Grâce au logiciel de facturation en ligne VosFactures, vous pouvez suivre et gérer plus facilement les retards de paiement de vos clients, grâce à un système de relances. En plus d'effectuer des relances manuelles ponctuelles, vous pouvez automatiser l'envoi des relances par email et les personnaliser comme vous le souhaitez !

Menu: 

1. Principe : Qui, Quoi, Comment, Quand?
2. Paramétrage
3. Exclure certains Clients
4. Suivi des Relances Automatiques

Principe

► Qui ? 

► Quoi ?

INCLUS: Les documents qui font l'objet de relances automatiques sont les documents comptables, dont l'état est non payé ou payé en partie, à savoir:

• les factures (y compris acomptes, soldes, et "autres documents")
• les reçus

EXCLUS: Les documents non comptables (devis, bons de commandes, proforma), les factures annulées, les factures d'avoir (ou "Notes de crédit"), les documents comptables payés, les documents comptables sans date limite de règlement, et les factures ayant fait l'objet d'un avoir total, sont exclus des relances automatiques.

► Comment ? 

Les relances automatiques sont envoyées avec l'adresse indiquée dans le champ "Adresse email utilisée pour l'envoi des emails" dans les paramètres du compte (ou du département en cas de paramétrage indépendant) et selon le mode d'envoi choisi dans les paramètres du compte. 

► Quand ? 

Les relances automatiques (comme les récurrences) sont envoyées à 10h00 UTC. 
Les relances peuvent être envoyées avant, après l'échéance, et/ou même le jour de l'échéance, selon votre choix, comme expliqué ci-après. 

Paramétrage 

► Personnaliser le Texte des Relances

Le texte (titre et contenu) des relances automatiques correspond au texte par défaut des relances par email que vous avez indiqué dans les Paramètres du compte (ou de vos départements en cas d'option activée). En savoir plus
 

► Choisir le Moment d'envoi des Relances

Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email & relances > Email de relance en cas de Facture impayée >  Faut-il envoyer les relances automatiquement?, choisissez une des options proposées ou, si aucune ne vous convient, cliquez sur « Plus » et indiquez en les séparant par une virgule le(s) nombre(s) de jours avant ou après la date limite de règlement de retard lors desquels une relance par email doit être envoyée :

• relance après échéance (la facture est en retard de paiement): indiquez par exemple " 10, 21 " si vous souhaitez qu’une relance soit envoyée après 10 jours et 21 jours de retard.
• relance à l'échéance : indiquez "0" si vous souhaitez qu’une relance soit envoyée le jour de la date limite de règlement. 
• relance avant échéance (la facture n'est pas encore en retard de paiement): indiquez des chiffres négatifs, comme par exemple écrivez "-3" si vous souhaitez qu'une relance relances soit envoyée 3 jours avant la date limite de règlement. 

Exemple : si vous écrivez "-3,0,5", chaque facture sera relancée 3 jours avant la date limite de règlement indiquée sur la facture, le jour de la date limite, et 5 jours après la date limite, si la facture n'a toujours pas été payée en totalité. 

L'option "Envoyer les relances automatiques uniquement les jours ouvrés" permet d'éviter que les relances ne soient envoyées les week-ends et les principaux jours fériés.

N'oubliez pas de sauvegarder une fois les options configurées. 

► Remarques

➔ Si vous avez déjà des factures impayées existantes avant de paramétrer les relances automatiques, ces factures-là ne feront pas l'objet de relances automatiques. Il faudra effectuer la relance manuellement.  
➔ Si vous effectuez une relance manuelle dans les 20 heures avant la relance automatique programmée, vous annulerez cette dernière. ex: Facture due le 10 Janvier, relance automatique prévue le 17 Janvier (après 7 jours de retard), mais relance manuelle faite le 16 Janvier au soir => la relance prévue le lendemain (à 10h) est annulée. 
➔ Pour qu'une facture non payée ne fasse pas l'objet d'une relance (ex: facture d'avoir), choisissez la valeur "Ne pas afficher" dans le champ "Date limite de règlement". 

Exclure certains clients des relances

Si vous ne souhaitez pas que certains de vos clients reçoivent les relances automatiques, il suffit de cocher l'option correspondante dans la fiche de chaque contact (client) "Ne pas envoyer de relances automatiques" (situé dans la partie "Plus d'options/Moins d'options"). Sans oublier de sauvegarder.  

Suivi des Relances Automatiques

► Réception de l'email de relance

Selon le mode d'envoi choisi, le logiciel vous indique si l'email de relance automatique a bien été réceptionné ou non par votre client. 

► Historique des relances

Le système assure un Suivi des Relances automatiques, au niveau de la liste des documents, de l'aperçu de chaque document, ainsi que via des rapports dédiés. 

► Copie du contenu des relances 

Si vous voulez garder une copie du contenu des emails de relances, nous vous conseillons:

• soit de choisir le 3ème mode d'envoi "Via votre boîte de messagerie (SMTP)" afin de retrouver les emails et relances envoyés directement dans le dossier d'envoi de votre boîte de messagerie,
• soit de vous mettre en copie ou copie cachée de chaque envoi.

Liens associés

• Relances : Types et Suivi
• Relances manuelles par Email 
• Relances automatiques par SMS
• Relances Papier à imprimer
• Suivi des Relances
• Rapport des Relances