Date d'envoi du document au client

Créé: 20/01/2014
Dernière mise à jour: 12/10/2018
Nombre de vues pour le message: 4658

L'application de facturation en ligne VosFactures facilite la gestion de la facturation, en vous permettant d'établir un suivi de chaque document de facturation non seulement créé mais aussi envoyé.

Avec le Logiciel vous avez en effet la possibilité d'envoyer des documents (facture, devis...) à vos Clients directement depuis votre compte VosFactures. Vous pouvez opter pour l'un des trois modes d'Envois en ligne :

  1. par défaut
  2. en utilisant votre adresse email (DNS)
  3. via votre boîte de messagerie (SMTP)


Date d'envoi du document

Une fois le document envoyé depuis le Logiciel, vous pouvez à tout moment vérifier la date et l'heure de l'envoi en ligne du document. Ces informations seront indiquées à plusieurs endroits :

  • Dans le Suivi du document se situant en bas de page de l’aperçu du document envoyé, en ayant activé au préalable l'option "Suivi des documents" dans vos paramètres.


  • Dans le champ nommé "Date d’envoi au client" au niveau de l’édition du document (après avoir cliqué sur "Modifier"). Si vous n’utilisez pas l’envoi en ligne, vous pouvez compléter ce champ vous-même (sans oublier de sauvegarder) et changer manuellement l’état du document en "Envoyé".

Rappel : si vous changez vous-même l’état du document en "Envoyé" à l'aide de l'étiquette de couleur depuis la liste des documents (Revenus > Tous), la date d’envoi sera par défaut celle du jour.


Suivi du document

Lorsqu'un document est envoyé en ligne via notre application, l'état est automatiquement changé par le système en "Envoyé" matérialisé par une petite enveloppe sur l'étiquette d'état.
Vous pouvez également connaître la progression de l'envoi depuis le Suivi du document. Vous pouvez ainsi savoir :
  • si l’envoi est "En cours"
  • si le document a bien été "Envoyé" ou  est "Non envoyé"
  • si le document a été "Réceptionné" ou bien "Non réceptionné" par la boîte email du destinataire

En effet, si le document n’a pas été réceptionné (ex : erreur dans l’adresse du destinataire), le système vous en informera de la manière suivante :

  • un rond rouge clignotant sera visible à côté du numéro du document sur la liste de vos documents (et sur lequel vous pouvez cliquer pour en savoir plus) :

suivi envoi facture

Vous pouvez également voir cette information dans le suivi du document se trouvant en bas de l'aperçu :




Remarques :

  • le système indiquera l'origine de l'erreur uniquement si le serveur du destinataire nous aura retourné une telle information.
  • pour l'envoi via SMTP, contrairement aux autres modes d'envoi, l'application Vosfactures ne sera plus en mesure d'effectuer le suivi complet de l'envoi (puisque ce n'est plus le logiciel qui s'en charge). Le suivi sera seulement effectué jusqu'à l'envoi vers votre serveur de messagerie grâce à l'état "Envoyé" ou à l'état "Non envoyé" (si l'email n'a pas pu être transmis à votre serveur). L'état ne pourra donc plus devenir "Réceptionné" ou "Non réceptionné".

 


Retour


Commentaires

Ajouter un commentaire