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1. Principe & Fonctions du Plugin
2. Installation & Configuration du Plugin
3. Remarques
   - Stock
   - Clients
   - Réduction
   - Taxe nulle
   - Date limite de règlement
   - Coffrets
   - Langue
   - Facturer des anciennes commandes
   - Personnalisation avancée (php)
4. Mettre à jour le Plugin
5. Désinstaller le Plugin
6. Assistance & erreurs

Principe et Fonctions du plugin

► Principe 

Le plugin VosFactures permet d’intégrer votre boutique en ligne WooCommerce avec un Logiciel de Facturation performant et personnalisable, respectant la loi française Anti-Fraude à la TVA. Vous pouvez ainsi centraliser la gestion de vos commandes WooCommerce et vos ventes hors site web dans une même interface, et créer automatiquement des factures personnalisées.

Le fonctionnement est simple : 

Depuis votre compte VosFactures, choisissez et personnalisez le format des factures (mise en page, format de numérotation, bas de page, mentions diverses…).

Une fois installée, l'extension génère automatiquement les factures de vos commandes sur votre compte VosFactures et les affiche sur votre back end WooCommerce, d'où vous pouvez les télécharger en PDF et opter pour un envoi par email (automatique ou non) à vos clients. 

Depuis votre compte VosFactures, vous retrouvez ces factures et pouvez créer d'autres documents de facturation pour vos autres ventes éventuelles (ventes hors WooCommerce). Vous bénéficiez ainsi d'une gestion et d'un suivi centralisés depuis une seule interface - celle de VosFactures - via les nombreuses fonctions du logiciel (Gestion de Stock, Registre des Achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..).

► Fonctions

✔ Personnalisation des factures émises grâce aux nombreuses options du logiciel: 

• format de numérotation (en savoir plus)
• choix de mises en page ou possibilité de créer votre propre modèle de facture (en savoir plus)
• ajout d'un logo (en savoir plus)
• ajout d'informations spécifiques (en savoir plus)
• ajout de mentions automatiquement ajoutées selon le type de vente (export, intracommunautaire, …)
• ajout d'un cachet ou signature (en savoir plus)
• bas de page personnalisé (en savoir plus)
• et bien d'autres options d'affichage à découvrir (en savoir plus)

✔ Création Automatique des factures en reprenant fidèlement les données des commandes (effectuées par vos clients depuis votre site ou directement par vous depuis votre backoffice) : 

• N° de commande
• Coordonnées du client (nom, adresse de facturation, adresse de livraison, email, tel, n° de taxe éventuel, type : pro ou particulier)
• Produits commandés (nom, référence UGS, prix...) 
• Réductions (coupons) en % ou en montant
• Tarifs Promo
• Frais de livraison, Frais de livraison gratuits (facultatif)
• Devise (vous pouvez facturer en n'importe quelle devise)
• Taux de taxe (fonctionne avec les ventes avec TVA ou sans TVA)
• Méthode de paiement

✔ Vous pouvez choisir à quel moment les factures doivent être générées :

• automatiquement une fois la commande créée
• automatiquement une fois la commande terminée (payée)
• automatiquement une fois la commande en cours
• uniquement manuellement

✔ Création Manuelle des factures : vous pouvez forcer la création d'une facture grâce à une bouton "Générer la facture" depuis la commande. Vous pouvez également sélectionner plusieurs commandes en même temps et générer les factures correspondantes Cela est utile par exemple pour les commandes antérieures à l'installation du plugin. 

✔ Création Facilitée de factures d'Avoir: Un bouton "Créer un avoir" sur votre back end WooCommerce vous permettra de créer facilement une facture d'avoir (partiel ou total) sur votre compte VosFactures. 

✔ Envoi Automatique des factures aux clients (facultatif) : Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients, avec un texte personnalisé et depuis l'adresse email de votre choix. Vous pouvez suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures qui en assure le suivi. 

✔ Téléchargement PDF des factures : Depuis votre back end WooCommerce, vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande. Il y aussi un lien "Afficher la facture sur le compte VosFactures". Vos clients pourront également récupérer leur facture depuis leur compte boutique (front office).

✔ Centralisation et Analyse des données : A chaque transaction, les coordonnées de vos clients et les détails des produits vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock et votre fichier contact sont mis à jour automatiquement. Vous pouvez également reprendre en masse vos données WooCommerce existantes (clients, stock…)  en les important dans votre compte VosFactures (voir nos conseils sur l’importation). Et vous pouvez bien sûr gérer la facturation de vos ventes directes (hors WooCommerce) et bénéficiez des fonctionnalités de facturation du logiciel (devis, paiement en ligne ...). Vous pouvez aussi analyser et exporter vos données de ventes (rapports de TVA, de marge, exports comptables, ...).  

✔ Détection des erreurs : En cas d'erreur de création automatique d'une facture, vous serez prévenu dans votre backend WooCommerce depuis :

• votre tableau de bord : résumé du nombre total de factures créées + des n° de commandes avec erreur
•  la liste des commandes :
  • résumé des n° de commandes avec erreur
  • une nouvelle colonne affichant un tag vert si la commande a été facturée, et un tag rouge si la commande n'a pas été facturée
• la page de chaque commande concernée, avec la raison de l'erreur (ex: format incorrect de l'adresse email du client) et un bouton vous permettant de retenter la création de la facture. 

Installation & Configuration du plugin

► Compatibilité 

Le plugin est compatible à partir de la version 3.0. de WooCommerce et avec :

• les commandes en ligne effectuées sur votre site internet
• les commandes créées manuellement depuis votre backend
• les commandes générées automatiquement par l'extension WooCommerce Subscriptions
• les commandes générées avec l'extension POS
• l'extension Visual Product Configurator
• l'extension Advanced Product Fields 
• l'extension Sequential Order Numbers
• l'extension Yith sequential order number
• l'extension WooCommerce EU VAT Number
• l'extension WooCommerce EU VAT Number Pro 
• l'extension WooCommerce Product Bundles
• l'extension PW Gift Cards
• le champ ICE (Identifiant Commun des Entreprises) des clients marocains. 
• l'extension WooCommerce HPOS
• l'extension Boxtal
• l'extension WooCommerce Product Batch Numbers​​​​​​​

► Installation

Le plugin WooCommerce peut être acheté et téléchargé sur le site de WooCommerce "Plugin Extensions". Attention votre compte VosFactures doit être sous formules PRO ou Max (voir tarifs). 
Avant de configurer le plugin, vérifiez sur votre compte VosFactures que l'option "Empêcher la suppression des documents" est désactivée (vous pouvez l'activer après la configuration du plugin terminée). En effet, lors de la configuration une facture test est générée puis supprimée automatiquement par le plugin. Sinon, vous aurez besoin de supprimer cette facture test manuellement afin de finaliser l'intégration du plugin. 
 

► Configuration 

Cliquez sur le lien prévu à cet effet depuis la liste des extensions (ou allez dans l'onglet WooCommerce > Réglages > Intégration) pour configurer le module.  

1. Compte VosFactures : Si vous n’avez pas encore créé de compte sur vosfactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, passez au point 2.
2. Code API : Indiquez le Code API avec préfix  de votre compte VosFactures que vous trouverez dans Paramètres —> Paramètres du compte —> Intégration  —>  Code d'autorisation —>  Afficher les codes API  —>  Ajouter un nouveau code en choisissant l'option "Code avec préfixe" —> sauvegardez et copiez-le en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/masociete). 
3. Quand créer la facture : Choisissez quand créer la facture de chaque commande :
   – Automatiquement une fois la commande créée (n’importe quel état)
   – Automatiquement une fois la commande payée (état "terminé")
   – Automatiquement une fois la commande en cours (état "en cours")
   – Pas Automatiquement (création manuelle)
4. Envoi Automatique (facultatif) : Cochez l'option si vous souhaitez que les factures générées par le plugin soient automatiquement envoyées par email à vos clients.
   Pensez à désactiver l'envoi via WooCommerce pour éviter un double envoi.
5. Département (facultatif) : Vous pouvez créer plusieurs départements sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de WooCommerce des autres factures. Si tel est le cas, sélectionnez le nom du département concerné par les ventes WooCommerce. Si vous n'indiquez rien, les factures seront créées par le département principal. 
6. Catégorie (facultatif) : Vous pouvez créer plusieurs catégories sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de WooCommerce des autres factures. Si tel est le cas, choisissez la catégorie souhaitée.
7. Frais de Livraison gratuits (facultatif) : En choisissant "Oui", même si les frais de livraison de la commande sont gratuits, il s'afficheront quand même sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à 0 sera ajoutée). En choisissant "Non", les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas.  
8. Adresse de livraison : Cochez pour toujours afficher l'adresse de livraison des acheteurs sur les factures, en plus de l'adresse de facturation. Si non cochée, l'adresse de livraison n'est affichée que si elle est différente de l'adresse de facturation.
9. Description des produits (facultatif) : Vous avez la possibilité d'ajouter sur les factures le contenu du 1er champ "Description" de WooCommerce, en tant que Description du produit (vérifiez d'ailleurs son activation sur VosFactures).
10. Description des produits de VosFactures (facultatif) : Cochez cette option pour afficher sur les factures la description des produits telle que définie sur votre compte VosFactures. 
11. Variable des produits (facultatif) : Cochez pour afficher sur les factures la variable éventuelle des produits vendus, qui s’affichera dans le champ Description du produit (vérifiez d'ailleurs son activation sur VosFactures). P.S: Si vous avez aussi coché l'option "Description des produits" (n°9 ci-dessus), la variable s'affichera sur une ligne séparée avant le texte de la description. 
12. Métadonnée des produits (facultatif) : Si cochée, le contenu des métadonnées éventuelles des produits vendus sera affiché sur les factures, dans le champ Description du produit (vérifiez d'ailleurs son activation sur VosFactures). P.S: Si vous avez coché l'option "Variable des produits" et/ou "Description des produits" (n°9 et n°10 ci-dessus), la métadonnée s'affichera sur une ligne séparée avant le texte de la description (donc dans l'ordre : variable, métadonnée, description). 
13. Informations spécifiques (facultatif) : en choisissant "Oui", le contenu par défaut du champ "Informations spécifiques" que vous avez éventuellement renseigné dans les paramètres du compte (ou de votre département) dans votre compte VosFactures sera repris sur les factures.
14. Notes des commandes (facultatif) : Cochez pour afficher les notes éventuelles de vos commandes sur les factures (qui s’afficheront en tant qu’informations spécifiques, remplaçant les éventuelles Informations spécifiques activées de l'option 13).
15. Note de commande facultatif (facultatif) : Cochez pour afficher le contenu éventuel du champ "Note de commande facultatif" sur les factures (qui s’afficheront en tant qu’informations spécifiques, remplaçant les éventuelles Informations spécifiques activées de l'option 13).
16. Ventes OSS : si cochée, vous bénéficiez de l'option de reconnaissance automatique de la fonction OSS du logiciel. Dès qu'une commande remplit les critères de TVA OSS (vente B2C aux taux de TVA du pays du client européen non assujetti), la facture générée par le plugin est identifiée comme "vente OSS" par le logiciel. Vous pourrez ensuite générer en un clic le rapport dédié et visualiser le montant de TVA par pays à déclarer au guichet OSS. 
17. N° de TVA client : Décochez si vous utilisez une autre extension WooCommerce qui affiche déjà un champ "n° de TVA" sur la page de commande sur votre site internet. En effet si vous laissez cette option cochée, le plugin ajoute un champ permettant à vos clients de saisir leur n° de TVA lors de leur commande. 
18. TVA nulle : Cochez si vous souhaitez qu'en cas de TVA nulle, une colonne TVA à 0% s'affiche (si non cochée, la facture est exprimée en HT sans colonne tva visible). Pour en savoir plus lisez nos explications dans le paragraphe suivant Remarques.  
19. Clients Professionnels : En cas de vente à un professionnel, vous pouvez choisir quel est le nom qui doit figurer sur les factures :
    - Nom de la société uniquement
    - Nom et prénom du client uniquement
    - Nom de la Société et nom et prénom du client
20. Personnalisation json (facultatif) : vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe json. Exemples:
    - au lieu de générer des factures, vous pouvez générer des devis en écrivant:  "kind":"estimate".
    - pour ne pas afficher de date limite de règlement sur les factures, écrivez:  "payment_to_kind":"off"
    - pour que les factures soient automatiquement converties en une devise particulier (ex: US Dollar), écrivez: "exchange_currency":"USD"
21. Sauvegardez : Si l’intégration a bien fonctionné, le message « Paramètres sauvegardés » s’affiche. Sinon, vous serez informé de l'erreur et de sa cause. 

Remarque : Modification après création

Si vous changez une donnée (adresse client, …) ou appliquez une réduction manuellement directement sur WooCommerce après qu’une facture ait été générée, celle-ci ne sera pas modifiée automatiquement: il faudra modifier la facture depuis votre compte VosFactures (en cliquant sur « Editer »).  

3- Remarques

✥ Stock

Nouveau produit

Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire) et sa quantité vendue est décomptée. Sinon, si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant de facturer, vous pouvez le faire manuellement ou via l'importation de votre fichier. 

Produit existant

Le module évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée :

• soit sur le nom des produits (paramétrage par défaut)
• soit sur la référence ("GSU") des produits si vous cochez l'option "Reconnaissance des produits basée sur leur référence" dans votre compte VosFactures depuis Paramètres > Paramètres du compte > Intégration (pensez à sauvegarder). 

Ventes directes

Attention la communication ne se fait que dans un sens (WooCommerce → VosFactures) : en cas de vente depuis VosFactures (hors WooCommerce), la quantité décomptée sur VosFactures ne l'est pas sur WooCommerce. 
 

✥ Clients

Nouveau client

Lorsqu'une facture est générée, tout nouvel acheteur listé sur la facture est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Vous pouvez aussi ajouter votre base de contacts avant (manuellement ou via l'importation de votre fichier). 
Notez que les coordonnées suivantes sont pris en compte par le plugin:

• nom et prénom du client particulier
• nom de la compagnie du client professionnel
• nom et prénom du client professionnel (facultatif selon le paramétrage du plugin)
• n° fiscal (TVA) si l'acheteur est un professionnel
• n° de téléphone
• adresse email
• adresse de facturation
• adresse de livraison

Client existant

Le plugin évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. Le plugin met à jour la fiche du contact si nécessaire.  
 

✥ Réductions

Le plugin intègre les réductions (coupons) en pourcentage et sous forme de montant. Les réductions sont exprimées sur les factures sous forme de montant : le montant total de la réduction est étalé sur l'ensemble des articles listés (sauf frais de livraison).
Sur la facture générée par le plugin, et selon le format (mise en page) que vous avez choisi, la réduction s'affichera dans le résumé des totaux (Total HT avant et après réduction) et/ou sur le tableau principal (PU HT avant et après réduction). En savoir plus.
 

✥ Taxe nulle

En cas de commande avec un taux de TVA nul : 

•  sur tous les articles :
  • par défaut : la facture est créée en HT sans colonne tva.
  • avec l'option : la facture est créée en TTC avec une colonne tva à 0%
• sur certains articles : 
  • par défaut : la facture est créée en TTC avec une colonne tva avec un taux N/A pour les articles sans tva
  • avec l'option : la facture est créée en TTC avec une colonne tva à 0% pour les articles sans tva

✥ Date limite de règlement

La date limite de règlement, visible par défaut sur les factures, est égale :

• à la date de création, si la facture est créée en tant que payée
• à la date de création + 1 jour si facture créée n'est pas payée

Sachez aussi que vous pouvez ne pas faire apparaître de date limite de règlement si vous le souhaitez.
 

✥ Coffrets

Notre plugin est compatible avec la vente de coffret & lots (WPC Product Bundles). En cas de coffret contenant des produits :

• avec le même taux de tva, la facture affiche le nom du coffret uniquement ;
• avec différents taux de tva, la facture affiche : 

- une ligne de texte contenant le nom du coffret 
- suivie des lignes des produits contenus dans le coffret, avec le prix, taxe et réduction éventuelle de chaque produit. 
 

✥ Langue

-> La langue des factures créées par le plugin s'adapte selon la langue choisie par vos acheteurs sur votre site WordPress au moment de passer commande : si votre acheteur affiche votre site en français, la facture est créée en français. Si votre client est étranger et choisit la version anglaise de votre boutique internet, la facture sera automatiquement créée en anglais. 
-> Si vous le souhaitez, vous pouvez forcer la création des factures en une ou plusieurs langues de votre choix, quelque soient la langue de l'acheteur. Par exemple si vous souhaitez créer des factures bilingues Français/Anglais, écrivez la ligne suivante dans le champ "Personnalisation json" dans la configuration du plugin : 
"lang": "fr/en"
 

✥ Facturer manuellement

Facturer une commande

Vous pouvez forcer la création d'une facture grâce au bouton "Générer la facture" visible sur la page de la commande - Par exemple si le module n'a pas pu générer la facture, ou pour facturer avant l'état choisi de la commande.

Facturer des commandes antérieures

Depuis la liste de vos commandes, cochez les commandes à facturer, puis dans le champ "Actions groupées" sélectionnez "Facturer avec VosFactures" : les factures correspondantes sont générées sur votre compte à la date du jour. Cela est utile par exemple pour les commandes antérieures à l'installation de notre plugin. Cette option est disponible depuis la version v1.2.0 (Décembre 2021) du plugin. 

✥ Personnalisation avancée de l'affichage

Pour personnaliser les informations affichées sur les factures (ex : vous souhaitez afficher d'autres métadonnées que celles affichées sur votre site), vous pouvez utiliser les filtres suivants dans un code php : 

vf_invoice_position_name
vf_invoice_carriage_name
vf_invoice_fee_name
vf_invoice_reduction_name
 

4- Mettre à jour le plugin

Le module est mis à jour régulièrement, notamment pour ajouter des fonctionnalités et des compatibilités avec d'autres plugin, selon les suggestions des utilisateurs. 
Une fois le plugin acheté sur WooCommerce, vous pouvez télécharger gratuitement les mises à jour pendant un an. Après un an, conformément à la politique de WooCommerce, vous devrez racheter la nouvelle version du module.

Vous pouvez télécharger les mises à jour du plugin de deux façons : 
- soit depuis Dashboard > Updates 
- soit depuis l'onglet WooCommerce > Extensions > WooCommerce.com Subscriptions (vous devez avoir au préalable connecté votre site comme expliqué sur le site de WooCommerce).

5- Désinstaller le plugin