Avec l’application de facturation en ligne VosFactures, vous pouvez facilement créer une ou plusieurs factures d’acompte depuis un devis, puis générer la facture de solde correspondante, le tout en quelques clics seulement ! Le système calcule automatiquement les montants correspondants. Vous pouvez également créer un acompte directement (sans passer par un devis). 

1. Activer l'option
2. Créer un ou plusieurs Acomptes depuis un Devis
3. Créer la Facture de Solde depuis un acompte
4. Exemple
5. Suivi
6. Remarque : Création Manuelle d'Acompte
7. Remarque : Acompte depuis un Bon de Commande

Activer l'option

Tout d’abord, vérifiez que le type de document "Factures d’acompte et factures de solde" soit bien coché dans vos Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte (Paragraphe Documents de facturation).

♦ Numérotation

Par défaut, la numérotation des factures d'acompte et factures finales est indépendante - chaque type de document ayant son propre format de numérotation. Mais si vous souhaitez que les factures, les acomptes, et les factures de solde soient numérotées de façon continue, il vous suffit de cocher l'option correspondante dans les paramètres du compte (en savoir plus). 

♦ Intitulé

Comme n'importe quel type de document, vous pouvez changer l'intitulé des factures d'acomptes (par exemple si vous souhaitez les intituler également "Facture") depuis Paramètres > paramètres du compte > paramètres d'impression (en savoir plus).

1- Créer un Acompte depuis un Devis

Etape 1: Afficher le Devis

Affichez l'aperçu du devis (visible en cliquant sur le numéro du devis depuis la liste de vos Revenus) et cliquez sur l’onglet Créer/Plus > Créer une facture d’acompte :

Etape 2: Valeur de l'Acompte 

Sur la fenêtre qui s’ouvre choisissez: 

• le Pourcentage ou Montant de l'acompte (ce champ est pré-rempli si vous avez indiqué un acompte requis sur votre devis)
  • % du montant total du devis : le système calcule alors automatiquement les montants à afficher sur la facture d’acompte. Par ex : pour un acompte égal à 10% du montant du devis, indiquez ‘10’. Le système calculera 10% sur le montant HT, ainsi que sur les différents taux éventuels de TVA, conformément à la législation en vigueur.
  • montant de l’acompte : indiquez directement le montant total de l'acompte à créer (si vous facturez avec TVA, il s’agit du montant TTC)
• l’intitulé de la ligne de l’acompte, qui est par défaut pré-rempli par le système et que vous pouvez modifier.

♦ Reste à Facturer

Une mention vous indique le montant restant à facturer. Cela vous permet de savoir si le devis a déjà fait l'objet d'un acompte.

Etape 3: Sauvegarder l'Acompte

Une fois cliqué sur le bouton bleu « Créer », l’acompte est généré automatiquement, faisant apparaître une ligne de désignation avec l’intitulé choisi. 
Vérifiez et modifiez si besoin le contenu de certains champs (ex: "‘Date additionnelle",  "Informations spécifiques"...) sans oubliez de sauvegarder les changements éventuels.

Notez qu'en cas de multiples taux de taxe (tva) sur le devis, le système applique proportionnellement le pourcentage de l'acompte sur chacun des taux, conformément aux règles de comptabilité.

​Acomptes multiples 

2- Créer la facture de Solde depuis un Acompte

Etape 1 : Afficher l'Acompte

Pour créer la facture finale (intitulée par défaut ‘facture de solde’), afficher l'acompte à solder, puis cliquez sur  Créer/Plus > Créer la facture de solde.
Si vous avez créé plusieurs acomptes depuis un même devis, il suffit d'afficher n'importe quel Acompte. La facture de solde générée tient compte de tous les acomptes liés au devis d’origine.

Etape 2 : Sauvegarder la Facture de Solde

La page de création de la facture de solde s'affiche à l'écran, déjà pré-remplie. En effet la facture de solde :

• reprend le même tableau que le devis d’origine
• et ajoute un tableau récapitulant les numéro, montant et date de(s) acompte(s) précédemment créé(s), qui seront automatiquement déduits une fois la facture de solde sauvegardée. Si une facture d'avoir est liée à un des acomptes, celle-ci sera également prise en compte dans le total de la facture de solde. 

Exemple

Devis : 

Acompte 30% : 


Solde : 

Suivi

Votre facture d’acompte et votre facture de solde seront accessibles depuis la liste de vos Revenus et seront liées au devis d’origine : en bas de page de l’aperçu des factures d’acompte et de solde sera indiqué le numéro du devis correspondant (et inversement): 
depuis le devis:

Depuis la liste de vos devis, la colonne "Facturé" fera apparaître le montant déjà facturé et le montant restant à facturer. Si le devis a été facturé en totalité, un signe "coché" (validé) apparaitra.

Remarque : Création Manuelle (non conseillée)

Création directe

Vous pouvez également créer directement (sans passer par un devis) une ou plusieurs factures d'acompte depuis Revenus > Facture d'acompte > Nouveau, et liez-le ou non à un devis existant. Vous pourrez ensuite générer la facture de solde depuis l'acompte, et depuis le formulaire de la facture de solde il faudra :
    1- modifier le tableau (qui sera par défaut identique à l'acompte) pour obtenir le total avant acompte.
    2- sélectionner quels sont le(s) acompte(s) à prendre en compte:

Ainsi une fois la facture de solde sauvegardée, le total est bien égal au total après acompte.

Duplication d'un devis

Si vous souhaitez dupliquer le contenu du devis dans votre acompte (plutôt que d'avoir une seule ligne "Acompte sur devis..."), vous devez créer l'acompte manuellement plutôt qu'utiliser la création automatique :
    1- Depuis le devis, choisissez Plus > Créer un document similaire;
    2 - Choisissez "Facture d'acompte" dans le champ "Type" puis modifiez les montants comme souhaités et autres champs si nécessaire
    3 - Vérifiez que l'acompte est bien lié au devis avant de sauvegarder.
Ensuite la création de la facture de solde depuis l'acompte se fait de manière classique. 

Mais attention! avec ces deux types de création manuelle, les quantités des produits listés sur l'acompte seront décomptées, et les quantités des produits listés sur les factures de solde seront également décomptées. Dons si vous suivez votre stock, nous vous déconseillons de procéder ainsi, à moins de ne pas facturer sur l'acompte la même quantité que sur la facture de solde. Sinon, la quantité sera décomptée deux fois, et il vous faudra la corriger manuellement (soit depuis la fiche produit, soit en créant un bon de livraison corrigé). 

Remarque : Création d'un acompte depuis un Bon de commande (ou autre)

La création automatique des acomptes ne se fait qu'à partir des devis dans notre système mais vous avez deux solutions si vous avez besoin de créer un acompte depuis un autre document (bon de commande, proforma ...) que le devis: 

♦ solution 1:

1. Vous générez le devis depuis le bon de commande (ou autre) en utilisant le bouton "Créer document similaire".

2. Puis vous générez de manière classique votre facture d'acompte depuis le devis en changeant le titre de l'acompte pour "Acompte sur commande n° xx" (au lieu de "Acompte sur devis n° zz"). 

3. Et enfin vous générez la facture de solde depuis l'acompte normalement. 

♦ solution 2:

Vous ne souhaitez pas passer par la création d'un devis. Dans ce cas-là vous ne pouvez pas passer par la création automatique d'acompte:

1. Vous créez votre facture d'acompte manuellement (voir paragraphe précédent).

2. Puis vous créez la facture de solde manuellement depuis le bon de commande (ou autre) et non depuis l'acompte en utilisant le bouton "Créer document similaire" et en cochant sur le formulaire de création le ou les acomptes à prendre en compte.

P.S: Attention notez qu'avec cette solution là, le suivi du stock se fait normalement (la quantité indiquée dans l'acompte est décomptée, puis la quantité indiquée dans la facture de solde est également décomptée).