons de créer une récurrence :
- sur la base d'un document existant (conseillé)
- sans passer par un document existant
Méthode 1 : Créer une récurrence sur la base d'un document
Etape 1 - Créer le document de base
Etape 2 - Créer la récurrence
- soit depuis le menu Récurrences
Cliquez sur l’onglet Revenus > Récurrences pour accéder au menu des Récurrences, et cliquez sur le bouton "Nouvelle récurrence" : sélectionnez ensuite le document à rendre récurrent via le champ "Basé sur le document" (vous pouvez y taper le n° du document ou le nom du contact).
Dépense
Si le document de base est une dépense, pensez à d'abord cocher "Dépense" comme type.
Facture proforma
Si le document de base est une facture proforma, cochez l'option "Générer des factures" qui s'affiche, afin que le logiciel génère des factures et non des factures proforma récurrentes.
- soit directement depuis le document de base
Depuis l'aperçu du document (vente ou dépense), cliquez sur le bouton Créer / Plus et choisissez Créer une Récurrence.
Méthode 2 : Créer une récurrence sans document de base
Cette façon de créer une récurrence est limitée : vous ne pourrez créer que des factures (ventes ou dépenses) listant un seul produit. Les autres champs (Informations spécifiques, mode & date limite de règlement ...) seront complétés automatiquement par le système avec les valeurs par défaut.
Pour cela, accédez au menu des Récurrences, (onglet Revenus > Récurrences > Nouvelle Récurrence), et cochez l'option "Non basé sur un document existant" et renseignez les champs suivants : nom du contact (client/fournisseur), produit (modifiez au besoin la quantité/prix/devise), et le département vendeur (en cas de compte multi-départements).
Puis paramétrez la récurrence.
Paramétrer la récurrence
Que vous ayez créé une récurrence depuis un document de base ou non, vous devez renseigner obligatoirement :
- le titre de la récurrence (ex: ‘Abonnement Client ABC’) ;
- le type de document (Revenu ou Dépense) ;
- le mode de création (avec ou sans document de base) ;
- la date de début (utilisez le calendrier), c'est à dire la date du 1er document récurrent à créer. Celle-ci peut être différente des créations ultérieures (voir option n°7). Notez que si la date du début est antérieure ou égale à la date du jour, le 1er document sera généré au moment de la création de la Récurrence.
- la nature de la récurrence : hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ;
N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder. Ces paramètres pourront être modifiés à tout moment.
Résumé d'une récurrence
Après avoir sauvegardé la récurrence, le logiciel en affiche le résumé, vous permettant de visualiser :- les caractéristiques principales de la récurrence (options choisies)
- la liste des documents récurrents générés par la récurrence (avec un lien vers chaque document)
- les boutons "Modifier" et "Effacer" la récurrence
- le bouton "Retour" vers le menu Récurrences qui vous permet de visualiser la liste des récurrences existantes.
- le résumé des modifications apporté pour un suivi détaillé.