Avec la fonction OCR, le logiciel de facturation en ligne VosFactures lit pour vous les factures scannées et reporte automatiquement les données dans le formulaire de dépense. Il suffit de déposer un PDF ou une photo dans l’onglet Dépenses : le système, scan et reconnaît automatiquement le fournisseur, les dates, le numéro, les montants et chaque ligne avec son taux de TVA. Vous gardez toujours le contrôle : les données sont à vérifier avant l’enregistrement.
Nous améliorons l'OCR en continu. Il est important de toujours vérifier les données scannées avant d'enregistrer le document.
Sommaire
- Limites et paramètres des documents
- Comment ajouter une dépense à partir d’un scan de facture
- Comment vérifier le nombre de scans utilisés
- Quels documents le système ne lira pas correctement
- FAQ
Limites et paramètres des documents
Selon votre formule d’abonnement, vous disposez chaque mois d’un nombre de documents à scanner via l’OCR, qui se renouvelle automatiquement :
| Formule | Documents OCR / mois |
| Micro | OCR non inclus |
| Basique | 5 |
| Standard | 100 |
| Pro | 240 |
| Max | 600 |
Un document peut compter jusqu’à 2 pages ; au-delà, il est décompté comme plusieurs scans.
- Les scans non utilisés ne se cumulent pas et ne sont pas reportés au mois suivant.
- Besoin de plus de scans ? Contactez-nous par mail à info@vosfactures.fr
Paramètres des fichiers acceptés :
- Formats pris en charge : PDF, JPG/JPEG, PNG, BMP, TIFF, HEIF
- Taille maximale du fichier : 4 Mo
- Nombre maximal de pages par document : 2 000
- Résolution optimale : 300 DPI (minimum 150 DPI)
[12345]_facture_TVA_nr.pdf sera refusé, et le système affichera l'erreur « L'enregistrement de la pièce jointe a échoué ». Comment ajouter une dépense à partir d’un scan de facture
Pour créer une dépense à partir d’un scan :
- Préparez le scan du document que vous souhaitez importer (un exemple de facture ci-dessous) ;
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Allez dans l’onglet Dépenses, cliquez sur la flèche à côté du bouton Nouvelle dépense et choisissez Depuis un scan de facture ;
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Ou, plus simple encore : faites défiler la liste des dépenses jusqu’en bas et glissez-déposez le fichier dans la zone Importer les dépenses (vous pouvez aussi cliquer sur Sélectionner pour choisir le fichier sur votre disque).
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Après la lecture du document (en général cela prends quelques secondes), le système affiche le formulaire de dépense déjà pré-rempli: fournisseur avec son numéro de TVA et son adresse, dates, numéro de facture, coordonnées bancaires, et chaque ligne de produit ou service avec son taux de TVA.
En haut du formulaire, le message “Le document a été lu. Vérifiez si les données saisies sont correctes”, vous permet d’ouvrir le scan dans une nouvelle fenêtre pour comparer les données à l’original.
- Vérifiez les données, corrigez ce qui doit l’être, puis confirmez avec le bouton Sauvegarder en bas du formulaire.
Après l’enregistrement, le scan d’origine reste joint au document (section Pièces jointes). Vous pourrez toujours le consulter.
Comment vérifier le nombre de scans utilisés
Les informations sur les scans utilisés se trouvent dans l’historique des activités du compte.
Pour cela, allez dans Paramètres > Historique des activités, puis filtrez par l’action Scan OCR. L’accès à l’historique complet est réservé au propriétaire du compte.
Lorsque la limite mensuelle est épuisée, un message apparaît sur l’écran des Dépenses. Les scans se renouvellent automatiquement au début de chaque mois.
Quels documents le système ne lira pas correctement
L’OCR peut ne pas lire, ou peut lire de façon incorrecte, les documents qui contiennent :
- De l’écriture manuscrite (factures remplies à la main ou annotations manuscrites) ;
- Du texte barré, recouvert par des tampons ou des signatures, ou coupé par les lignes des tableaux ;
- Des dates figurant sur des tampons ;
- Des avoirs - les montants négatifs ne sont pas recalculés automatiquement, vérifiez-les.
Si vous photographiez vos documents, veillez à un bon éclairage et cadrez le document pour qu’il remplisse la plus grande partie de l’image (résolution minimale : 150 DPI). Si votre scanner propose sa propre fonction OCR (« couche texte »), désactivez-la avant de scanner : la couche ajoutée par le scanner est souvent incomplète et complique la lecture.
FAQ
1. Les scans non utilisés sont-ils reportés au mois suivant ?
Non. La limite mensuelle se renouvelle au début de chaque mois ; les scans non utilisés ne se cumulent pas.
2. Puis-je importer plusieurs factures dans un seul fichier PDF ?
Non. Chaque document doit être importé dans un fichier séparé, un fichier = une facture.
3. Que se passe-t-il si l’OCR lit mal une donnée ?
Le formulaire reste entièrement modifiable : corrigez la donnée avant d’enregistrer. Le message en haut du formulaire vous permet d’ouvrir le scan d’origine dans une nouvelle fenêtre pour comparer.