La Réforme de la facturation électronique française, qui intervient de manière progressive depuis le 1er Septembre 2026, introduit de nouveaux statuts (ou “états”) afin de faciliter le suivi des factures électroniques échangées entre les fournisseurs et leurs clients.
Cet article liste et explique les différents statuts apposés aux dépenses électroniques que vous recevez via notre PA VosFactures.
Rappels
Parcours d’une dépense électronique
Lorsqu’un fournisseur vous adresse une facture électronique, celle-ci suit un trajet en quatre temps :
- Le fournisseur dépose sa facture sur sa plateforme agréée (PA).
- La PA du fournisseur la contrôle et la transmet à votre plateforme de réception, la PA VosFactures, via le réseau Peppol.
- La PA VosFactures la contrôle à son tour et l’ajoute automatiquement à votre onglet Dépenses et vous en notifie.
- Vous (client) vérifiez la dépense reçue et sélectionnez le ou les statuts adéquats selon votre gestion.
À chaque étape, un statut est apposé et remonte la chaîne. Tout changement de statut que vous effectuez est notifié automatiquement à la PA de votre fournisseur, qui sait donc en permanence où en est sa facture, et vice-versa.
Etiquette d’état
Tout comme les dépenses non électroniques, le statut d’une dépense électronique (ou “e-dépense”) est matérialisé sur le logiciel par son étiquette d’état, avec un code couleur pour en faciliter le suivi en un coup d’oeil.
Le statut d’une e-dépense peut être modifié :
- soit par vous, le client - via l’étiquette d’état accessible depuis l’aperçu de chaque dépense et depuis la liste des dépenses ;
- soit par le fournisseur - l’étiquette d’état est automatiquement mise à jour.
Pour rappel, vous ne pouvez pas modifier une e-dépense (boutons “Modification” et “Suppression” non accessibles) mais uniquement changer son statut parmi une liste définie par la réforme.
Liste des statuts des dépenses électroniques
Statuts obligatoires vs facultatifs
La réforme définit des statuts dits “obligatoires” qui sont également transmis à l’administration via le PPF - la plateforme de l’état, et des statuts “facultatifs” qui sont uniquement échangées entre le fournisseur et le client via leur PA.
Notez que certains statuts obligatoires ne sont pas nécessairement transmis au client, comme par exemple lorsqu’une facture fournisseur est “déposée” sur sa PA, ou “rejetée” par la PA (et donc non transmise au client final) qui sont des statuts “techniques”.
Liste des statuts et signification
Le tableau ci-dessous liste les statuts possibles qui vous sont transmis ou que vous pouvez transmettre.
Vérifiez bien la e-dépense reçue avant de sélectionner un statut (surtout dans le cas du statut “Approuvée” ou “Refusée”) car celui-ci sera communiqué au fournisseur (et à l’administration dans le cas de statut “obligatoire”).
Visualisation
L’étiquette d’état est visible (et modifiable) depuis la liste des dépenses et depuis l’aperçu de chaque dépense.
De plus, le logiciel affiche sur la liste des dépenses :
- les lettres “PA” (dans un rectangle bleu) situé avant le n° des e-dépenses,
- un icône en cas de certains statuts méritant votre attention, situé situé avant le n° des e-dépenses concernées
pour vous permettre de repérer en un coup d’oeil des dépenses électroniques à traiter.
Statuts avec motifs
Vous devez obligatoirement envoyer un ou des motifs expliquant pourquoi vous avez sélectionné les statuts suivants, nécessitant une action du fournisseur (correction/annulation de la dépense, envoi d’info…) :
- Approuvée partiellement
- En litige
- Suspendue
- Refusée
En effet, à la sélection d’un de ces 4 statuts, le système vous affichera une liste de motifs (tels que définis par la Réforme), qui varie selon le statut choisi. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs motifs, qui seront communiqués au fournisseur.
Remarques importantes
Préférez l’état En litige plutôt que l’état Refusée si vous n’êtes pas sûr, car ce dernier est un état final (ne peut pas être modifié) et entraine ensuite l’annulation de la facture du fournisseur.
Statuts “Message”
Le fournisseur peut également vous envoyer ultérieurement des statuts “messages” pour vous transmettre un changement important concernant une facture précédemment envoyée (principalement les modalités de paiement) :
- Demande de paiement direct : transmis par le vendeur qui est sous-traitant pour demander le paiement.
- Facture Affacturée : pour informer que la facture a été affacturée (modification du bénéficiaire du paiement)
- Changement de compte à payer : pour signifier les nouvelles coordonnées bancaires sur lequel effectuer le paiement
- Facture Non Affacturée : la facture précédemment affacturée ne l’est plus (modification du bénéficiaire du paiement)
- Complétée : transmis par le fournisseur avec les informations demandées par l’acheteur (en cas de statut “Suspendue” par exemple)
Ces statuts “message” n’affectent pas le statut en cours visible dans l’étiquette d’état de la dépense, mais sont visibles sous l’aperçu de la dépense.