Dans le cadre de la fonction Gestion des Paiements, vous avez la possibilité d'effectuer des rapprochements bancaires afin de faciliter le pointage entre vos relevés bancaires et vos factures de ventes et d'achat, et mettre à jour automatiquement l'état des factures en payé ou en payé en partie. 
 

1. Rappel :
   - Onglet Paiements
   - Importer vos Relevés bancaires
2. Rapprochement automatique
3. Rapprochement manuel
4. Factures et Paiements Rapprochés

Rappel

Onglet Paiements

Vérifier que vous avez bien coché l'option "Liste des paiements. Rapprochements bancaires" depuis l'onglet Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte > Section Gestion des paiements. Une fois l'option cochée, l'onglet "Paiements" apparaîtra sur votre barre de menu noire, où seront centralisés tous vos paiements, qu'ils soient manuels, automatiques, ou importés. 

Importer vos relevés bancaires

Vous pouvez importer vos relevés bancaires en vue de les rapprocher avec vos factures :

• manuellement : Importation des Relevés Bancaires (manuelle)
• automatiquement : Connexion Bancaire Automatisée

Rapprochement Automatique 

Dès les paiements importés, le système effectue immédiatement un rapprochement automatique, comme vous pourrez le constater en visualisant les lignes de paiements importées dans l'onglet Paiements. 

✔ Paiement pour plusieurs factures

En cas de paiement groupé correspondant à plusieurs factures, le système fera le rapprochement automatiquement à condition que la date de création des factures ne dépasse pas les 6 derniers mois. Si une facture date de plus de 6 mois, un rapprochement manuel sera possible (voir prochain paragraphe). 

✔ Plusieurs paiements pour une facture

Par défaut le logiciel VosFactures tente de rapprocher un paiement à une facture d'un même montant.
Pour rapprocher automatiquement des paiements partiels, cochez l'option "Inclure les factures payées en partie dans les rapprochements bancaires" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Section Gestion des Paiements, sans oublier de sauvegarder. Nous vous conseillons d'activer cette option si vos clients ont l'habitude de payer en plusieurs fois ou d'utiliser différents modes de règlements.

Rapprochement Manuel

Si aucune facture correspondante n'a été trouvée pour un paiement importé, la ligne de paiement est alors marquée comme "Non rapproché", et le système vous permet d'effectuer le rapprochement manuellement grâce à un bouton vert 'Rapprocher" bien visible - facilitant l'identification des paiements non rapprochés. Vous pouvez également utiliser le filtre du moteur de recherche afin de lister tous les paiements non liés à une facture.

Deux scénarios peuvent expliquer l'absence de rapprochement automatique. 

Cas 1 : Le rapprochement automatique a échoué

Cela peut se produire dans les cas suivants :

• le titre du paiement ne contient pas les informations requises permettant d'identifier la facture (absence du n°,ID, ou nom du contact)
• le montant du paiement ne correspond pas à celui de la facture (et l'option pour les paiements partiels n'a pas été cochée)
• la facture date de plus de 6 mois par rapport à la date du paiement.

Dans ces situations, le logiciel ne peut pas établir de rapprochement automatique, et un rapprochement manuel est nécessaire : 

1. Cliquez sur le bouton vert "Rapprocher" : une fenêtre s'ouvre avec une liste déroulantes de factures non payées et non rapprochées susceptibles de convenir. 
2. Utilisez le moteur de recherche intégré si besoin : 
   • le champ de recherche vous permet d'indiquez un mot clé (minimum 2 caractères) comme le n° ou le nom de la facture. 
   • le bouton Plus vous permet d'étendre la période de recherche, et d'inclure les factures déjà payées ou d'exclure les factures d'un montant différent. 
   • le bouton "Rechercher" lance la recherche et affiche les factures recherchées
3. Cochez le ou les factures correspondantes au paiement, qui passent dans la section "Rapproché" en haut de la fenêtre. 
4. Cliquez sur Fermer (ou sur la croix sur le coin supérieur droit). 

Le paiement et la ou les factures sélectionnées ont été rapprochées. 
 

Cas 2 : La facture n’existe pas encore !

Il arrive qu'un paiement corresponde à une transaction pour laquelle aucune facture n’a encore été émise. Dans ce cas, depuis la ligne de paiement, cliquez sur le bouton "Facturer" pour créer la facture correspondante : le formulaire de création d'une nouvelle facture s'affiche (facture de vente si montant positif, facture de dépense si montant négatif), pré-rempli avec les données du paiement. A vous de modifier et compléter avant de sauvegarder la facture qui sera automatiquement rapprochée au paiement. 
N.B : Si le paiement est en fait un avoir (ex : montant négatif à lier à une facture d'avoir), vous pourrez bien sûr créer la facture correspondante manuellement, puis rapprocher le paiement. 

Une fois le paiement rapproché à la nouvelle facture, les boutons "Rapproché" et "Facturer" disparaissent, et sont remplacés respectivement par le symbole de rapprochement manuel et par le n° de facture liée. 

Factures et Paiements Rapprochés