Avec le logiciel VosFactures vous pouvez facilement créer, modifier et gérer vos contacts. Il est possible d’ajouter un nouveau contact de plusieurs manières.
Création depuis l’onglet “Contacts”
Etape 1
Cliquez sur l'onglet “Contacts” puis sur le bouton “Nouveau contact”.
Etape 2
Complétez la fiche du nouveau contact après avoir choisi s'il s'agit d'un professionnel ou d'un particulier. Seul le champ "Nom" (si compagnie) ou "Nom de famille" (si particulier) est obligatoire.
Tous les champs ne sont pas obligatoires et tous n’apparaissent pas sur les documents de facturation créés :
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Nature :
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Si le contact est une compagnie, indiquez :
- Nom de la compagnie (peut être sur plusieurs lignes).
- N° d'identification fiscale (TVA ou autre)
- s'il s'agit d'une entité publique : sera utile pour la facturation électronique à venir
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Si le contact est un particulier, indiquez :
- Civilité, Prénom et Nom de famille.
- Nom de naissance (utile avec l'option Tiers de Prestation)
-
Si le contact est une compagnie, indiquez :
- Adresse de facturation
- Téléphone et Tel. portable
- Adresse(s) Email (utilisée en cas d’envoi en ligne) : vous pouvez indiquer plusieurs adresses email en les séparant par une virgule, et décider des conséquences sur les factures en cas de modification.
- Adresse(s) Email de relance (utilisée en cas d'envoi de relances) : laissez vide si identique à l'adresse email principale.
- Description additionnelle (affichée ou non sur les documents)
- [Typage Identifiant Débiteur et Identifiant Débiteur] en cas d'option Exports vers Chorus PRO
- Tags (mots-clés) pour des recherches facilitées
- [Compte bancaire individuel] en cas d’option Paiements de masse
- [Données accessibles par] en cas d'option Visibilité des contacts restreinte
- [Compte comptable (général et auxiliaire)] en cas d’option Plan Comptable
Dans la partie Plus d’options / Moins d’options :
- Nom d’usage : par défaut égal au nom, suivi d’un numéro en cas de plusieurs contacts du même nom.
- Type (client et/ou fournisseur)
- Catégorie : vous pouvez assigner un contact à une catégorie pour faciliter la classification et la recherche
- Coordonnées bancaires : domiciliation, IBAN, BIC, et pour l'option SEPA : RUM et SEPA B2B
- Modalités de facturation par défaut : Taux de réduction, Taux de taxe, Date limite de règlement, et Mode de règlement par défaut (champs pré-remplis lors de la facturation du contact).
- Site internet, N° d’immatriculation, Personne à contacter, Réf/code client (non affichés sur les documents)
- Ne pas envoyer de relances automatiques : vous pouvez exclure un contact des relances automatiques.
- ID e-invoicing supplémentaire (adressage) : sera utile pour la facturation électronique à venir
- Identifiant PEPPOL en cas d'option Peppol
- Informations liées à l'option Tiers de Prestation
- Pièces jointes.
Etape 3
Sauvegardez pour créer le contact et effectuer d'autres actions depuis la fiche récapitulative qui s'affiche, comme :
- Ajouter une adresse de livraison
- Inscrire le client à l'Urssaf
- Accéder à l'Espace Facturation
- Facturer le contact
- Afficher les documents de vente existants
- Afficher les paiements existants, si l'option Gestion des Paiements est activée
- Afficher les dépenses existantes
- Ajouter des commentaires internes
Création lors de la Facturation
Vous pouvez créer un nouveau contact directement lors de la création d’un document de facturation (revenu ou dépense) ou de stock. Pensez à bien choisir la nature (professionnel ou particulier). Pour vos contacts professionnels, nous vous conseillons d'utiliser le Remplissage Automatique. Le contact sera ajouté automatiquement à la liste une fois le document sauvegardé (cliquez sur le nom pour visualiser la fiche contact et la compléter). Vérifier si les informations renseignées sont bien correctes, afin que le contact soit proprement enregistré. Vous pourrez toujours modifier la fiche du contact ultérieurement.
Création en masse par importation
Pour aller plus vite, vous pouvez importer un fichier contenant la liste de vos contacts. Pour en savoir plus, consultez ce sujet.
Astuces
☞ Code / Référence
Vous pouvez indiquer un numéro ou une référence à vos clients et fournisseurs de plusieurs manières :
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dans le champ "Réf/code client" (n'apparaît pas sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- afficher la colonne "Réf/code client" dans la liste des Contacts
Toutefois, si vous avez une organisation interne de facturation basée sur une référence (code) client, nous vous conseillons plutôt d'indiquer ce code:
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dans le champ "Nom d'usage" (n'apparaît pas sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- afficher la colonne "Nom d'usage" dans la liste des Contacts
- sélectionner lors de la création d'un document le contact en tapant son code dans le champ "Nom".
- connaître si besoin quel n° de code donner à un nouveau contact en visualisant le dernier n° attribué en triant la colonne "Nom d'usage" de la liste des Contacts.
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dans le champ "description additionnelle" (apparait ou non sur les documents de facturation) afin de :
- faire une recherche par code dans la liste des Contacts
- faire une recherche par code dans la liste des Documents (Revenus et Dépenses)
- afficher la colonne "description additionnelle" dans la liste des Contacts mais elle ne sera pas triable
- afficher le code client sur les documents de facturation
☞ Espace Facturation
Vous pouvez opter pour l'option Espace Facturation afin d'offrir à vos clients un espace dédié où ils peuvent consulter, télécharger, signer leur devis, ou encore payer leurs factures.
☞ Carte de visite
Vous pouvez récupérer les données de vos Contacts au format vCard pour un gain de temps et une gestion approfondie.
☞ Chiffre d'Affaire par Client
Afin de connaître la répartition du chiffre d'affaire par client, vous pouvez générer le Rapport "Chiffre d'Affaire par client". Si besoin, vous pouvez obtenir un rapport plus avancé en classant au préalable vos clients par Catégorie.