Le logiciel facilite non seulement la création et l'envoi de devis & factures, mais également leur paiement. En plus des solutions de paiements par CB, vous pouvez proposer à vos clients le prélèvement automatique comme mode de paiement, grâce à l'option Prélèvements SEPA du logiciel. Simple, & rapide ! 

1. Activer l'option
2. Principe
3. Renseigner les coordonnées bancaires
4. Générer le fichier SEPA :
   - d'une seule facture
   - de plusieurs factures
5. Suivi

Activer l'option

Depuis l'onglet Paramètres > Apps & Modules, dans la catégorie "Paiements", cliquez sur l'App SEPA puis sur le bouton bleu Obtenir. C'est aussi simple que cela !

 

Principe

Le prélèvement SEPA est un moyen de paiement automatisé, utilisé dans les 34 pays de la zone euro, qui permet de prélever directement l'argent sur les comptes bancaires de vos clients en envoyant à votre banque un fichier au format XML respectant les normes SEPA. 

Fonctionnement simple

1. Faites signer un mandat de prélèvement à votre client vous autorisant à prélever les sommes dues --> archivez ce mandat de prélèvement sur la fiche client.
2. Renseignez les coordonnées bancaires de votre établissement (y compris le numéro ICS) et celles de vos clients à prélever.  
3. Générez en un clic le fichier de prélèvements SEPA des factures à payer --> envoyez-le à votre banque pour initier les prélèvements. 
4. Bénéficiez du rapprochement automatique des factures en important votre relevé bancaire (optionnel) --> l'état des factures est mis à jour en payé ! 

Avantages 

• Adapté pour le paiement de factures ponctuelles ou récurrentes. 
• Permet de réduire les retards & impayés en contrôlant l'encaissement des paiements.
• Vos clients, une fois le mandat SEPA signé, n'ont plus à se soucier d'effectuer le paiement.
• En quelques clics vous sélectionnez la ou les factures à payer et générez le fichier de prélèvements correspondant !

Renseignez les coordonnées bancaires

 

1- Vos Coordonnées

Depuis la fiche de votre département, indiquez :

• vos coordonnées bancaires (Domiciliation, IBAN, et BIC);
• votre numéro ICS

Pensez à sauvegarder. Faites de même avec les éventuels autres départements vendeurs. Attention, veillez à ne pas mettre d'espace dans les champs IBAN et BIC.  

 

2- Coordonnées et Mandat du Client

Depuis la fiche de vos clients concernés par les prélèvements SEPA, pensez à bien renseigner :

• les coordonnées bancaires (Domiciliation, IBAN, et BIC);
• le RUM qui est la référence unique du mandat de prélèvement - vous pouvez indiquer la combinaison de lettres et/ou de chiffres de votre choix. Vous pouvez par exemple copier l'ID du client (numéros visibles dans la barre de votre navigateur). Notez que vous pouvez laisser ce champ vide : ce numéro sera généré aléatoirement par le logiciel à chaque export SEPA (et donc différent à chaque export). 
• la nature des prélèvements : CORE ou B2B. En effet par défaut les prélèvements des clients particuliers sont CORE (option "SEPA B2B" non cochée), et ceux des clients professionnels sont B2B (option "SEPA B2B" non cochée). Vous pouvez toutefois modifier cette valeur. 

Attention, veillez à ne pas mettre d'espace dans les champs IBAN et BIC.
Vous pouvez également ajouter en tant que pièce jointe le mandat signé par le client. En effet pour des raisons légales il est important de conserver le mandat de prélèvement.

Générer le fichier SEPA

Vous pouvez générer le fichier de prélèvement pour n'importe quel type de document de facturation (facture, devis, acompte...) en quelques clics. 

❗Attention, assurez-vous que vous avez indiqué une date de limite de règlement calendaire sur les factures à prélever (ne choisissez pas les valeurs "A réception", "A la commande", ou une autre valeur texte de votre création). 

Prélèvement pour une seule facture 

Depuis l'aperçu du document à payer, cliquez sur le bouton Exporter >  Prélèvements SEPA. 

Une fois redirigé vers la page de téléchargement, cliquez sur le bouton bleu "Télécharger" : le fichier de prélèvement se télécharge sur votre ordinateur sous format ZIP que vous pourrez transmettre à votre banque afin de prélever à le montant dû à la date d'échéance. 

En cas d'erreur (ex: coordonnées bancaires manquantes), vous en serez informé. 
Cliquez sur le bouton "Retour" sur la barre de menu noire pour revenir à votre document. 

 

Prélèvement pour plusieurs factures 

Depuis la liste de vos documents de vente (onglet Revenus) :

1. Rechercher les factures à payer par prélèvement via le module de recherche : utilisez par exemple les filtres "Mode de paiement" (Prélèvement), "Etat" (Impayé) et "Période". 
2. Sélectionnez (cochez) certains documents si vous ne souhaitez pas exporter tous les documents listés. 
3. Cliquez sur l'icône Export/imprimés > Prélèvements SEPA

Sur la page de téléchargement, cliquez sur le bouton bleu "Télécharger" : le fichier de prélèvement se télécharge sur votre ordinateur sous format ZIP que vous pourrez transmettre à votre banque.

Suivi des exports SEPA

Un suivi automatique est assuré par le logiciel afin de vous permettre de vérifier quelles factures ont déjà fait ou non l'objet d'un prélèvement :

• Une activité "Export au format SEPA" est ajoutée à chaque fois qu'une facture a été exportée : 
  • sur l'aperçu de chaque facture exportée, dans l'encadré "Suivi du document"
  • sur l'onglet Historique des Activités 
• Une notification de sécurité s'affiche lorsque vous tentez d'exporter une ou plusieurs factures : 
  • déjà payées 
  • déjà exportées

Liens associés 

• Afficher un récapitulatif des Encaissements sur les factures
• Importer des Relevés Bancaires
• Rapprochements Bancaires
• Rapport Liste des Factures non payées
• Exporter / Imprimer les documents de facturation