Suivi de l'Envoi du Document

Créé: 20/01/2014
Dernière mise à jour: 22/10/2018
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L'application de facturation en ligne VosFactures facilite la gestion de la facturation, en vous permettant d'établir un suivi de chaque document de facturation en terme de création, modification mais également en terme d'envoi. 

Rappel

Fonction Envoi en Ligne

Avec le Logiciel vous avez la possibilité d'envoyer par email des documents (facture, devis...) à vos Clients directement depuis votre compte VosFactures. Vous pouvez opter pour l'un des trois modes d'Envoi en ligne proposés. L'état du document est alors automatiquement changé par le système en "Envoyé" matérialisé par une petite enveloppe sur l'étiquette d'état

Envoi Manuel

Vous pouvez également changer manuellement l'état d'un document en "Envoyé" (si vous l'envoyez par la poste par exemple). 


Que ce soit automatiquement ou manuellement, une fois l'état du document changé en "Envoyé", un suivi précis de l'envoi est assuré, en terme de : 

  1. date et heure de l'envoi
  2. bonne réception 

1- Date d'Envoi du document

Le logiciel affichera la date et l'heure exacte à laquelle le document a été envoyé (conformément à votre fuseau horaire), soit: 

  • en cas d'envoi en ligne: correspondant au moment de cliquer sur "Envoyer"
  • en cas d'envoi manuel : correspond au moment où l'état du document a été changé manuellement en "Envoyé". 
Ces informations sont indiquées par le logiciel à plusieurs endroits. 

Cadre "Suivi du document" 

Depuis l'aperçu du document, tout en bas de l'écran, un encadré dédié au suivi du document vous indique l'heure et la date d'envoi du document, ainsi que la personne à l'origine de l'envoi : 

Formulaire du document 

La date et heure d'envoi du document sont également visibles dans le champ dédié "Date d’envoi au client" sur le formulaire de création/modification du document : 

Vous pouvez modifier ou compléter ce champ manuellement si vous le désirez, à l'aide du calendrier intégré. 

2- Suivi de l'Envoi en ligne

Lorsqu'un document est envoyé en ligne via notre application, le système en assure le suivi, vous permettant de connaître la progression de l'envoi depuis le Suivi du document. Vous pouvez ainsi savoir :

  • si l’envoi est "En cours"
  • si le document a bien été "Envoyé" ou "Non envoyé" à votre serveur mail (en cas de mode d'envoi par SMTP)
  • si le document a été "Réceptionné" ou bien "Non réceptionné" par la boîte email du ou des destinataires (pour les autres modes d'envoi). 

Erreur d'envoi

Si le document n’a pas été réceptionné (ex : erreur dans l’adresse du destinataire), le système vous en informera de la manière suivante :

  • Depuis la liste des documents : un rond rouge clignotant sera visible à côté du numéro du document et sur lequel vous pouvez cliquer pour en savoir plus :

suivi envoi facture

  • Depuis l'aperçu du document : dans le cadre "Suivi du document", le logiciel affichera un rond rouge clignotant avec la raison de l'erreur d'envoi. 


La raison précise de l'erreur peut également être consultée depuis l'onglet Paramètres > Historique des activités

Remarques :

  • le système peut indiquer l'origine de l'erreur uniquement si le serveur du destinataire communique une telle information.
  • En cas d'envoi par SMTP, et contrairement aux autres modes d'envoi, le logiciel n'est plus en mesure d'effectuer le suivi complet de l'envoi (puisque ce n'est plus le logiciel qui s'en charge). Le suivi sera seulement effectué jusqu'à l'envoi vers votre serveur de messagerie grâce à l'état "Envoyé" ou à l'état "Non envoyé" (si l'email n'a pas pu être transmis à votre serveur).
 

 



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