Plugin WooCommerce (bientôt disponible)

Créé: 14/12/2018
Dernière mise à jour: 13/03/2019
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  1. Principe & Fonctions du Plugin
  2. Installation & Personnalisation du Plugin
  3. Remarques: Stock, Clients, Réduction 
  4. Désinstaller le Plugin

 

1- Principe et Fonctions du plugin

Principe 

Le plugin VosFactures permet d’intégrer votre boutique en ligne Woocommerce avec un Logiciel de Facturation performant et personnalisable, respectant la loi française Anti-Fraude à la TVA. Vous pouvez ainsi centraliser la gestion de vos commandes en ligne et hors site web dans une même interface.

Le fonctionnement est simple : 

Depuis votre compte VosFactures, choisissez et personnalisez le format de vos factures (mise en page, format de numérotation, bas de page, mentions diverses…). A chaque fois qu'une commande atteint l'état "Terminée" ("Completed"), le plugin génère automatiquement la facture correspondante.

Vous pourrez visualiser les factures sur votre backoffice Woocommerce et sur votre compte VosFactures, et opter pour un envoi automatique des factures à vos clients.

Fonctions

► Personnalisation : personnaliser le format de vos factures depuis votre compte VosFactures : logo, cachet, mentions légales, informations diverses, numérotation... 18 formats (mises en pages) sont proposés et vous pouvez même créer votre propre modèle de facture (en savoir plus).


Numérotation personnalisée et continue La numérotation sera assurée par VosFactures, vous permettant ainsi de vendre également en dehors de Woocommerce et de garder une continuité dans votre facturation, stock et trésorerie, tout en bénéficiant des nombreuses fonctions du logiciel de facturation (envoi en ligne, gestion de stock, registre des achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..).

► Création automatique de factures : une fois la commande payée, la facture correspondante sera automatiquement générée : le format des factures sur Woocommerce est remplacé par celui de VosFactures. (Vous pouvez aussi « forcer » la création manuellement en cliquant sur "Générer la facture" depuis l'onglet "Document" d'une commande). 

⇒ Les éléments de la commande (coordonnées clients, produits commandés, n° de la commande, frais de livraison, méthode de paiement, etc...) seront repris sur les factures. 
Les réductions en % ou en montant, ou sous forme de frais de livraison offerts, sont également intégrées et reprises sur les factures, avec le montant HT avant et après réduction.
⇒ L'adresse de livraison renseignée, si différente de l'adresse de facturation, est affichée sur les factures. 
⇒ Vous pouvez choisir d'afficher ou non sur les factures les frais de livraison lorsqu'ils sont gratuits, et spécifier ou non le nom du transporteur.
⇒ Vous pouvez choisir d'afficher ou non sur les factures le contenu par défaut du champ Informations spécifiques (en savoir plus). 
⇒ Vous pouvez facturer en n'importe quelle devise.
⇒ Le plugin fonctionne avec les ventes avec ou sans TVA. 
⇒ L'état des factures est changé en "Payé" de manière automatique.
⇒ S'il y a une erreur lors de la création d'une facture, cela s'affichera dans votre compte Woocommerce et vous pourrez réessayer (grâce à un bouton "Recommencer") 
⇒ Depuis votre compte Woocommerce, vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande. Il y aussi un lien "Afficher la facture sur le compte VosFactures".
⇒ Le type de client (professionnel/particulier) est intégré par VosFactures selon les données renseignées par le client sur Woocommerce lors de sa commande (si rien n’est indiqué dans le champ "compagnie", le client sera considéré comme un particulier). 
⇒ Vous pouvez reprendre vos données Woocommerce existantes (clients, stock…)  en les important dans votre compte VosFactures (voir nos conseils sur l’importation).
 
► Centralisation des données : A chaque transaction, les coordonnées de vos clients et les détails des produits vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock et votre fichier contact sont mis à jour automatiquement.

Envoi automatique des factures (optionnel) : Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients. Vous pouvez ainsi suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures.

► Création facilitée de factures d'avoir: Un bouton "Créer un avoir" sur votre back office Woocommerce vous permettra de créer facilement une facture d'avoir (partiel ou total) sur votre compte VosFactures. 

2- Installation & Configuration du plugin

Compatibilité 

Le plugin est compatible avec les versions 3.0.0 à 3.4.0 de Woocommerce. 

Installation

Le plugin Woocommerce peut être acheté sur le site de Woocommerce "Plugin Extensions". Attention votre compte VosFactures doit être sous formules PRO ou Max (voir tarifs). 
Une fois acheté, le plugin apparaît comme "activé" dans la liste des plugins de votre compte Woocommerce : cliquez sur le lien prévu à cet effet afin de le configurer (ou allez dans l'onglet Woocommerce > VosFactures). 

Configuration 


 
  1. Compte VosFactures : Si vous n’avez pas encore créé de compte sur vosfactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, passez au point 2.
  2. Code API : Indiquez le Code API de votre compte VosFactures (que vous trouverez dans Paramètres > Paramètres du compte > Intégration). Attention, copiez-le en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/societeintel) 
  3. Envoi Automatique : Cochez l'option si vous souhaitez que les factures générées par le plugin soient automatiquement envoyées par email à vos clients.
  4. Département (Optionnel) : Vous pouvez créer plusieurs départements sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de Woocommerce des autres factures. Si tel est le cas, indiquez l’identité (ID) du département concerné par les ventes Woocommerce. Pour connaître l’ID d’un département, cliquez sur Paramètres > Compagnies/Départements puis sur le nom du département : l’ID de ce département est visible dans l’url de la page (ex: https://blabla.vosfactures.fr/departments/3167/edit). Si vous n'indiquez rien, les factures seront créées par le département principal. 
  5. Catégorie (Optionnel) : Vous pouvez créer plusieurs catégories sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de Woocommerce des autres factures. Si tel est le cas, choisissez la catégorie souhaitée.
  6. Frais de Livraison gratuits: En choisissant "Oui", même si les frais de livraison de la commande sont gratuits, il s'afficheront quand même sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à 0 sera ajoutée). En choisissant "Non", les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas.  
  7.  Informations spécifiques : en choisissant "Oui", le contenu par défaut du champ "Informations spécifiques" que vous avez éventuellement renseigné dans les paramètres du compte (ou de votre département) dans votre compte VosFactures sera repris sur les factures.
  8. Description des Produits : Par défaut seul le nom des produits vendus est repris sur les factures. Toutefois, vous pouvez choisir d'afficher également la description des produits telle que vous l'avez renseignée sur Woocommerce. 
  9.  Clients Professionnels : En cas de vente à un professionnel, vous pouvez choisir quel est le nom qui doit figurer sur les factures :
    - Nom de la société uniquement
    - Nom et prénom du client uniquement
    - Nom de la Société et nom et prénom du client
  10. Champs Additionnels (Optionnel) : vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe json. Exemples:
    - au lieu de générer des factures, vous pouvez générer des devis en écrivant:  "kind":"estimate".
    - pour ne pas afficher de date limite de règlement sur les factures, écrivez:  "payment_to_kind":"off"
    - pour que les factures soient automatiquement converties en une devise particulier (ex: US Dollar), écrivez: "exchange_currency":"USD"

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur "Sauvegarder les paramètres". Si l’intégration a bien fonctionné, le message « Paramètres sauvegardés » s’affiche. Sinon, vous serez informé de l'erreur et de sa cause.

Remarques sur l'intégration

Configuration du plugin

Afin que l'intégration se fasse correctement, une facture test est générée puis supprimée par le plugin. Pour cela, merci de vous assurer que l'option "Empêcher la suppression des documents" est désactivée (vous pouvez l'activer après la configuration du plugin terminée). Sinon, vous aurez besoin de supprimer cette facture test manuellement afin de finaliser l'intégration du plugin. 

Modification après création

Si vous changez une donnée (adresse client, …) ou appliquez une réduction manuellement directement sur Woocommerce après qu’une facture ait été générée, celle-ci ne sera pas modifiée automatiquement: il faudra modifier la facture depuis votre compte VosFactures (en cliquant sur « Editer »).  

3- Remarques : Produits, Clients, Réductions

Stock

Nouveau produit
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire activée) et sa quantité vendue est comptabilisée. Si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). Nous vous conseillons de donner le même nom à vos produits sur votre compte VosFactures que sur Woocommerce. 
Produit existant
Le plugin évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée sur le nom des produits (et non la référence). Ainsi, nous vous conseillons de donner le même nom à vos produits sur votre compte VosFactures que sur Woocommerce. 
Ventes directes
Attention la communication ne se fait que dans un sens (Woocommerce -> Vosfactures): en cas de vente depuis VosFactures (hors Woocommerce), la quantité décomptée sur VosFactures ne l'est pas sur Woocommerce. 

Clients

Nouveau client
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau acheteur listé sur la facture est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Si vous souhaitez ajouter votre base de contacts avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). 
Notez que les coordonnées suivantes sont pris en compte par le plugin:
  • nom et prénom du client particulier
  • nom de la compagnie du client professionnel
  • nom et prénom du client professionnel (optionnel selon le paramétrage du plugin)
  • n° fiscal (TVA) si l'acheteur est un professionnel
  • n° de téléphone
  • adresse email
  • adresse de facturation
  • adresse de livraison
Client existant
Le plugin évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. Le plugin met à jour la fiche du contact si nécessaire.  

Réductions

Le plugin intègre les réductions (coupons) en pourcentage et sous forme de montant. Le montant totale de la réduction est étalée sur l'ensemble des articles listés (sauf frais de livraison).
Sur la facture générée par le module, et selon le format (mise en page) que vous avez choisi, la réduction s'affichera dans le résumé des totaux (Total HT avant et après réduction) et/ou sur le tableau principal (PU HT avant et après réduction). Vous pouvez en savoir plus ici.
 

4- Désinstaller le plugin

Pour désactiver le plugin de votre backoffice Woocommerce, allez dans l'onglet Extensions > Extensions Installées et cliquez sur « Désactiver ». Si vous voulez le supprimer complètement, il suffit de le désinstaller ensuite. 
Cela n’affecte en rien les factures existantes.



 
L’équipe de VosFactures est à votre disposition si vous avez des questions ou des suggestions concernant le plugin Woocommerce.


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Commentaires

Avatar sugester medium
Chady
Bonjour,
Comment je peux avoir ce plugin ?
Merci

22 janvier 2019 11:50:13

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

Le plug in n'est pas encore disponible. Une fois que l'équipe de WooCommerce aura publié le plugin, nous vous enverrons un email d'information. 

22 janvier 2019 13:05:49

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Avatar sugester medium
ArtClic
Bonjour,
Pourriez-vous me prévenir lorsque le module sera disponible ?
Merci d'avance

13 février 2019 12:42:23

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 
Oui bien sûr. Vous recevrez une notification. 

Bien cordialement

13 février 2019 15:51:15

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Avatar sugester medium
Fabian
Bonjour,

Je suis également intéressé par ce plugin pour Woocommerce.
Pourriez-vous svp m'envoyer une notification également quand celui-ci sera disponible ?
Merci.

Bien cordialement

08 mars 2019 21:04:53

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Bien entendu, nous vous enverrons un email le moment venu. Vous en serez également informé par la Newsletter.
Restant à votre disposition.

11 mars 2019 09:36:59

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